Giriş
Günümüzün dinamik iş ortamında, hassas bilgileri korumak sürdürülebilir başarı için çok önemlidir. Çeşitli iş ilişkilerinde gizliliği sağlamak için vazgeçilmez bir yasal araç, Gizlilik Sözleşmesi veya diğer adıyla Kamuya İfşa Etmeme (Kamuya Açıklamama) Sözleşmesi’dir (Confidentiality Agreement; Non-Disclosure Agreement[1]).
Gizlilik Sözleşmesi, yaygın olarak Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi olarak adlandırılmakta olup, iki veya daha fazla taraf arasında bağlayıcı bir sözleşmesel anlaşmadır. Birincil amacı, anlaşmanın bir veya daha fazla tarafı üzerinde yükümlülükler yaratmaktır, paylaşılan gizli veya hassas bilgileri ifşa etmek değildir. Örneğin, bir işveren, mevcut veya eski bir çalışanın istihdamı sırasında edinilen müşteri listeleri veya fiyatlandırma stratejileri gibi ticari açıdan hassas bilgileri ifşa etmesini önlemek için bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi kullanabilir. Başka bir yaygın örnek, iki tarafın bir iş ilişkisine girip girmemeleri gerektiğini araştırdığı zamandır. Bu sürecin bir parçası kaçınılmaz olarak birbirlerine gizli bilgilerin ifşa edilmesini içerecektir.
Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmeleri yasal olarak bağlayıcı sözleşmelerdir. Taraflar bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi imzaladığında, sağlanan gizli bilgileri ifşa etmemeyi kabul ederler. Bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesinin ihlali önemli yasal sonuçlara yol açabilir.
Bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesinin ihlali durumunda, masum bir taraf yasal işlem başlatma hakkına sahiptir. İhlal nedeniyle uğranılan herhangi bir kayıp için tazminat talep edebilir veya mahkemeden bir tarafın gizli bilgileri kullanmasını engelleyen acil bir karar istihsali için başvuruda bulunabilirler.
Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi gereksinimi, gizli bilgilerin taraflar arasında paylaşıldığı ve gizliliğinin korunması gerektiği durumlarda ortaya çıkar. Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmeleri genellikle istihdam sözleşmeleri ve müzakereler de dâhil olmak üzere çeşitli iş anlaşmalarında kullanılmaktadır. Hassas bilgileri korumak için önemli bir yasal mekanizma görevi görürler ve meydana gelebilecek herhangi bir ihlal için cezalar uygulanır.
Ancak, tüm Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmelerinin bağlayıcı olmadığını anlamak önemlidir. Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesinin etkili olması için, belirli duruma göre uyarlanması gerekir. Yanlış hazırlanmış bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi yeterli veya doğru koruma sağlamayabilir. [Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi sürecini etkili bir şekilde yönetmek için ticari işletme/ticaret hukuku konusunda uzmanlaşmış bir avukatın yardımını almak tavsiye edilmektedir.]
Bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi için yapılacak finansal harcama, anlaşmanın karmaşıklığı, korunan işlem ve bilginin niteliği ve taslak hazırlama ve müzakere için gereken yasal hizmetler dâhil olmak üzere çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilir. Bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi ile ilişkili maliyetleri değerlendirirken, bunları gizli bilgileri korumanın potansiyel faydaları ve bunu yapmamanın riskleri ile tartmak zorunludur. Gerektiğinde bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesini düzgün bir şekilde hazırlamamak, bireyleri ve işletmeleri ciddi şekilde etkileyebilir.
Birçok yasal anlaşmanın aksine, bazı yargı bölgelerinde bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesinin geçerliliği için belirlenmiş bir zaman dilimi yoktur. Bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesinin süresi anlaşmada belirtilir. Genellikle, bir gizlilik yükümlülüğü 2 ila 3 yıldır. Ancak, bu süre korunan bilginin niteliğine ve işlemin belirli ayrıntılarına göre dalgalanabilir.
Çevrimiçi olarak çok sayıda Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi şablonu mevcut olsa da, bunların doğruluğu ve belirli iş bağlamına uygunluğu dikkatlice değerlendirilmelidir. Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmeleri, sağlanan bilgilerin geçerliliğini, uygulanabilirliğini ve kapsamlı bir içeriği temin etmek için titizlikle hazırlanmalıdır. Bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesini bağımsız olarak hazırlamadan ve uygulamadan önce yasal danışmanlık almak yalnızca bir öneri değil; sözleşmeye dâhil olan tüm tarafların çıkarlarını korumak için de önemli bir adımdır.
1. Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesinin Türleri
- Karşılıklı anlaşma (mutual-bilateral): İki işletmenin birlikte ortaklık kurma olasılığını tartıştığı durumları düşünelim. Stratejik görüşmelerin bir parçası olarak, her şirket diğer tarafı yetenekleri hakkında daha iyi bilgilendirmek için operasyonları hakkında bilgi ifşa edebilir. Bu tür düzenlemelerde, her iki taraf da genellikle hassas bilgiler aldığı için bilgi ifşa etmemeyi kabul eder.
- Karşılıklı olmayan (Tek taraflı) anlaşma (non-mutual; unilateral): Bu tür bir anlaşma genellikle şirket hakkında hassas bilgilere erişimleri varsa yeni çalışanlar için geçerlidir. Bu gibi durumlarda, çalışan gizli bilgileri paylaşması engellenen anlaşmayı imzalayan tek taraftır. Tek taraflı Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi olarak da adlandırılır, hassas bilgileri alan tek taraf olduğu için yalnızca bir taraf gizliliğe bağlıdır.
- Kamuyu aydınlatma anlaşması (disclosure): Giderek artan bir şekilde, bireylerden gizlilik anlaşmasının tersini imzalamaları istenmektedir. Örneğin, bir doktor bir hastanın tıbbi bilgilerinin bir sigortacı ile paylaşılabileceğine dair bir anlaşma imzalamasını isteyebilir. Bu, bir tarafa kişisel bilgileri paylaşma yetkisi verir ve bunu yaptıkları için dava edilmelerini önler.
2. Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesinin Koşulları
Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmeleri duruma göre özelleştirilebilir. Genel olarak, herhangi bir gizlilik anlaşması için temel kabul edilen altı ana unsur vardır:
- Anlaşmaya katılanlar (participants to the agreement): Her gizlilik anlaşması, dâhil olan her tarafın kim olduğunu özel olarak belirtmelidir. Hassas bilgileri alan kişi belirli bir kişi, başka bir belirli şirketin tüm çalışanları veya şirketin herhangi bir temsilcisi olabilir. Öte yandan, bir şirketin kendisini bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesinde uygun şekilde tanımlaması çok önemlidir. Örneğin, karmaşık yasal yapılara sahip şirketleri ele alalım. Şirket, hangi tüzel kişiliğin bilginin mülkiyetine sahip olduğunu uygun şekilde belirlemelidir; birçok durumda, bir şirket herhangi bir tüzel kişiliği geniş bir mülkiyet şemsiyesi altında listeleyebilir.
- Gizli bilginin tanımı (definition of confidential information): Genellikle uygun şekilde tanımlanması en zor parçalar arasında olan bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi, hangi bilgilerin gizli kabul edildiğini belirtmelidir. Bir şirket, tescilli bilgilerin herkes tarafından anlaşılacağını varsayamaz ve hangi bilgilerin paylaşılmaması gerektiğini belirlemek şirketin sorumluluğundadır. Gizli bilgileri tanımlamanın zorluğu, bu tür bilgilerin Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi içinde ifşa edilmemesi sürecidir. Bu nedenle, şirketler gizliliği büyük bir gruba genel olarak atayabilir. Örneğin, şirket araştırma ve geliştirme departmanından veya ilgili olarak ifşa edilen herhangi bir bilginin gizli olabileceğini değerlendirebilir.
- Gizliliğin istisnaları (exclusions of confidentiality): Bazı durumlarda, neyin gizli olmadığını tanımlamak en kolayı olabilir. Bu tür anlaşmalarda, bir şirket, şirket tarafından belirlenen belirli maddeler dışında, harici bir tarafla paylaşılan tüm bilgilerin gizli olacağını belirtir. Bu tür anlaşmalar, bir şirketin aksi takdirde gözden kaçabilecek istisnaları yakalamasına izin vermeyi amaçlar.
- Bilgilerin uygun kullanımları (appropriate uses of information): Bazen bir şirket hiçbir bilginin gizli olmadığını belirtebilir. Ancak, harici tarafın kendisine verilen bilgileri nasıl kullanabileceğini basitçe sınırlayabilir. Örneğin, bir şirket işletim süreçlerini başka bir tarafa ifşa etmekte sorun yaşamayabilir. Ancak, bu taraf bilgileri bir rakip ile paylaşmak veya kişisel finansal çıkar için çoğaltmak için kullanamaz.
- Zaman dilimi (time period): Özellikle araştırma ve geliştirme ile ilgili olarak, birçok tescilli bilgi parçası zamanla geçerliliğini yitirir veya daha az değerli hale gelir. ‘Apple iOS’un (iPhone işletim sistemi-iPhone operating system) ilk günlerini düşünelim; işletim hizmetinin birçok bileşeni ve teknoloji pazar tarafından yaygın olarak bilinmiyordu. Günümüzde ise bu bilgilerin çoğu diğer şirketler tarafından kopyalanmakta veya daha yeni teknolojilere uyarlanmaktadır. Bu nedenle, bir zamanlar hassas bilgi olan şeyler cazibesini yitirmiş olabilir ve şirketler genellikle bilginin artık gizli olmadığını tanımlar.
