Hiçbir sistem kusursuz değildir, ancak sinyalleri bilmek yardımcı olabilir. Çalışanlarda zimmete para geçirme ve dolandırıcılığının (employee embezzlement and fraud) neye benzediğini anlamak bir şeydir, bunu önlemek ise başka bir şeydir.
Amerika Birleşik Devletleri Başkanı Ronald Reagan bir keresinde, Sovyetler Birliği ile Amerikan ilişkisini tanımlamak için bir Rus atasözünü yankılayarak “güven ama doğrula” (trust but verify) demişti. Bu söz, birinin söylediğini yapması gerektiğinde dikkatli davranması anlamına gelmektedir.
Bu bilgelik dolu sözler yalnızca yabancı güçlerle çalışırken değil, aynı zamanda işverenlerin çalışanlarına belirli iş rolleri verdiği durumlarda, özellikle de bu görevler şirket fonlarının yönetimi ve denetimi ile ilgili olduğunda da geçerlidir.
Orduda güven her şeydir. Savaşta, bir asker arkadaşının ihaneti yaralanmaya veya ölüme yol açabilir. Bir çalışan arkadaşının ihaneti, özellikle zimmete para geçirme veya hırsızlık söz konusu olduğunda, bir işletmenin iflasına veya en azından işletme finansmanına yıkıcı bir darbe vurabilir.
Zimmete para geçirme, yani kendisine para emanet edilen bir kişinin parayı zimmete geçirmesi, çeşitli şekillerde ve çeşitli rollerdeki çalışanlar tarafından gerçekleştirilebilir.
Paralar çalışan tarafından kontrol edilen bir hesaba aktarılabilir. Çek veya mevduat tutarları değiştirilir. “Professional Roofing Inc.” vs. “Professional Roofing Co.” gibi iyi bilinen bir satıcının adı altında benzer bir isimle benzer bir işletme başlatılır. Zamanla toplu bir meblağa ulaşmak için küçük miktarlarda para çekilir. Çalışanlar yetkisiz harcamalar için şirket kredi kartını kullanır.
Çalışanların zimmete para geçirmesinin nasıl bir şey olduğunu ve iç kontrollerin nasıl uygulanacağını anlamak, bir şirketin bu tehdidi ciddiye aldığını gösterir.
1. Zimmete Para Geçirmenin Uyarı İşaretleri
‘Sertifikalı Dolandırıcılık Denetçileri Birliği’ne (Association of Certified Fraud Examiners) göre, mesleki dolandırıcıların 10’da 9’u ilk kez suç işliyor ki, bunlar daha önce dolandırıcılık ile ilgili bir suçtan dolayı suçlanmamış veya mahkûm edilmemiştir[1].
Dâhili hırsızlığın çok geç olmadan durdurulmasına yardımcı olabilecek yaygın kırmızı bayraklar şunlardır:
- Beklenmeyen finansal tutarsızlıklar ve işlemler (unexpected financial discrepancies and transactions): Nakit, envanter veya varlıklarda açıklanamayan eksiklikler; büyük miktarda veya sık nakit çekimleri, şüpheli ödemeler veya değiştirilmiş belgeler; eksik makbuzlar, faturalar veya diğer destekleyici belgeler.
- Satıcı ve müşteri şikâyetleri (vendor and customer complaints): Satıcılar ödeme almadıklarını veya kısmi ödeme aldıklarını; müşteriler ise faturayı zaten ödediklerini iddia ederler.
- Çalışanların yaşam tarzındaki değişiklikler (employee lifestyle changes): Çalışanların lüks ürünler satın almak gibi imkânlarının ötesinde yaşamaları; çalışanların maddi zorluklar yaşaması; açık bir sebep olmaksızın aşırı fazla mesai veya hafta sonu çalışması yapmaları; izin almayı reddetmeleri.
- Dışarıdan yapılan kontrollere ve denetimlere karşı direnç gösterilmesi (resistance to external checks and audits): Çalışanların finansal kayıtların denetimi veya incelenmesi için işbirliği yapma konusunda isteksiz olmalarına ve çalışanların işleri ve cihazları konusunda savunmacı veya aşırı koruyucu olmalarına dikkat edilmelidir.
