İngiltere’de Şirket Genel Kurul Toplantıları*

Halka açık şirketler, muhasebe referans tarihini izleyen günden başlamak üzere altı aylık her dönemde bir Genel Kurul yapmak zorundadır. Halka kapalı şirketlerin bir Genel Kurul yapmasına gerek yoktur, ancak bunu yapmayı seçebilirler.

Yıllık genel kurul tipik olarak aşağıdaki gibi konularla ilgilenir:

• Şirketin rapor ve hesaplarının onaylanması,
• Yöneticilerin ücret raporu ile ücretlendirme politikasının onaylanması (varsa),
• Şirketin nihai temettüsünün onaylanması,
• Şirketin denetçilerini atanması veya yeniden atanması,
• Şirket yöneticilerinin seçilmesi veya yeniden seçilmesi,
• Şirket esas sözleşme değişikliklerini onaylamak,
• Yönetim kurulu üyelerine sermaye artırımı yoluyla yeni pay çıkarma yetkisi verilmesi,
• Yeni pay alma haklarının kullanılması,
• Şirketin kendi hisselerinin geri alımının onaylanması.
• Bağış yapılmasının onaylanması.

Halka kapalı şirketler için, bir toplantıda (yazılı bir karar yerine) onaylanması gereken kararlar şunlardır:

• Yöneticilerin görevden alınması,
• Denetçilerin kaldırılması.

Yazılı çözüm yolu sadece halka kapalı şirketlere açıktır. Bu nedenle, halka açık bir şirket için, hissedar onayını gerektiren tüm konuların bir toplantıda onaylanması gerekir.

Borsaya kote şirketler, belirli işlemler için genel kurullarda ek hissedar onayları almalıdır. Örnekler şunları içerir:

İlişkili taraf işlemleri (related party transactions): Bunlar, şirket ile bir yönetici, önemli bir hissedar (tüm genel kurullarda oy haklarının %10 veya daha fazlasını kullanan veya kontrol eden bir hissedar) veya “önemli etkide bulunan kişi”dir (veya bunlardan herhangi birinin bir iştiraki). Hissedar onayı gerektirmeyen daha küçük ilişkili taraf işlemleri için (geçerli yüzde oranlarının her birinin %0,25’e eşit veya daha az olduğu durumlarda) ayrı bir rejim vardır.

Birinci sınıf işlemler (class 1 transactions): Yüzde oranlarından birinin (brüt varlıklar, karlar, bedel ve brüt sermaye) %25’i aştığı işlemlerdir.

Ters devralma (reverse takeover): Bu, borsada işlem gören bir şirketin, Kotasyon Kuralları kapsamındaki yüzde oranlarından herhangi birinin %100 veya daha fazla olduğu durum veya işletme faaliyetinde temel bir değişiklik veya borsada işlem gören şirketin yönetim kurulunda veya oy kontrolünde değişikliktir.

Olağanüstü genel kurul kavramı artık mevcut değildir ve yıllık genel kurul toplantıları dışındaki tüm hissedar toplantıları sadece genel kurul olarak bilinir. Bir genel kurul, hem olağan hem de özel kararların onaylanmasını içerebilir, ancak “özel toplantı” (special meeting) kavramı yoktur.

Mevcut düzenlemeler, bir şirketin elektronik yollarla toplantı yapmasını engellemez. Ancak, toplantının yerini belirtmek için bir toplantı bildirimi gerekir. “Yer”in (place) sanal bir yer içerip içermediği konusunda farklı görüşler vardır, ancak daha temkinli olan görüş, fiziksel bir yerin gerekli olduğudur.

Ocak 2021’de, şirketlerin paydaşları için en uygun yıllık genel kurul formatını seçme esnekliğine sahip olmaları gerektiğini vurgulayan bir tartışma belgesi yayınlanmış olup, sanal toplantılar düzenlemenin ve sanal katılım etkinliklerine ev sahipliği yapmanın paydaş katılımını artıracağı tahmin edilmektedir. Ayrıca, hibrit ve sanal genel kurul toplantılarına elektronik katılım ile ilgili bir en iyi uygulama taslağı da söz konusudur. Şubat 2021’de genel kurul toplantıları ve COVID-19 etkisi hakkında bir rehber yayınlanmıştır.

