Avrupa Birliği Düzenlemesi: ‘Borsada İşlem Gören Şirketlerde Hissedarların Belirli Haklarının Kullanılması’*

“Bir gün senin defterini,

Dürerler bir eyyam gelir.

Kamu aklını başına,

Dererler bir eyyam gelir.

(…)

Yunus eydür: Evvel baştan,

Ayırır seni kardaştan.

Ne ettin kurudan yaştan?

Sorarlar bir eyyam gelir.”

Yunus Emre (1238-1328)

1. Giriş

Avrupa Parlamentosu ve Konseyi’nin “Borsada İşlem Gören Şirketlerde Hissedarların Belirli Haklarının Kullanılmasına İlişkin 11 Temmuz 2007 tarihli ve 2007/36/AB sayılı Direktifi” (“Direktif”; Directive 2007/36/EC of the European Parliament and of the Council of 11 July 2007 on the exercise of certain rights of shareholders in listed companies) 14.07.2007 tarihli ve 184/17 sayılı Avrupa Birliği Resmi Gazetesinde^[1] yayımlanmış ve Avrupa Birliği Resmi Gazetesinde yayımlanmasını izleyen 20’nci günde yürürlüğe girmiştir (entry into force).

Direktifin hazırlanmasında, Avrupa Topluluğunu kuran Antlaşma ve özellikle bu Antlaşmanın 44 ve 95. maddeleri göz önünde bulundurulmuştur.

Üye Devletler, bu Direktife uyum için gerekli yasaları, yönetmelikleri ve idari düzenlemeleri en geç 03 Ağustos 2009 tarihine kadar yürürlüğe koyacak (transposition) ve bu tedbirlerin metnini derhal Komisyona ileteceklerdir.

2. Direktifin Hazırlanma Gerekçeleri

Avrupa Komisyonu’nun, 21 Mayıs 2003 tarihli “Şirketler Hukukunun Modernleştirilmesi ve Avrupa Birliği’nde Kurumsal Yönetimin Güçlendirilmesi İlerleme Planı” (Modernising Company Law and enhancing Corporate Governance in the European Union-A Plan to Move Forward) başlıklı Avrupa Konseyi ve Parlamentosu’na sunduğu tebliğinde de, borsada işlem gören şirketlerde hissedar haklarının güçlendirilmesi ve sınır ötesi oy kullanma ile ilgili sorunların acilen çözülmesi gerektiği belirtilmiştir.

Avrupa Parlamentosu’nun 21 Nisan 2004 tarihli Kararında ise, Avrupa Komisyonu’nun, özellikle şeffaflık, vekaleten oy kullanma hakları, genel kurul toplantılarına elektronik araçlar yoluyla katılma imkanı sağlanması, sınır ötesi oy haklarının kullanılması ile ilgili kuralların genişletilmesi ve hissedar haklarını güçlendirme niyetine desteği ifade edilmiştir.

Direktifin gerekçesine göre, oy hakkına sahip pay sahipleri, payların iktisabında ödenmesi gereken fiyata yansıtılmak kaydıyla bu haklarını kullanabilmelidir. Ayrıca, etkin hissedar kontrolü, sağlam kurumsal yönetim için bir ön koşuldur ve bu nedenle kolaylaştırılmalı ve teşvik edilmelidir. Bu yüzden, Avrupa Birliği (AB) üyesi devletlerin yasalarını bu amaca yakınlaştırmak için önlemler almak gereklidir. Genel kuruldan belirli bir süre önce payların bloke edilmesine konu oy haklarının kullanılması gibi pay sahiplerini oy kullanmaktan caydıran engeller kaldırılmalıdır.

Yine gerekçeye göre, yatırımcıları korumak ve oy hakkı olan hisse senetlerine ilişkin hissedarlık haklarının sorunsuz ve etkin bir şekilde kullanılmasını teşvik etmek amacıyla belirli asgari standartlar getirilmelidir. Oy hakkı dışındaki haklara ilişkin olarak, Üye Devletler, bu asgari standartların uygulanmasını, o hisselerin halihazırda bu tür standartlardan yararlanmadığı ölçüde, oy hakkı olmayan hisseleri de kapsayacak şekilde genişletmekte özgürdür.