2. Güçlü İç Kontrollerin Uygulanması
İşverenler olarak, dürüstlük, etik davranış ve her türlü dolandırıcılık, hırsızlık veya zimmete para geçirmenin önlenmesi kültürünü destekleyen güçlü bir liderliğe bağlılık göstermek önemlidir. Çalışanların endişelerini dile getirmekten çekinmediği açık iletişim kültürü yaratılmalı ve çalışanlar etik davranış ve şüpheli suiistimali bildirme konusunda ödüllendirilmelidir.
Hiçbir sistemin tamamen kusursuz olmadığı unutulmamalıdır; ancak güçlü iç kontroller uygulamak, zimmete para geçirme konusunda uyarı işaretlerinin farkında olmak ve şirketin günlük faaliyetlerine sürekli olarak dikkat edip katılım göstermek çoğu riski azaltabilir.
Mikro yönetim yapılmasına gerek yoktur, ancak yönetilmesi gerekir. Dutch’ın da dediği gibi, güvenin ama doğrulayın.
- Görevlerin ayrılması (segregate duties): Finansal işlemler üzerinde tek bir kişinin tam kontrole sahip olmadığından emin olunmalıdır. Yetkilendirme, kayıt ve varlıkların muhafazası gibi görevler ayrılmalı ve havaleler için yönetim onayı gibi ek güvenlik önlemleri uygulanmalıdır. Çekleri imzalayan kişinin banka mutabakatını yapan kişiden farklı olduğundan emin olunmalıdır. Başka bir deyişle, faturaları kim öderse çekleri asla imzalamaz.
- Düzenli denetimler gerçekleştirilmesi (perform regular audits): Orduda bunlara savaş öncesi kontroller veya savaş öncesi denetimler (pre-combat checks or pre-combat inspections) denir. Finansal sistemlerdeki tutarsızlıkları ve zayıflıkları belirlemek için duyurulmamış denetimler de dâhil olmak üzere denetimler gerçekleştirilmelidir.
- Sadakat sigortası satın alınması (purchase fidelity insurance): Çalışanları korumak için özel bir sadakat sigortası satın alınmalıdır.
- Güçlü muhasebe sistemleri kurulması (install robust accounting systems): Güvenilir muhasebe yazılımları kullanılmalı ve doğru finansal kayıtlar tutulmalıdır. Güçlü parola koruması ve erişim kontrolleri uygulanmalıdır.
- Net politikalar geliştirilmesi (develop clear policies): Finansal işlemler, gider geri ödemeleri ve diğer yüksek riskli alanlar için kapsamlı politikalar ve prosedürler geliştirilmeli; ayrıntılı makbuzlar ve onay süreçleri dâhil olmak üzere katı gider raporlama politikaları uygulanmalıdır.
- Çalışanların dolandırıcılığın önlenmesi konusunda eğitilmesi (train employees on fraud prevention): Çalışanlar dolandırıcılığın önlenmesi, etik davranış ve şirketin iç kontrol politikaları hakkında eğitilmeli; şirketi paradan dolandırırken yakalananların derhal işten çıkarılacağı ve tam olarak kovuşturulacağı konusunda bilgilendirilmelidir.
- Anonim bildirim sistemi uygulanması (implement anonymous reporting system): Çalışanların misilleme korkusu olmadan şüpheli dolandırıcılık veya uygunsuz davranışları bildirebilecekleri gizli bir bildirim sistemi kurulmalıdır.
Tedarikçi ilişkilerinin gözden geçirilmesi (review vendor relationships): Düzensizlikleri tespit etmek için tedarikçi ilişkileri, ödeme süreçleri ve faturalar gözden geçirilmelidir. Ayrıca, daha sonra şirkete fazla ücret yükleyen tedarikçilerden gelen rüşvetlere karşı dikkatli olunmalıdır ki; rekabetçi teklif verme de bu endişeyi yakalayabilir.