Halka kapalı şirketler, fiziksel bir toplantıya (yazılı karar) ihtiyaç duymamak için kararları yazılı olarak verebilirler. Böyle bir durumda karar, oy kullanma hakkı bulunan tüm pay sahiplerine gönderilir. Pay sahipleri sözleşmeyi imzalayıp şirkete iade ederler. Karar, gerekli oy çoğunluğuna sahip yeterli hissedarın yazılı kararı imzalayarak şirkete iade etmesiyle alınmış olur. Gerekli oylama eşiğine ulaşıldığında karar verilir. Yazılı çözüm yolu genellikle yalnızca nispeten az hissedarı olan küçük halka kapalı şirketlerde veya az sayıda hissedarın kararı geçmek için gerekli oy hakkına sahip olduğu durumlarda çalışır, ancak tüm hissedarlara yazılı karar gönderilmesi gerekir.

Halka kapalı bir şirketin toplantıları için bildirim süresi en az 14 gün olmalıdır (ancak esas sözleşmede daha uzun bir süre belirtilebilir). Ancak, şirket hisselerinin en az %90’ına (veya şirket esas sözleşmesinde belirtilen daha yüksek bir yüzdeye) sahip olan ortaklar, daha kısa sürede toplantı yapılmasına muvafakat edebilirler.

Halka açık şirketler için bildirim koşulları aşağıdaki gibidir (şirket esas sözleşmesinde daha uzun bir bildirim süresi öngörülmedikçe):

• Olağan genel kurullar için 21 gün,
• Diğer genel kurul toplantıları için 14 gün.

Bu bildirim süreleri “açık (clear)” günlerdir (yani, bildirimin gönderildiği gün ve toplantı gününün kendisi sayılmaz). Şirketler ayrıca bildirim gönderirken kabul edilen makbuzu hesaba katmalıdır. Hem e-postalar hem de posta bildirimleri gönderildikten 48 saat sonra alınmış kabul edilir, ancak bu pozisyon şirketin esas sözleşmesine göre değişebilir.

Borsada işlem gören şirketler için (yani, menkul kıymetleri Londra Menkul Kıymetler Borsası Ana Pazarı gibi Birleşik Krallık tarafından düzenlenen bir piyasada işlem gören şirketler), 14 günlük bir toplantı yapılmadan önce aşağıdaki koşulların da karşılanması gerekir:

14 günlük bir bildirim süresine izin veren özel bir karar çıkarılmalıdır (bu genellikle şirketin Genel Kurulunda kabul edilir).

Şirket, elektronik yollarla oy kullanma imkanı sunmalıdır. Bu, bir web sitesi aracılığıyla bir vekil tayin etmenin mümkün olması gerektiği anlamına gelir.

Finansal Raporlama Kurulu’nun (Financial Reporting Council-FRC) Kurumsal Yönetim Kurallarına ek olarak iyi uygulama önerilerini içeren Kurul Etkinliği Rehberi, bildirimin Genel Kurullar için en az 20 iş günü olması gerektiğini belirtir.

Halka açık bir şirketin genel kurul toplantısının kısa sürede bildirilmesine izin verme eşiği %95’tir (veya şirketin maddelerinde belirtilen daha yüksek bir yüzde), ancak bu, çoğu halka açık şirketin hissedar tabanının doğası gereği nadiren kullanılır.