Borsada işlem gören şirketlerdeki hisselerin önemli bir kısmı, şirketin merkezinin bulunduğu Üye Devlette ikamet etmeyen hissedarlara aittir. Mukim olmayan hissedarlar, genel kurulla ilgili haklarını, şirketin merkezinin bulunduğu Üye Devlette ikamet eden hissedarlar kadar kolay bir şekilde kullanabilmelidir. Bu durum, mukim olmayan pay sahiplerinin genel kurula ilişkin bilgilere ulaşmasını ve genel kurula fiziki olarak katılmadan oy haklarını kullanmasını engelleyen mevcut engellerin kaldırılmasını gerektirmektedir. Bu engellerin kaldırılması, genel kurula katılmayan veya katılamayan mukim hissedarlara da fayda sağlayacaktır.

Hissedarlar, nerede ikamet ederlerse etsinler, genel kurul toplantısında veya öncesinde bilinçli olarak oy kullanabilmelidir. Tüm pay sahiplerinin, genel kurula sunulmak istenen belgeleri incelemek ve paylarını nasıl oylayacaklarını belirlemek için yeterli zamanı olmalıdır. Bu amaçla, genel kurul zamanından haberdar edilmeli ve genel kurula sunulması amaçlanan tüm bilgiler pay sahiplerine bildirilmelidir. Modern teknolojilerin bilgiyi anında erişilebilir kılmak için sunduğu olanaklardan yararlanılmalıdır. Bu Direktif, borsada işlem gören tüm şirketlerin halihazırda bir İnternet sitesine sahip olduğunu varsaymaktadır.

Hissedarlar, ilke olarak, genel kurul gündemine madde koyma ve gündem maddeleri için karar taslaklarını masaya koyma olanağına sahip olmalıdır. Topluluk genelinde halihazırda kullanılmakta olan farklı zaman çerçeveleri ve usullere halel getirmeksizin, bu hakların kullanılması iki temel kurala tabi olmalıdır, yani bu hakların kullanılması için gereken herhangi bir eşik, toplam sürenin %5’ini geçmemelidir. Şirketin sermayesi ve tüm hissedarların her durumda gündemin nihai şeklini, gündemin her bir maddesinin görüşülmesine ve oylanmasına hazırlanmak için yeterli sürede almaları gerekir.

Prensip olarak her pay sahibi, genel kurul gündeminde yer alan gündem maddeleri ile ilgili soru sorma ve cevaplandırma olanağına sahip olmalı, soruların nasıl ve ne zaman sorulacağı ve cevaplanacağına ilişkin kurallar Genel Kurul’a bırakılmalıdır.

Şirketler, hissedarlarına genel kurul toplantısına elektronik katılım imkanı sunma konusunda hiçbir yasal engelle karşılaşmamalıdır. Genel kurula gerek yazışma yoluyla gerekse elektronik ortamda şahsen katılmadan yapılan oylama, kimlik doğrulaması ve elektronik iletişimin güvenliği için gerekli olanlar dışında kısıtlamalara tabi olmamalıdır. Ancak bu, Üye Devletlerin, bir hissedarın yazışma veya elektronik ortamda oy kullanmasından sonra ortaya çıkan yeni koşulları veya bir hissedarın oyunu kullandıktan sonra ortaya çıkan durumları ele almayı amaçlayan kurallar da dahil olmak üzere, oylama sonuçlarının her koşulda hissedarların niyetlerini yansıtmasını sağlamaya yönelik kurallar benimsemesini engellememelidir.

İyi kurumsal yönetim, sorunsuz ve etkili bir vekaleten oylama süreci gerektirir. Bu nedenle vekaleten oylamayı hantal ve maliyetli hale getiren mevcut sınırlamalar ve kısıtlamalar kaldırılmalıdır. Ancak iyi kurumsal yönetim, vekaleten oy kullanmanın olası kötüye kullanılmasına karşı da yeterli güvenceleri gerektirir. Bu nedenle vekil, hissedardan almış olabileceği herhangi bir talimata uymakla yükümlü olmalı ve Üye Devletler, vekil sahibinin, sebebi ne olursa olsun, hissedarın menfaati dışında herhangi bir menfaat peşinde koşmamasını sağlayan uygun önlemleri alabilmelidir. Olası kötüye kullanıma karşı önlemler, özellikle, Özellikle yeterli derecede güvenilirlik ve şeffaflık sağlamak için, vekillerin toplanmasına aktif olarak katılan veya gerçekte belirli bir önemli sayıda vekilden daha fazlasını toplamış kişilerin faaliyetlerini düzenlemek için Üye Devletlerin benimseyebileceği rejimlerden oluşur.

