Giriş
Başarılı dâhili soruşturmalar (nternal investigations) son derece değerli kurumsal yönetişim araçları olabilir. Bir işletme içinde ortaya çıkan risklerin etkili bir şekilde tanımlanması, araştırılması ve düzeltilmesi, bunların tehdit ettiği yasal, ticari ve itibar zararını azaltmak için olmazsa olmazdır.
Her ne kadar normalde kamuoyunun gözü önünde olmasa da, kurumsal iç soruşturmalar birkaç yüksek profilli tartışmanın ardından incelemeye alınmıştır. Geçtiğimiz yıl, Coutts firmasının Nigel Farage’ın banka hesabını kapatması ve bunun NatWest CEO’su Dame Alison Rose’un istifasına yol açan olağanüstü sonuçları hakkında kamuya açık bir iç soruşturma gördük. Basın ayrıca Red Bull F1 takımının takım patronu Christian Horner’a yönelik uygunsuz davranış iddialarının soruşturulması ve kendisinin aklanması ve Post Office’in bir muhbirin zorbalık iddiaları arasında CEO’su Nick Read’in incelemesi ve aklanması hakkında uzun uzadıya haber yapmıştır.
Bu son örnekler, işletmelerin özellikle hassas suiistimal iddialarını içeren iç soruşturmalar bağlamında karşılaşabilecekleri yasal, ticari ve itibar risklerini vurgulamaktadır. Şirketlerin iç soruşturmaları yönetmek ve riski etkili bir şekilde azaltmak için protokollere sahip olması hayati önem taşımaktadır. Her soruşturma benzersiz ve metodolojiler sayısız vakaya özgü faktöre bağlı olsa da, işletmelerin en baştan itibaren doğru yaptıklarından emin olmak için bu üç noktayı (en azından) dikkatlice değerlendirmeleri gerekir.
1. Triyaj [Özelliklerine/Aciliyetine Göre Ayırma]
Sorunları değerlendirmek, işlemek ve yükseltmek için açık, tercihen yazılı bir çerçeveye sahip olmak başarılı bir soruşturma için temeldir. Bu, rutin olarak şunları içeren ilk triyajla başlar:
- Herhangi bir kanıtı ön aşamada dikkate almak;
- İşletmeye, çalışanlara ve daha geniş paydaşlara yönelik potansiyel zararın niteliğini ve ciddiyetini belirlemek ve değerlendirmek (örneğin, potansiyel olarak geçerli yasa ve yönetmeliklerin ihlallerini içerip içermediği dâhil),
- Daha fazla araştırmanın gerekli olup olmadığına karar vermek.
Triyajı kimin yapacağı kaçınılmaz olarak sorunun niteliğine ve nasıl tespit edildiğine bağlı olacaktır – bir ihbarcı, bir çalışan şikâyeti, bir iş ortağı veya rakipten gelen bir iletişim veya düzenleyici bir soruşturma veya kapı çalma yoluyla. İnsan kaynakları, yasal uyum, yasal, risk veya düzenleyici ilişkiler (özellikle finansal hizmetler sektöründe) hepsinin oynayacağı bir rol olabilir. Triyajı kim yaparsa yapsın, sonraki soruşturmaların savunulabilir olmasını sağlamak için sorundan yeterince bağımsız olması gerekecektir.
2. ‘Soruşturmayı Kimin Yürüteceği’ Hususu
Sorunun daha fazla araştırma gerektirdiğini belirledikten sonra, kimin yönetmesi gerektiği sorusu ortaya çıkar. Yine, çok şey odaklanılan sorunlara bağlı olacaktır, ancak genel amaç, doğru konu uzmanlığı ve becerilerine sahip bireylerin etkili bir şekilde konuşlandırılması olmalıdır.
Dâhili kaynakların yetersiz olduğu veya triyajın potansiyel düzenleyici veya cezai riskleri (kurumsal veya bireysel düzeylerde) belirlediği durumlarda, şirketler giderek daha fazla harici danışmanlığa yönelmektedir. Bunu yapmanın avantajları potansiyel olarak önemlidir.
İlk olarak, harici danışmanlar belirli konularda uzmanlık, stratejik deneyim ve ölçek avantajları sağlayabilir. İkincisi, harici hukuk danışmanlarını tutmak, gerekirse yasal ayrıcalık korumalarına yönelik iddiaları güçlendirmeye de yardımcı olabilir, ancak aşağıda belirtildiği gibi, bu tamamen basit değildir. Üçüncüsü ise, soruşturmayı yürütmek üzere harici uzmanlar atamak, şirketin kendi ödevini yaptığına dair suçlamaları hafifleterek soruşturmanın bağımsızlığını ve bütünlüğünü göstermenin güçlü bir yolu olabilir.