Tüm hissedarlar genel olarak genel kurul bildirimi alma hakkına sahiptir. Bununla birlikte, şirketin esas sözleşmesi, Birleşik Krallıkta bir adresi olmayan ve şirkete tebligatların gönderilebileceği Birleşik Krallıkta bir posta adresi vermemiş olan hissedarlara tebligat gönderilmesine gerek olmadığını belirtebilir. Bildirim, toplantıda ele alınacak işin genel niteliğini belirtmelidir. Uygulamada, bildirimler genellikle toplantıda onaylanacak fiili kararları belirtir ve kararın bir açıklamasını içerebilir. Borsaya kote şirketler, kararların ayrıntılı açıklamalarını sunar. Bildiri göndermenin yanı sıra, borsada işlem gören şirketler, genel kurul toplantısından önce web sitelerinde (sermaye ve oy haklarına ilişkin) öngörülen bilgileri yayınlamalı ve bu bilgiler iki yıl boyunca web sitelerinde kalmalıdır. Resmi Kotasyon şirketlerinin (borsaya kote şirketler) Genel Kurul bildirimleri belirli bir formatı takip etme eğilimindedir ve bildirime dahil edilmesi gereken çeşitli notlar vardır.

Şirket esas sözleşmesinde aksi öngörülmedikçe, genel kurul toplantı yeter sayısı ikidir (iki kişi aynı ortağın vekili veya kurumsal temsilcisi olarak hareket etmedikçe). Tek ortaklı bir şirket için yeter sayı birdir.

Yazılı bir karar almak için yeterli çoğunluk veya bildirim şartı yoktur. Kararın tüm uygun üyelere dağıtılması şartıyla, gerekli çoğunluğa ulaşıldığında kabul edilir.

Genel kurullarda karar almak için oy kullanma şartları şunlardır:

1. Olağan kararlar için katılan ve oy kullanma hakkı bulunanların %50’sinden fazlası (basit çoğunluk).
2. Özel kararlar için katılan ve oy kullanma hakkı bulunanların %75’i.

Oylama şahsen veya vekaleten yapılabilir. Vekil, hissedar ile aynı oy hakkına sahiptir. Kurumsal bir hissedar tarafından bir kurumsal temsilci de atanabilir.

Bir şirketin esas sözleşmesi genellikle, bir genel kurulda oylamaya sunulan her kararın, usulüne uygun olarak bir anket talep edilmediği sürece, el kaldırma ile kararlaştırılacağını belirtir. El kaldırmada, varsayılan pozisyon, adi hisse senedi sayısına bakılmaksızın şahsen veya vekaleten hazır bulunan her hissedarın bir oya sahip olmasıdır. Her hissedarın sahip olduğu her hisse için bir oyu vardır.

Yazılı bir karar, özel bir şirket tarafından olağan veya özel bir karar olarak alınabilir. Yazılı karar barajı, kararın dağıtıldığı sırada oy kullanma hakkı bulunan tüm pay sahiplerinin toplam oy hakları esas alınarak hesaplanır.

Bir hissedar, vekil olarak hareket etmesi için bir veya daha fazla kişiyi atayabilir. Pay sahibi birden fazla vekil tayin ederse, bunların farklı paylara göre atanması gerekir.

Esas sözleşmede ağırlıklı oy hakkı öngörülmesi (örneğin, belirli durumlarda belirli paylara ek oy eklenmesi) mümkündür. Hissedarların, oy haklarını belirli bir şekilde kullanmak için paylarını birleştirmeyi kabul etmeleri de mümkündür. Bu, çekişmeli bir karar durumunda gerçekleşmesi daha olasıdır.

Bazı kurumsal eylemler için hissedar onayları/kararları gereklidir. Aksi belirtilmedikçe, bu kararlar olağan kararlardır (yani, hissedarların basit çoğunluğu tarafından onaylanması gerekir).

Olağan bir karar (basit çoğunluk gerektiren) gerektiren kurumsal eylemler şunları içerir:

• Yöneticilere yeni pay çıkarma yetkisi verilmesi (şirketin yalnızca bir hisse türüne sahip özel bir şirket olduğu durumlar hariç).
• Yapılan siyasi bir bağışın onaylanması.
• Bir yöneticiye verilen bir kredi veya önemli bir mülk işleminin onaylanması.
• Bir yöneticiye görev kaybı için yapılan ödemenin onaylanması.
• Bir denetçinin görevden alınması.
• Denetçi ile şirket arasında bir sorumluluk sınırlaması sözleşmesinin onaylanması.