- Diğer/Çeşitli hükümler (other/miscellaneous provisions): Daha önce de belirtildiği gibi, Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmeleri herhangi bir ihtiyaca hizmet edecek şekilde özelleştirilebilir. Farklı sektörlerin farklı koşulları olabilir ve devlet kurumlarının hassas bilgileri gizli tutmak için daha katı şartları olabilir. Bu alanda, bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi ayrıca anlaşmaya uygulanan geçerli ülke (devlet/eyalet) yasasını veya yasalarını ve bir anlaşmazlık durumunda hangi tarafın avukatlık ücreti ödeyeceğini de ayrıntılı olarak açıklayabilir. Bu ayrıca, anlaşmaya varan tarafın şartlara uymaması durumunda eylem yolunu da tanımlayabilir.
3. Gizlilik Sözleşmesiyle Korunan Bilgiler
Şirketlerin kendilerini bir Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi ile korumaları için sonsuz fırsatlar vardır. Genel olarak, Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmeleri aşağıdakiler dâhil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere bilgileri korumak için kullanılır:
- Müşteri bilgileri (customer information): Bunlara başlıca müşteriler, başlıca müşteri iletişim bilgileri ve müşteri tercihleri dâhildir. Ayrıca müşterilerle doğrudan yapılan iletişimler de bunlara dâhil olabilir.
- Finansal bilgiler (financial information): Bunlara herhangi bir müşteri ile ilgili belirli finansal bilgiler veya kamuya açıklanması gerekmeyen herhangi bir finansal bilgi dâhildir. Bu tür bilgiler genellikle finansal muhasebe bilgilerine kıyasla maliyet muhasebesi bilgileri ile daha ilgilidir.
- Fikri mülkiyet (intellectual property): Buna patentler, telif hakları, ticari sırlar, teknolojiler ve bir şirketin rekabet avantajı olarak kullandığı her şey dâhildir.
- Pazarlama bilgileri (marketing information): Bunlara süreçler, faturalama politikaları, fiyatlandırma stratejileri ve reklam teknikleri dâhildir.
- İşletme bilgileri (operating information): Bunlara çalışan verileri, tedarikçi bilgileri, bordro ile ilgili herhangi bir bilgi veya şirketin işletilmesi için gerekli olan ve kamuya açıklanması gerekmeyen herhangi bir iç maliyet yönü dâhildir.
4. Gizlilik Sözleşmesinin Avantajları ve Dezavantajları
Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesinin birincil faydası, şirket ile ilgili hassas bilgilerin gizli tutulmasıdır. Bu, araştırma ve geliştirmeden, olası gelecekteki patentlere, finanslara, müzakerelere ve daha fazlasına kadar her şey olabilir. Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi imzalamak, özel bilgilerin kamuya açık olmasını engellemenin bir yoludur.
Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi anlaşmaları da açıktır. Herhangi bir karışıklığı önlemek için neyin açıklanıp neyin açıklanamayacağını belirtirler. Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmeleri ayrıca düşük maliyetle de oluşturulabilir çünkü bunlar sadece imzalanmış bir kâğıt parçasıdır. Bu, özel bilgileri korumak için en uygun maliyetli yollardan biridir.
Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmeleri ayrıca yasaklı bilgilerin ifşa edilmesinin sonuçlarını da özetler ve bu da herhangi bir sızıntıyı önlemelidir. Ayrıca, Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmeleri bir ilişkide rahatlık ve güveni sürdürmenin iyi bir yoludur.
Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmesi anlaşmasının başlıca dezavantajlarından biri, bir ilişkiyi güvensizlik fikriyle başlatmasıdır. Bu, ilişkinin tonunu belirleyebilir ve her zaman olumlu bir sonuç vermeyebilir. Çalışan Kamuya İfşa Etmeme Sözleşmeleri ayrıca, gelecekte işlerini tartışma konusunda kısıtlanacaklarını bilerek, üst düzey yeteneklerin firmanıza katılmasını önleyebilir.
Benzer şekilde, mevcut çalışanlardan özel projeler üzerinde çalışırken gizlilik anlaşmaları imzalamalarını istemek, kendilerini daha az güvenilir hissedecekleri için şirkette çalışma deneyimlerini olumsuz etkileyebilir. Gizlilik anlaşmaları ihlal edilirse potansiyel davalara da yol açabilir ve dâhil olan herkes için baş ağrısına dönüşebilir.
Sonuç
Özet olarak, gizlilik anlaşması, iki veya daha fazla taraf arasındaki gizli ilişkiyi kabul eder ve paylaştıkları bilgilerin dışarıdaki kişilere ifşa edilmesini önler. Şirketler arasında potansiyel ortak girişimler hakkında yapılan görüşmelerden önce gizlilik anlaşması sıkça kullanılır. Çalışanların, işverenin gizli ticari bilgilerini korumak için sıklıkla gizlilik anlaşmaları imzalamaları gerekir.