Finansal aracıların söz konusu olduğu durumlarda, yatırımcıların her aracının işbirliği olmaksızın hisselerine bağlı oy haklarını sıklıkla kullanamayacakları göz önüne alındığında, talimatlara göre oy kullanmanın etkinliği büyük ölçüde aracılar zincirinin verimliliğine bağlıdır. Bu nedenle, yatırımcının sınır ötesi durumlarda oy haklarını kullanabilmesi için aracıların oy haklarının kullanımını kolaylaştırması önemlidir.

Genel kurul öncesinde kullanılan oyların elektronik ortamda veya yazışma yoluyla idareye, yönetim veya denetim organlarına ve kamuya açıklanma zamanı kurumsal yönetimin önemli bir konusu olmakla birlikte, Üye Devletler tarafından belirlenebilir.

3. Borsada İşlem Gören Şirketlerde Hissedarların Belirli Haklarının Kullanılmasına İlişkin 11 Temmuz 2007 tarihli ve 2007/36/AB sayılı Direktifi

3.1. Direktifin konusu ve kapsamı

Bu Direktif, kayıtlı ofisi bir Üye Devlette bulunan ve hisselerinin bir Üye Devlette yerleşik veya faaliyet gösteren düzenlenmiş bir piyasada işlem görmesine izin verilen şirketlerin genel kurulları ile ilgili olarak oy kullanan hisselere ilişkin belirli hissedar haklarının kullanılmasına ilişkin yükümlülükleri ortaya koymaktadır.

Üye Devletler, aşağıdaki şirket türlerini bu Direktiften muaf tutabilir:

a) Devredilebilir menkul kıymetlerde (UCITS) kolektif yatırım teşebbüslerine ilişkin kanun, yönetmelik ve idari hükümlerin koordinasyonuna ilişkin 20 Aralık 1985 tarihli 85/611/EEC sayılı Konsey Direktifi kapsamında kolektif yatırım teşebbüsleri;

b) Tek amacı, kamu tarafından sağlanan sermayenin toplu yatırımı olan, risk yayma ilkesiyle çalışan ve temel yatırımlarının ihraççılarından herhangi biri üzerinde yasal veya yönetimsel kontrol altına almaya çalışmayan teşebbüsler;

c) Kooperatif toplulukları.

Bu Direktif, Üye Devletlerin şirketlere ilave yükümlülükler getirmesini veya hissedarların bu Direktifte atıfta bulunulan hakları kullanmasını kolaylaştıracak başka tedbirler almasını engellemez.

3.2. Direktifteki tanımlar

Bu Direktifin amaçları doğrultusunda aşağıdaki tanımlar geçerlidir:

‘Düzenlenmiş piyasa’, Avrupa Parlamentosu ve Konseyi’nin 21 Nisan 2004 tarihli mali araçlar piyasalarına ilişkin 2004/39/EC sayılı Direktifinin 4(1) maddesinin 14 numaralı bendinde tanımlanan piyasadır.

‘Hissedar’, yürürlükteki yasalar uyarınca hissedar olarak tanınan gerçek veya tüzel kişidir.

‘Vekil’, bir gerçek veya tüzel kişinin, bir hissedar tarafından, o hissedarın genel kuruldaki haklarının bir kısmını veya tamamını kendi adına kullanması için yetkilendirilmesidir.

3.3. Genel kurullar (general meetings shareholders)

3.3.1. Hissedarlara eşit muamele (equal treatment of shareholders)

Şirketler, genel kurula katılım ve oy haklarının kullanımında aynı durumda olan tüm pay sahiplerine eşit muamele edilmesini sağlar.

3.3.2. Genel kurul öncesi bilgilendirme (information prior to the general meeting)

Devralma tekliflerine ilişkin 21 Nisan 2004 tarihli Avrupa Parlamentosu ve Konseyinin 2004/25/EC sayılı Direktifinin 9(4) ve 11(4) Maddelerine halel getirmeksizin, şirket genel kurulları, toplantı gününden en geç 21 gün önce bu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen şekillerden biriyle toplantıya çağrılır.

Üye Devletler, şirketin hissedarlara tüm hissedarların erişebileceği elektronik yollarla oy kullanma imkanı sunduğu durumlarda, yıllık olmayan bir genel kurul toplantısının çağrısını, toplantı gününden en geç 14 gün önce bu maddede belirtilen şekillerden biriyle düzenlemeye karar vermesine hükmedebilir. Bu karar, temsil edilen paylara veya taahhüt edilen sermayeye ilişkin oyların en az üçte iki çoğunluğuyla ve bir sonraki yıllık genel kurul toplantısından geç olmamak üzere alınır.