Özel bir karar gerektiren (%75 çoğunluk gerektiren) kurumsal eylemler şunları içerir:

• Şirket esas sözleşme maddelerinin değiştirilmesi.
• Şirket unvanının değiştirilmesi.
• Sermayenin azaltılması veya sermayeden hisse geri alımı yapılmasının onaylanması.
• Yeni pay alma haklarının kullanılması.
• Halka kapalı bir şirketin halka açık olarak yeniden tescili (ve tersi).

Bu kararlar genel kurulda veya yazılı kararla (özel bir şirket için) onaylanabilir.

Resmi Kotasyonda birincil kotasyonu olan halka açık şirketler için, Finansal Davranışlar Otoritesi’nin (Financial Conduct Authority-FCA) Kotasyon Kuralları, aşağıdakiler gibi belirli işlemler için hissedar onayı (olağan bir karar yoluyla) gerektirir:

• İlişkili taraf işlemleri (related party transactions),
• Pay geri alımları (reverse takeovers),
• Birinci sınıf işlemler/class 1 transactions [sınıf testlerinden herhangi birinde (brüt varlıklar, karlar, bedel ve brüt sermayeye dayalı olarak) yüzde oranının %25 veya daha fazla olduğu durumlarda].
• Alternatif Yatırım Pazarı (Alternative Investment Market-AIM) şirketleri için, ters devralmalar/pay geri alımları.

Oy haklarının en az %5’ini temsil eden bir hissedar veya hissedarlar grubu, şirket yöneticilerinin genel kurul toplantısı yapmasını gerektirebilir.

Bir hissedar, bir mahkemeden veya devlet kurumundan genel kurul toplantısına çağrıda bulunmasını veya müdahale etmesini isteyemez.

Halka açık bir şirketin hissedarları, aşağıdakilerden biri tarafından talep edildiğinde şirketin Genel Kurulunda oylanacak bir kararın şirketten dağıtılmasını isteyebilir:

• O Genel Kurulda karar üzerinde oy kullanma hakkı bulunan tüm hissedarların toplam oy haklarının en az %5’ini temsil eden hissedarlar.
• O toplantıda karar üzerinde oy kullanma hakkı olan ve hissedar başına ortalama en az 100 sterlin (GBP) ödenmiş hisselere sahip 100 hissedar.

Halka kapalı veya halka açık bir şirketin hissedarları ayrıca, toplantıda ele alınacak önerilen bir kararda (veya başka bir konuda) atıfta bulunulan bir konuda 1.000 kelimeden fazla olmayan bir beyanı (gündem maddesi) şirketin diğer hissedarlara dağıtmasını isteyebilir. Böyle bir talepte bulunmak için gereken hissedarlık seviyeleri yukarıdaki ile aynıdır.

Büyük borsalarda işlem gören halka açık şirketlerde, kurumsal yönetim yönergeleri, şirketleri, özellikle potansiyel olarak çekişmeli kararlar ile ilgili olarak, hissedarlarıyla ilişki kurmaya teşvik eder. Ancak, fiyata duyarlı bilgiler seçici bir şekilde açıklanmamalıdır.

Hissedarlar, toplantı gündemini belirleyen toplantı bildirimini alırlar. Halka açık bir şirket için, bildirim ayrıntılıdır ve önerilen çözümlerin açıklamalarını içerir. Daha fazla bilgi sağlayan ayrı bir sirküler de olabilir. Bazı durumlarda, hissedarlar, kararların ilgili olduğu belgelerin bir kopyasını (veya tanımını) da alırlar (örneğin, şirketin yıllık hesapları veya bir yöneticinin uzun vadeli hizmet sözleşmesi). Sonuç olarak, hissedarların daha fazla ayrıntı istemesi olası değildir.