[1] Literatürde bu başlık altında kullanılan İngilizce başlıca terimler şunlardır: Non-Disclosure Agreement (NDA), Confidentiality Agreement (CA), Confidential Disclosure Agreement (CDA; Gizli Açıklama/Kamuyu Aydınlatma), Proprietary Information Agreement (PIA; Özel Bilgi Anlaşması) veya Secrecy Agreement (SA).
1966 yılında, Gence-Borçalı yöresinden göç etmiş bir ailenin çocuğu olarak Ardahan/Çıldır’da doğdu [merhume Anası (1947-10 Temmuz 2023) Erzurum/Aşkale; merhum Babası ise Ardahan/Çıldır yöresindendir]. 1984 yılında yapılan sınavda Gazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü kazandı. 1985 yılında Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümüne yatay geçiş yaptı ve 1988’de Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü birincilikle, Fakülteyi ise 11’inci olarak bitirdi.
1997 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nin Denver şehrinde yer alan ‘Spring International Language Center’da; 65’inci dönem müdavimi olarak 2008-2009 döneminde Milli Güvenlik Akademisi’nde (MGA) eğitim gördü ve MGA’dan dereceyle mezun oldu. MGA eğitimi esnasında ‘Sınır Aşan Sular Meselesi’, ‘Petrol Sorunu’ gibi önemli başlıklarda bilimsel çalışmalar yaptı.
Türkiye’de Yatırımların ve İstihdamın Durumu ve Mevcut Ortamın İyileştirilmesine İlişkin Öneriler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü);
Türk Sosyal Güvenlik Sisteminde Yaşanan Sorunlar ve Alınması Gereken Önlemler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü, Sevinç Akbulak ile birlikte);
Kayıp Yıllar: Türkiye’de 1980’li Yıllardan Bu Yana Kamu Borçlanma Politikaları ve Bankacılık Sektörüne Etkileri (Bankalar Yeminli Murakıpları Vakfı Eser Yarışması, Övgüye Değer Ödülü, Emre Kavaklı ve Ayça Tokmak ile birlikte);
Türkiye’de Sermaye Piyasası Araçları ve Halka Açık Anonim Şirketler (Sevinç Akbulak ile birlikte) ve Türkiye’de Reel ve Mali Sektör: Genel Durum, Sorunlar ve Öneriler (Sevinç Akbulak ile birlikte) başlıklı kitapları yayımlanmıştır.
Anonim Şirketlerde Kâr Dağıtımı Esasları ve Yedek Akçeler (Bilgi Toplumunda Hukuk, Ünal TEKİNALP’e Armağan, Cilt I; 2003), Anonim Şirketlerin Halka Açılması (Muğla Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Tartışma Tebliğleri Serisi II; 2004) ile Prof. Dr. Saim ÜSTÜNDAĞ’a Vefa Andacı (2020), Cilt II, Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler (2021), Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler II (2021), Sosyal Bilimlerde Güncel Gelişmeler (2021), Ticari İşletme Hukuku Fasikülü (2022), Ticari Mevzuat Notları (2022), Bilimsel Araştırmalar (2022), Hukuki İncelemeler (2023), Prof. Dr. Saim Üstündağ Adına Seçme Yazılar (2024), Hukuka Giriş (2024) başlıklı kitapların bazı bölümlerinin de yazarıdır.
1992 yılından beri Türkiye’de yayımlanan otuza yakın Dergi, Gazete ve Blog’da 2 bin 500’ü aşan Telif Makale ve Telif Yazı ile tamamı İngilizceden olmak üzere Türkçe Derleme ve Türkçe Çevirisi yayımlanmıştır.
1988 yılında intisap ettiği Sermaye Piyasası Kurulu’nda (SPK) uzman yardımcısı, uzman (yeterlik sınavı üçüncüsü), başuzman, daire başkanı ve başkanlık danışmanı; Özelleştirme İdaresi Başkanlığı GSM 1800 Lisansları Değerleme Komisyonunda üye olarak görev yapmış, ayrıca Vergi Konseyi’nin bazı alt çalışma gruplarında (Menkul Sermaye İratları ve Değer Artış Kazançları; Kayıt Dışı Ekonomi; Özkaynakların Güçlendirilmesi) yer almış olup; halen başuzman unvanıyla SPK’da çalışmaktadır.
Hayatı dosdoğru yaşamak ve çalışkanlık vazgeçilmez ilkeleridir. Ülkesi ‘Türkiye Cumhuriyeti’ her şeyin üstündedir.