Üye Devletlerin, ilk toplantıda bu maddeye uyulması ve gündeme yeni bir madde konulmaması ve nihai toplantı ile genel kurul tarihi arasında en az 10 gün geçmesi şartıyla, ilk toplantıyla yapılan toplantı için gerekli çoğunluk sağlanamaması nedeniyle düzenlenen bir genel kurul toplantısının ikinci veya sonraki çağrısı için birinci ve ikinci alt paragraflarda belirtilen asgari süreleri uygulamasına gerek yoktur.

Üye Devlet tarafından belirlenen diğer bildirim veya yayın yükümlülüklerine halel gelmeksizin, şirketin bu Maddenin birinci fıkrasında atıfta bulunulan çağrıyı hızlı erişim sağlayacak şekilde yayınlaması istenir. Üye Devlet, şirketin, Topluluk genelinde kamuya etkili bir şekilde yayılması için makul olarak güvenilebilecek medyayı kullanmasını ister. Üye Devlet, yalnızca operatörleri kendi topraklarında yerleşik olan medyayı kullanma zorunluluğu getiremez.

Üye Devletin, şirketin kayıtlı hissedarlarının her birine çağrı gönderme yükümlülüğü altında olması koşuluyla, mevcut bir hissedar sicilinden hissedarlarının adlarını ve adreslerini tanımlayabilen şirketlere ilk alt paragrafı uygulamasına gerek yoktur.

Her iki durumda da şirket, toplantının öngörülen şekilde yapılması için herhangi bir özel maliyet talep edemez.

Genel kurul toplantısı için en azından:

a) Genel kurul toplantısının ne zaman ve nerede yapılacağı ve genel kurul için önerilen gündem kesin olarak belirtilmelidir.

b) Pay sahiplerinin genel kurula katılabilmeleri ve oy kullanabilmeleri için uymaları gereken süreçler açık ve net bir biçimde belirtilmelidir. Bu da, aşağıdakilerle ilgili bilgileri içerir:

i. Toplantının düzenlenmesinden sonra bu hakların kullanılabileceği ölçüde, 6. ve 9. Madde kapsamında pay sahiplerine sağlanan haklar ve bu hakların kullanılabileceği süreler; toplantı, şirketin İnternet sitesinde bu haklara ilişkin daha ayrıntılı bilgilere atıfta bulunulması koşuluyla, yalnızca bu hakların kullanılabileceği son tarihleri belirtmekle sınırlanabilir;

ii. Vekaleten oy kullanma süreci, özellikle vekaleten oy kullanmak için kullanılacak formlar ve şirketin vekalet sahiplerinin atanmasına ilişkin elektronik bildirimleri kabul etmeye hazırlandığı araçlar ve

iii. Uygulanabildiğinde, yazışma veya elektronik yollarla oy kullanma süreçleri.

c) Varsa, Madde 7(2)’de tanımlanan kayıt tarihini belirtin ve sadece o tarihte hissedar olanların genel kurula katılma ve oy kullanma hakkına sahip olduğunu açıklayın;

d) Dördüncü fıkranın (c) ve (d) bentlerinde atıfta bulunulan belgelerin ve karar taslaklarının tam, kısaltılmamış metinlerinin nereden ve nasıl elde edilebileceği belirtilmelidir.

e) Dördüncü fıkrada bulunulan bilgilerin sunulacağı İnternet sitesinin adresi belirtilmelidir.

Üye Devletler, genel kurul gününden en geç 21 gün önce başlayan ve toplantı günü de dahil olmak üzere sürekli bir dönem için, şirketin İnternet sitesinde en az aşağıdaki bilgileri sağlar:

a) Genel kurul toplantısı;

b) Toplantı tarihindeki toplam hisse sayısı ve oy hakkı (şirket sermayesinin iki veya daha fazla hisse sınıfına ayrıldığı her bir hisse sınıfı için ayrı toplamlar dahil);

c) Genel kurula sunulacak belgeler;

d) Genel kurul gündeminin önerilen her maddesi için bir karar taslağı veya herhangi bir karar alınması önerilmediğinde, yürürlükteki kanunla belirlenecek şirket içindeki yetkili bir organdan bir görüş; ayrıca pay sahipleri tarafından hazırlanan karar taslakları, şirkete ulaştıktan sonra mümkün olan en kısa sürede İnternet sitesine eklenecektir;

e) Varsa, doğrudan her pay sahibine gönderilmedikçe vekaleten oy kullanma ve yazışma yoluyla oy kullanma formları.