Ancak şirketler, firma seçimlerinin itibar açısından bir “kendi kendine hedef” (own-goal) yaratmamasına dikkat etmelidir.
Şirketin düzenli ‘her zamanki gibi iş’ danışmanının tutulması, işletmenin derinlemesine bilgisinden ve kilit karar vericilerle yakın ilişkilerden yararlanarak bazı avantajlar sunabilirken, firmanın aşırı bağımlı olarak görülmesi riski vardır. Elbette, düzenli firmanın şu anda inceleme altında olan yasal uyum sistemleri ve kontrolleri kurma veya bunlar hakkında danışmanlık yapmada yer aldığı durumlarda, çatışma sorunları hızla ortaya çıkabilir.
Bu sadece kamuoyunun görüşü meselesi değildir. Konuya bağlı olarak, dikkate alınması gereken düzenleyici veya kolluk kuvvetleri beklentileri de olabilir. Yetkililer, şirketin incelemesinin bağımsız ve titiz olduğuna güvenebilir ve buna uygun kredi verebilir mi?
Pratik bir örnek olarak, yakın zamanda bir finansal hizmetler müşterisi için önemli bir iç soruşturmayı tamamladıktan sonra firmamız Finansal Davranışlar Otoritesi (Financial Conduct Authority-FCA) ile iletişime geçmiştir. Aldığımız ilk iki soru, soruşturmanın bağımsız ve adli açıdan sağlam bir şekilde yürütülüp yürütülmediği ve müşterinin yönetiminden herhangi bir geri bildirim alıp almadığımızı soruyordu. Neyse ki sırasıyla evet ve hayır cevabını verebildik. Yine de Finansal Davranışlar Otoritesi’nin soruşturmalarının başlangıcında öncelikli olarak soruşturmanın bağımsızlığını ve bütünlüğünü tespit etmekle ilgilendiği açıktı.
Düzenleyici otoritelerin dâhil olduğu durumlarda, soruşturma metodolojinize güven duymanın önemi yeterince vurgulanamaz. Stratejik olarak, şirketin doğru şeyi yapmaya niyetli iyi bir kurumsal vatandaş olduğunu ve potansiyel olarak daha fazla müdahaleye karşı önlem aldığını gösterir. Daha fazla soruşturmanın gerekli olduğu düşünülse bile, sağlam, bağımsız ve titiz bir dâhili soruşturma, düzenleyici otoriteye kendi soruşturmaları için bir fırlatma rampası sağlayarak verimliliği artırmaya yardımcı olabilir ve tekerleğin yeniden icat edilmesini (tüm ilişkili zaman ve maliyet etkileriyle birlikte) önleyebilir.
Dolayısıyla şirketler soruşturmayı ilerletmek için kimin en iyi konumda olduğunu değerlendirirken, bağımsızlık ve dürüstlük anahtar sözcükler olmalıdır.
3. Yasal Ayrıcalık Korumalarının En Üst Düzeye Çıkarılması
Dâhili soruşturmaları yasal ayrıcalıkla kapsamak her zaman gerekli olmayabilir, ancak özellikle hassas durumlarda, bu tür korumaların sürdürülmesinin önemi hayati önem taşır. Bir kez kurulduğunda, yasal ayrıcalık, kovuşturma makamları veya düzenleyici otoriteler veya medeni davalar bağlamında diğer taraflar dâhil olmak üzere, tüm korunan iletişimleri üçüncü taraflardan gizlemek için önemli bir hak teşkil eder.
Bu nedenle, yasal ayrıcalık korumaları (legal privilege protections) gerektiren bir iç soruşturmaya başlamadan önce, şirketlerin soruşturmanın nasıl yapılandırılabileceğini ve uygulanacağından emin olmak için nasıl personel çalıştırılabileceğini düşünmeleri gerekir. İngiltere’de, bu özellikle İngiliz mahkemelerinin şirketler bağlamında yasal ayrıcalığa dar yaklaşımı nedeniyle önemlidir. Örneğin, yasal tavsiye ayrıcalığı yalnızca bir avukat ile yasal tavsiye arama ve alma görevi verilen kişi veya tanımlanmış grup arasındaki iletişimler için geçerlidir. O zaman bile, iletişim yasal bir bağlamda yapılmalıdır ki, baskın amacı yasal tavsiye almak veya vermektir.