[1] <https://www.acfe.com/-/media/files/acfe/pdfs/rttn/2022/2022-report-to-the-nations.pdf>
1966 yılında, Gence-Borçalı yöresinden göç etmiş bir ailenin çocuğu olarak Ardahan/Çıldır’da doğdu [merhume Anası (1947-10 Temmuz 2023) Erzurum/Aşkale; merhum Babası ise Ardahan/Çıldır yöresindendir]. 1984 yılında yapılan sınavda Gazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü kazandı. 1985 yılında Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümüne yatay geçiş yaptı ve 1988’de Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü birincilikle, Fakülteyi ise 11’inci olarak bitirdi.
1997 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nin Denver şehrinde yer alan ‘Spring International Language Center’da; 65’inci dönem müdavimi olarak 2008-2009 döneminde Milli Güvenlik Akademisi’nde (MGA) eğitim gördü ve MGA’dan dereceyle mezun oldu. MGA eğitimi esnasında ‘Sınır Aşan Sular Meselesi’, ‘Petrol Sorunu’ gibi önemli başlıklarda bilimsel çalışmalar yaptı.
Türkiye’de Yatırımların ve İstihdamın Durumu ve Mevcut Ortamın İyileştirilmesine İlişkin Öneriler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü);
Türk Sosyal Güvenlik Sisteminde Yaşanan Sorunlar ve Alınması Gereken Önlemler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü, Sevinç Akbulak ile birlikte);
Kayıp Yıllar: Türkiye’de 1980’li Yıllardan Bu Yana Kamu Borçlanma Politikaları ve Bankacılık Sektörüne Etkileri (Bankalar Yeminli Murakıpları Vakfı Eser Yarışması, Övgüye Değer Ödülü, Emre Kavaklı ve Ayça Tokmak ile birlikte);
Türkiye’de Sermaye Piyasası Araçları ve Halka Açık Anonim Şirketler (Sevinç Akbulak ile birlikte) ve Türkiye’de Reel ve Mali Sektör: Genel Durum, Sorunlar ve Öneriler (Sevinç Akbulak ile birlikte) başlıklı kitapları yayımlanmıştır.
Anonim Şirketlerde Kâr Dağıtımı Esasları ve Yedek Akçeler (Bilgi Toplumunda Hukuk, Ünal TEKİNALP’e Armağan, Cilt I; 2003), Anonim Şirketlerin Halka Açılması (Muğla Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Tartışma Tebliğleri Serisi II; 2004) ile Prof. Dr. Saim ÜSTÜNDAĞ’a Vefa Andacı (2020), Cilt II, Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler (2021), Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler II (2021), Sosyal Bilimlerde Güncel Gelişmeler (2021), Ticari İşletme Hukuku Fasikülü (2022), Ticari Mevzuat Notları (2022), Bilimsel Araştırmalar (2022), Hukuki İncelemeler (2023), Prof. Dr. Saim Üstündağ Adına Seçme Yazılar (2024), Hukuka Giriş (2024) başlıklı kitapların bazı bölümlerinin de yazarıdır.
1992 yılından beri Türkiye’de yayımlanan otuza yakın Dergi, Gazete ve Blog’da 2 bin 500’ü aşan Telif Makale ve Telif Yazı ile tamamı İngilizceden olmak üzere Türkçe Derleme ve Türkçe Çevirisi yayımlanmıştır.
1988 yılında intisap ettiği Sermaye Piyasası Kurulu’nda (SPK) uzman yardımcısı, uzman (yeterlik sınavı üçüncüsü), başuzman, daire başkanı ve başkanlık danışmanı; Özelleştirme İdaresi Başkanlığı GSM 1800 Lisansları Değerleme Komisyonunda üye olarak görev yapmış, ayrıca Vergi Konseyi’nin bazı alt çalışma gruplarında (Menkul Sermaye İratları ve Değer Artış Kazançları; Kayıt Dışı Ekonomi; Özkaynakların Güçlendirilmesi) yer almış olup; halen başuzman unvanıyla SPK’da çalışmaktadır.
Hayatı dosdoğru yaşamak ve çalışkanlık vazgeçilmez ilkeleridir. Ülkesi ‘Türkiye Cumhuriyeti’ her şeyin üstündedir.