(e) bendinde atıfta bulunulan formların teknik nedenlerle İnternet ortamında sunulamaması durumunda, şirket İnternet sitesinde formların kağıt üzerinde nasıl temin edilebileceğini belirtir. Bu durumda şirket, formları talep eden her pay sahibine posta yoluyla ve ücretsiz olarak göndermekle yükümlüdür.

2004/25/EC sayılı Direktifin 9(4) veya 11(4) maddelerine veya bu maddenin birinci fıkranın ikinci alt paragrafına uygun olarak, genel kurul çağrısı, toplantıdan önceki 21. günden daha geç yapılırsa, toplantıda bu fıkrada belirtilen süre buna göre kısaltılır.

3.3.3. Genel kurul gündemine madde koyma ve karar tasarılarını masaya koyma hakkı (right to put items on the agenda of the general meeting and to table draft resolutions)

Bireysel veya toplu olarak hareket eden hissedarlar;

a) Gerekçe veya genel kurulda kabul edilecek bir karar taslağı ile birlikte sunulmak kaydıyla, her maddenin genel kurul gündemine madde koyma haklarına sahiptir.

b) Genel kurul gündeminde yer alan veya alınacak olan maddeler için karar taslağı hazırlama hakkına sahiptir.

Üye Devletler, en azından bu hissedarlar tarafından talep edilen tüm konuları içeren bir gündem içeren ve yıllık olmayan bir genel kurulda, (a) bendinde belirtilen hak, münferiden veya toplu olarak hareket eden hissedarların toplantıya çağırma veya şirketten talepte bulunma hakkına sahip olmaları koşuluyla, yalnızca yıllık genel kurul toplantısı ile ilgili olarak kullanılabilmesini sağlar.

Üye Devletler, bu hakların yazılı olarak (posta hizmetleri veya elektronik yollarla iletilerek) kullanılmasını sağlayabilir.

Birinci fıkrada belirtilen haklardan herhangi birinin, ilgili hissedar veya hissedarların şirkette asgari paya sahip olmaları şartına bağlı olduğu durumlarda, bu asgari pay, sermayenin %5’ini aşamaz.

Her Üye Devlet, hissedarların birinci fıkranın (a) bendinde atıfta bulunulan hakkı kullanabilecekleri, genel kurul veya toplantıdan önce belirli sayıda gün referans alınarak tek bir son tarih belirler. Aynı şekilde, her Üye Devlet, birinci fıkranın (b) bendinde atıfta bulunulan hakkın kullanılması için bir son tarih belirleyebilir.

Üye Devletler, birinci fıkranın (a) bendinde atıfta bulunulan hakkın kullanılmasının, hissedarlara önceden bildirilmiş olan genel kurul gündeminin değiştirilmesini gerektirdiği durumlarda veya herhangi bir kayıt tarihi yoksa diğer hissedarların vekil tayin etmelerine veya varsa yazışma yoluyla oy kullanmalarına imkan verecek şekilde genel kurul tarihinden yeterince önce, şirketin revize edilmiş bir gündemini Madde 7(2)’de tanımlanan geçerli kayıt tarihinden önceki gündem şeklinde sunmasını sağlar.

3.3.4. Genel kurula katılma ve oy kullanma koşulları (requirements for participation and voting in the general meeting)

Üye Devletler;

a) Bir hissedarın genel kurula katılma ve hisselerinden herhangi biri ile ilgili oy kullanma haklarının, hisselerinin aşağıdakilere tevdi edilmesi, devredilmesi veya genel kurul toplantısından önce başka bir gerçek veya tüzel kişi adına tescil edilmesi şartına tabi olmamasını sağlar.

b) Bir pay sahibinin genel kurula katılma ve paylarından herhangi biri ile ilgili oy kullanma haklarının, paylarının başka bir doğal veya kanuni kuruma tevdi edilmesi, devredilmesi veya genel kurul öncesi başka bir gerçek veya tüzel kişi adına tescil edilmesi şartını aramaz.

Üye Devletler, bir hissedarın genel kurula katılma ve hisselerine ilişkin oy kullanma haklarının, o hissedarın genel kuruldan önce belirli bir tarihte sahip olduğu hisselere göre belirlenmesini sağlar (kayıt tarihi).

Üye Devletlerin, ilk alt paragrafı, genel kurul gününde mevcut bir hissedar sicilinden hissedarlarının adlarını ve adreslerini tespit edebilen şirketlere uygulamasına gerek yoktur.