İlk adım, soruşturma amaçları doğrultusunda “müşterinin” kim olduğunu belirlemektir. Hukuki tavsiye almak ve almakla görevli kişi veya kişi grubu, ideal olarak soruşturmayı yürüten hukuk firmasıyla ve şirket içinde düzenlenen sözleşme mektubunda belirtilmelidir. Grubun yapısı vakadan vakaya farklılık gösterecektir. Ancak, her üye incelenen konulardan bağımsız olmalı ve soruşturmanın bütünlüğünü tehlikeye atan çıkar çatışmalarından kaçınmalıdır. Bu, özellikle seçilebilecek kişi havuzunun çok sınırlı olabileceği daha küçük şirketlerde zor durumlara yol açabilir; danışmanlık yaptığımız bir vakada, şirket soruşturmanın bağımsız iç denetimini sağlamak için özel olarak icracı olmayan bir yönetici getirmişti.
Uygulamada, yasal tavsiye iletişimlerini korumak için genellikle bir çekirdek “müşteri” grubuna ve güven çemberine dâhil edilen daha geniş bir soruşturma ekibine sahip olmak gerekecektir -gizlilik protokollerine ve açık gizli raporlama sınırlarına tabidir- ancak yasal tavsiyeye erişimi yoktur. Daha geniş soruşturma ekibinin üyeleri arasında Bilgi Teknolojisi güvenliği, insan kaynakları, yasal uyum, hukuk, risk, iç denetim veya veri koruma (Information Technology security, human resource, compliance, legal, risk, internal audit or data protection) -becerileri ve bilgileri ilgili verileri tanımlama ve adli olarak güvence altına alma ve kurumsal süreçlerde ve yapılarda gezinme açısından hayati önem taşıyan kişiler- olabilir.
Müşteri grubu kilitlenmiş olsa bile, dâhili soruşturmaların bazı yönleri üzerinde yasal ayrıcalık iddia etmek hâlâ bir zorluktur. En önemlisi, mevcut ve eski çalışanlar, şirket yöneticileri ve diğer taraflarla yapılan görüşmelerin ve görüşme notlarının (avukatlar tarafından alınan notlar bile) yer aldığı tanık görüşmelerinin, bir avukat ve müşteri arasındaki iletişimler olmadığı için yasal tavsiye ayrıcalığı çekmesi pek olası değildir.
Diğer yasal ayrıcalık türü olan dava ayrıcalığı daha geniş kapsamlı olup, gerçek veya makul bir şekilde düşünülen davayı yürütmek veya önlemek için baskın amaçla oluşturulmuş bir müvekkil, avukat veya üçüncü taraf arasındaki gizli iletişimleri korurken, “dava” çekişmeli olmalıdır. Bu, özellikle yetkililere bildirimde bulunulmadan veya kendi başlarına herhangi bir önemli soruşturma yürütülmeden önce yürütülürse (şirkete karşı bir davaları olduğuna dair herhangi bir gösterge sağlanmadığı sürece) dâhili soruşturmalar bağlamında sorunlu olabilir.
Madencilik şirketi ENRC’ye karşı artık durdurulan ‘Serious Fraud Office’in davası da dâhil olmak üzere son dava hukuku bize bir şey söylüyorsa, o da yasal ayrıcalık iddialarının doğası gereği olguya özgü olduğudur. Yine de, uyulması gereken iyi bir ilke, tüm soruşturma iletişimlerini iddianın gerekçesini belirten eş zamanlı bir notla ayrıcalıklı olarak işaretlemektir. Bu tür kanıtlar, ayrıcalık iddialarının itiraz edildiği sonraki davalarda kritik olabilir ve ilgili zamanda tarafların ne düşündüğünü gösterebilir. Bu tür kanıtları ortaya koymak, olaydan sonra tanık ifadelerine güvenmekten çok daha kolaydır. İddianın başarılı olacağının garantisi yoktur, ancak bu yaklaşım şirketi mümkün olan en iyi konuma getirecektir.