Her Üye Devlet, tüm şirketler için tek bir kayıt tarihinin geçerli olmasını sağlar. Ancak, bir Üye Devlet, hamiline yazılı hisse ihraç eden şirketler için bir kayıt tarihi ve nama yazılı hisse ihraç eden şirketler için başka bir kayıt tarihi belirleyebilir, ancak her iki tür hisseyi de ihraç eden her şirket için tek bir kayıt tarihi geçerlidir. Kayıt tarihi, geçerli olduğu genel kurul tarihinden 30 günden fazla olamaz. Bu hükmü ve Madde 5(1)’i uygularken, her Üye Devlet, genel kurul toplantısı için izin verilen en geç tarih ile kayıt tarihi arasında en az sekiz gün geçmesini sağlar. Bu gün sayısı hesaplanırken bu iki tarih dikkate alınmaz. Bununla birlikte, Madde 5(1)’in üçüncü alt paragrafında açıklanan durumlarda, bir Üye Devlet, genel kurul toplantısının ikinci veya müteakip toplantısı için izin verilen en geç tarih ile kayıt tarihi arasında en az altı gün geçmesini isteyebilir. Bu gün sayısı hesaplanırken bu iki tarih dikkate alınmaz.

Bir hissedar olarak yeterliliğin kanıtı, yalnızca hissedarların kimliğinin belirlenmesini sağlamak için gerekli olan gerekliliklere ve yalnızca bu amaca ulaşmakla orantılı oldukları ölçüde yapılabilir.

3.3.5. Genel kurula elektronik ortamda katılım (participation in the general meeting by electronic means)

Üye Devletler, şirketlerin hissedarlarına genel kurul toplantılarına her türlü katılımı, özellikle aşağıdaki katılım biçimlerinden herhangi birini veya tümünü elektronik yollarla sunmalarına izin verir:

a) Genel kurul toplantısının gerçek zamanlı iletimi;

b) Hissedarların uzak bir yerden genel kurul toplantısına hitap etmelerini sağlayan gerçek zamanlı iki yönlü iletişim;

c) Genel kurul öncesinde veya sırasında, toplantıda fiziki olarak hazır bulunan bir vekil tayin etme zorunluluğu olmaksızın oy kullanma mekanizması.

Pay sahiplerinin genel kurula katılmalarını sağlamak amacıyla elektronik araçların kullanılması, yalnızca pay sahiplerinin kimliğinin belirlenmesi ve elektronik iletişimin güvenliğinin sağlanması için gerekli olan şartlara ve kısıtlamalara tabi tutulabilir.

Bu, Üye Devletlerin, elektronik yollarla herhangi bir katılımın başlatılması veya uygulanması için şirket içindeki karar alma süreciyle ilgili olarak benimsediği veya benimseyebileceği herhangi bir yasal kurala halel getirmez.

3.3.6. Soru sorma hakkı (right to ask questions)

Her pay sahibi, genel kurul gündem maddeleri ile ilgili soru sorma hakkına sahiptir. Şirket, pay sahipleri tarafından kendisine yöneltilen soruları cevaplamak zorundadır.

Soru sorma hakkı ve cevap verme yükümlülüğü, hissedarların belirlenmesi, genel kurul toplantılarının düzeni ve hazırlanmaları ve gizliliğin korunması için Üye Devletlerin alabileceği veya şirketlerin almasına izin verebileceği önlemlere tabidir. Üye Devletler, şirketlerin aynı içeriğe sahip sorulara tek bir genel yanıt vermelerine izin verebilir.

Üye Devletler, ilgili bilgilerin şirketin İnternet sitesinde soru-cevap formatında mevcut olması halinde cevabın verilmiş sayılmasını sağlayabilirler.

3.3.7. Vekaleten oy kullanma (proxy voting)

Her pay sahibi, kendi adına bir genel kurula katılmak ve oy kullanmak üzere başka bir gerçek veya tüzel kişiyi vekil tayin etme hakkına sahiptir. Vekil, genel kurulda temsil edilen hissedarın sahip olduğu aynı konuşma ve soru sorma haklarından yararlanır.

Vekil sahibinin yasal ehliyete sahip olması şartı dışında, Üye Devletler, kişilerin vekil olarak atanma uygunluğunu kısıtlayan veya şirketlerin kısıtlamasına izin veren herhangi bir yasal kuralı kaldırır.

Üye Devletler, vekil tayinini tek bir toplantıyla veya belirli bir süre içinde yapılabilecek toplantılarla sınırlayabilir.

Madde 13(5)’e halel getirmeksizin, Üye Devletler bir hissedarın herhangi bir genel kurulla ilgili olarak vekil olarak atayabileceği kişilerin sayısını sınırlayabilir. Ancak, bir hissedarın birden fazla menkul kıymet hesabında tutulan bir şirkette hissesi varsa, bu sınırlama, hissedarın herhangi bir genel kurulla ilgili olarak her bir menkul kıymet hesabında sahip olunan hisseler için ayrı bir vekil tayin etmesini engellemez. Bu, bir ve aynı hissedarın sahip olduğu hisselere ilişkin olarak farklı oyların kullanılmasını yasaklayan yürürlükteki yasa tarafından öngörülen kuralları etkilemez.

Birinci ve ikinci fıkralarda açıkça izin verilen sınırlamalar dışında, Üye Devletler, şirketlerin vekil sahipleri ile hissedar arasındaki olası çıkar çatışmalarını ele almak dışında herhangi bir amaçla vekil sahipleri aracılığıyla hissedarlık haklarının kullanımını kısıtlamayacak veya kısıtlamasına izin vermeyecektir. Vekil sahibinin çıkarları doğrultusunda hareket etmek zorunda olduğu ve bunu yaparken Üye Devletler aşağıdakilerden başka herhangi bir şart koymayacaktır:

a) Üye Devletler, vekil sahibinin, hissedarların menfaati dışında herhangi bir menfaat peşinde koşabileceği herhangi bir riskin değerlendirilmesinde hissedarlar için ilgili olabilecek belirli belirli gerçekleri kamuya açıklamasını şart koşabilir;

b) Üye Devletler, vekil sahibinin hissedar adına oy kullanacağı her bir karar için özel oy kullanma talimatı olmaksızın vekil sahipleri aracılığıyla hissedar haklarının kullanımını kısıtlayabilir veya hariç tutabilir;

c) Üye Devletler, vekilin başka bir kişiye devrini kısıtlayabilir veya hariç tutabilir, ancak bu, tüzel kişi olan bir vekil sahibinin, idari veya yönetim organının herhangi bir üyesi veya herhangi bir çalışanı aracılığıyla kendisine verilen yetkileri kullanmasını engellemez.

Bu fıkranın anlamı dahilinde bir çıkar çatışması özellikle vekil sahibinin aşağıdaki durumlarda ortaya çıkabilir:

i. Şirketin hakim hissedarı veya bu hissedar tarafından kontrol edilen başka bir kuruluş varsa;

ii. Şirketin idaresinin, yönetim veya denetim organının veya (i) bendinde atıfta bulunulan hakim hissedarın veya kontrol edilen kuruluşun bir üyesiyse;

iii. (i) bendinde atıfta bulunulan şirketin veya kontrol sahibi hissedarın veya kontrol edilen kuruluşun bir çalışanı veya denetçisi ise;

iv. (i) ila (iii) bentlerinde belirtilen gerçek bir kişiyle aile ilişkisi varsa.

Vekil, atayan hissedar tarafından verilen talimat doğrultusunda oy kullanır. Üye Devletler, vekil sahiplerinden belirli bir asgari süre boyunca oylama talimatlarının kaydını tutmalarını ve talep üzerine oylama talimatlarının yerine getirildiğini teyit etmelerini isteyebilir.

Vekil olarak hareket eden bir kişi, temsil edilen hissedar sayısı sınırlaması olmaksızın birden fazla hissedardan vekil tutabilir. Bir vekilin birden fazla hissedardan vekalet alması durumunda, yürürlükteki kanun, belirli bir hissedar için başka bir hissedar için kullanılan oylardan farklı olarak oy kullanmasına izin verir.

3.3.8. Vekil atama ve bildirim formaliteleri (formalities for proxy holder appointment and notification)

Üye Devletler, hissedarların elektronik yollarla bir vekil atamasına izin verirler. Ayrıca Üye Devletler, şirketlerin atama bildirimini elektronik yollarla kabul etmesine izin verir ve her şirketin hissedarlarına elektronik yollarla en az bir etkin bildirim yöntemi sunmasını sağlar.