Sonuç
Dâhili soruşturmalar zorlu olabilir ve şirketler ve danışmanlarının, durumu değerlendirmeden ve ölçülü ve orantılı bir yol çizmeden sürece başlamaları çok kolaydır. Başlangıçta net bir metodolojiye sahip olmak, hatta hızla geliştirilen bir metodolojiye sahip olmak, soruşturmanın başarısını sağlamak için çok önemlidir. Sorunu değerlendirmek, riske uygun bir yanıt uygulamak, doğru soruşturma ekibini belirlemek ve yasal korumaları en üst düzeye çıkarmak için en iyi yapıyı sağlamak amacıyla harcanan zaman asla boşa gitmeyecektir.
1966 yılında, Gence-Borçalı yöresinden göç etmiş bir ailenin çocuğu olarak Ardahan/Çıldır’da doğdu [merhume Anası (1947-10 Temmuz 2023) Erzurum/Aşkale; merhum Babası ise Ardahan/Çıldır yöresindendir]. 1984 yılında yapılan sınavda Gazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü kazandı. 1985 yılında Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümüne yatay geçiş yaptı ve 1988’de Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü birincilikle, Fakülteyi ise 11’inci olarak bitirdi.
1997 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nin Denver şehrinde yer alan ‘Spring International Language Center’da; 65’inci dönem müdavimi olarak 2008-2009 döneminde Milli Güvenlik Akademisi’nde (MGA) eğitim gördü ve MGA’dan dereceyle mezun oldu. MGA eğitimi esnasında ‘Sınır Aşan Sular Meselesi’, ‘Petrol Sorunu’ gibi önemli başlıklarda bilimsel çalışmalar yaptı.
Türkiye’de Yatırımların ve İstihdamın Durumu ve Mevcut Ortamın İyileştirilmesine İlişkin Öneriler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü);
Türk Sosyal Güvenlik Sisteminde Yaşanan Sorunlar ve Alınması Gereken Önlemler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü, Sevinç Akbulak ile birlikte);
Kayıp Yıllar: Türkiye’de 1980’li Yıllardan Bu Yana Kamu Borçlanma Politikaları ve Bankacılık Sektörüne Etkileri (Bankalar Yeminli Murakıpları Vakfı Eser Yarışması, Övgüye Değer Ödülü, Emre Kavaklı ve Ayça Tokmak ile birlikte);
Türkiye’de Sermaye Piyasası Araçları ve Halka Açık Anonim Şirketler (Sevinç Akbulak ile birlikte) ve Türkiye’de Reel ve Mali Sektör: Genel Durum, Sorunlar ve Öneriler (Sevinç Akbulak ile birlikte) başlıklı kitapları yayımlanmıştır.
Anonim Şirketlerde Kâr Dağıtımı Esasları ve Yedek Akçeler (Bilgi Toplumunda Hukuk, Ünal TEKİNALP’e Armağan, Cilt I; 2003), Anonim Şirketlerin Halka Açılması (Muğla Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Tartışma Tebliğleri Serisi II; 2004) ile Prof. Dr. Saim ÜSTÜNDAĞ’a Vefa Andacı (2020), Cilt II, Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler (2021), Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler II (2021), Sosyal Bilimlerde Güncel Gelişmeler (2021), Ticari İşletme Hukuku Fasikülü (2022), Ticari Mevzuat Notları (2022), Bilimsel Araştırmalar (2022), Hukuki İncelemeler (2023), Prof. Dr. Saim Üstündağ Adına Seçme Yazılar (2024), Hukuka Giriş (2024) başlıklı kitapların bazı bölümlerinin de yazarıdır.
1992 yılından beri Türkiye’de yayımlanan otuza yakın Dergi, Gazete ve Blog’da 2 bin 500’ü aşan Telif Makale ve Telif Yazı ile tamamı İngilizceden olmak üzere Türkçe Derleme ve Türkçe Çevirisi yayımlanmıştır.
1988 yılında intisap ettiği Sermaye Piyasası Kurulu’nda (SPK) uzman yardımcısı, uzman (yeterlik sınavı üçüncüsü), başuzman, daire başkanı ve başkanlık danışmanı; Özelleştirme İdaresi Başkanlığı GSM 1800 Lisansları Değerleme Komisyonunda üye olarak görev yapmış, ayrıca Vergi Konseyi’nin bazı alt çalışma gruplarında (Menkul Sermaye İratları ve Değer Artış Kazançları; Kayıt Dışı Ekonomi; Özkaynakların Güçlendirilmesi) yer almış olup; halen başuzman unvanıyla SPK’da çalışmaktadır.
Hayatı dosdoğru yaşamak ve çalışkanlık vazgeçilmez ilkeleridir. Ülkesi ‘Türkiye Cumhuriyeti’ her şeyin üstündedir.