Üye Devletler, vekil sahiplerinin atanabilmesini ve bu atamanın şirkete yalnızca yazılı olarak bildirilmesini sağlar. Bu temel resmi zorunluluğun ötesinde vekil tayini, atamanın şirkete bildirilmesi ve oy kullanma talimatının düzenlenmesi varsa, vekalet sahibine yalnızca, sırasıyla hissedarın ve vekilin kimliğinin belirlenmesi veya oy kullanma talimatlarının içeriğinin doğrulanması olanağının sağlanması için gerekli olan resmi yükümlülüklere tabi tutulabilir.

Bu madde hükümleri, vekil tayininin iptali için gerekli değişiklikler yapılarak uygulanır.

3.3.9. Yazışma yoluyla oy kullanma (voting by correspondence)

Üye Devletler, şirketlerin hissedarlarına genel kurul öncesinde yazışma yoluyla oy kullanma imkanı sunmalarına izin verirler. Yazışma yoluyla oylama, yalnızca hissedarların belirlenmesini sağlamak için gerekli olan şartlara ve kısıtlamalara tabi olarak ve ancak bu amaca ulaşmakla orantılı oldukları ölçüde yapılabilir.

3.3.10. Oy haklarının etkin bir şekilde kullanılmasının önündeki bazı engellerin kaldırılması (removal of certain impediments to the effective exercise of voting rights)

Bu Madde, yürürlükteki yasalarca hissedar olarak tanınan bir gerçek veya tüzel kişinin başka bir gerçek veya tüzel kişi (müşteri) adına bir ticari faaliyet yürütürse uygulanır.

Yürürlükteki yasaların, birinci fıkrada atıfta bulunulan bir hissedar tarafından oy haklarının kullanılması için bir ön koşul olarak açıklama yükümlülükleri getirdiği durumlarda, bu tür yükümlülükler, şirkete her müşterinin kimliğini ve oylanan hisse sayısını açıklayan bir listenin ötesine geçmeyecektir.

Yürürlükteki yasaların, birinci fıkrada atıfta bulunulan bir hissedarın oy haklarını kullanma yetkisine veya oy kullanma talimatlarına ilişkin resmi yükümlülükler getirdiği durumlarda, bu tür resmi yükümlülükler, müşterinin veya sırasıyla oylama talimatlarının içeriğini doğrulama olasılığı ve bu hedeflere ulaşmakla orantılıdır.

Birinci fıkrada belirtilen bir hissedarın, diğer hisselere bağlı oylardan farklı olarak, bazı hisselere bağlı olarak oy kullanmasına izin verilir.

Yürürlükteki yasanın, bir hissedarın Madde 10(2) uyarınca vekil olarak atayabileceği kişilerin sayısını sınırladığı durumlarda, bu sınırlama, bu maddenin birinci fıkrasında atıfta bulunulan bir hissedarın, hissedarların her birine vekalet vermesini engellemez.

3.3.11. Oy kullanma sonuçları (voting results)

Şirket, her bir karar için en az oyların geçerli olarak kullanıldığı hisse sayısını, geçerli olarak kullanılan toplam oy sayısı ile her bir kararın lehinde ve aleyhinde kullanılan oyların sayısı ve uygun olduğunda çekimserlerin sayısını, bu oyların temsil ettiği sermayenin oranını belirler.

Ancak Üye Devletler, hiçbir hissedarın oylamanın tam hesabını talep etmemesi durumunda, oylama sonuçlarını yalnızca her bir karar için gerekli çoğunluğa ulaşılmasını sağlamak için gereken ölçüde belirlemenin yeterli olacağını şirketlere sağlayabilir veya sağlamalarına izin verebilir.

Şirket, genel kurul toplantısından itibaren 15 günü geçmemek üzere, yürürlükteki kanunla belirlenecek bir süre içinde, birinci fıkraya göre oluşturulan oylama sonuçlarını İnternet sitesinde yayımlar.

Bu Madde, bir kararın geçerli olması için gerekli formaliteler veya oylama sonucuna sonradan yasal itiraz olasılığı ile ilgili olarak Üye Devletlerin benimsediği veya benimseyebileceği herhangi bir yasal kurala halel getirmez.

* Bu yazıda yer alan görüşler yazarına ait olup çalıştığı kurumu bağlamaz, yazarın çalıştığı kurum veya göreviyle ilişki kurulmak suretiyle kullanılamaz. Yazıdaki tüm hatalar, kusurlar, noksanlıklar ve eksiklikler yazarına aittir.

[1] Anılan Direktif (“Directive 2007/36/EC of the European Parliament and of the Council of 11 July 2007 on the exercise of certain rights of shareholders in listed companies”) için bkz. < https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:32007L0036&rid=1 > erişim tarihi 01 Ağustos 2022