Pay sahibi, toplantıda yeni bir karar ekleyemez veya karar değiştiremez.

Herhangi bir hissedar, bir genel kurul tarafından alınan kararlara usule ilişkin gerekçelerle (örneğin, toplantının uygun şekilde bildirilmemesi veya yetersiz bir toplantının yapılmaması) itiraz edebilir. Ancak, koşullara bağlı olarak, bu kararlar yine de uygulanabilir olabilir. Örneğin, kasıtlı olarak bildirimde bulunulmaması toplantıda alınan kararları geçersiz kılacaktır, ancak tesadüfi başarısızlık bu kararları geçersiz kılmayabilir.

Toplantıya katılan ve oy kullanan pay sahibi, toplantıda itiraz edilmediği halde karar çıkmadığını iddia edemez.

Bir kararın azınlık hissedarlarına haksız yere zarar vereceği düşünülürse, bir hissedar “haksız fiil (unfair prejudice)” iddiasında bulunabilir. Böyle bir davanın açılması için asgari bir hissedarlık düzeyi yoktur. Haksız davranışın giderilmesi için bir dilekçe için herhangi bir sınırlama süresi uygulanmaz. Ancak, mahkemenin tazmin edilip edilmeyeceği konusunda takdir yetkisi vardır.

Kote edilmiş bir şirketin (yani, Resmi Kotasyonda listelenen hisseleri olan bir şirketin) hissedarları, bir genel kurulda alınan veya yapılacak herhangi bir anket hakkında bağımsız bir değerlendiricinin rapor vermesini isteyebilir. Talep aşağıdakilerden biri tarafından yapılmalıdır:

• Anketin ilgili olduğu konuda oy kullanma hakkına sahip tüm hissedarların toplam oy haklarının en az %5’ini temsil eden hissedarlar.
• Bu konuda oy kullanma hakkı olan ve şirkette hissedar başına ortalama en az 100 GBP ödenmiş hisseleri olan en az 100 ortak.

Bağımsız değerlendiricinin raporu aşağıdaki hususları içermelidir:

• Benimsenen hukuki süreçlerin yeterliliği.
• Kullanılan oyların adil ve doğru bir şekilde rapor edildiği ve sayıldığı.
• Herhangi bir vekil atamasının geçerliliğinin adil bir şekilde değerlendirildiği.
• Toplantı duyurusunun, düzenleme hükümlerine uygunluğu.

Toplantının bir tür usulsüzlüğe maruz kaldığı durumlarda, bir hissedar genellikle bu konuyu şirketin yönetim kuruluna iletir. Yönetim kurulu işbirliği yapmayı reddederse, pay sahibi mahkemeden şirketin toplantıda alınan kararlara itibar etmesinin önlenmesine karar verilmesini isteyebilir. Toplantı yapılmamışsa, pay sahibi şirketten toplantının ertelenmesini isteyebilir veya toplantının yapılmaması için çare (ihtiyati tedbir gibi) isteyebilir.

Genel kurul kararına itiraz etmek için belirli bir yasal süre sınırı yoktur, ancak toplantı tarihi ile itiraz arasındaki sürenin uzunluğu mevcut çözümler üzerinde bir etkiye sahip olabilir. Ancak, belirli kararlarla ilgili olarak alınan önlemler için zaman sınırları vardır. Örneğin, şirket hisselerinin geri alınması veya satın alınması için sermayeden yapılan ödemeyi onaylayan bir kararı iptal etmek için bir başvuru, kararın alınmasından sonraki beş hafta içinde yapılmalıdır.

* Bu yazıda yer alan görüşler yazarına ait olup çalıştığı kurumu bağlamaz, yazarın çalıştığı kurum veya göreviyle ilişki kurulmak suretiyle kullanılamaz. Yazıdaki tüm hatalar, kusurlar, noksanlıklar ve eksiklikler yazarına aittir.

Yazı için yararlanılan başlıca kaynaklar şunlardır:

• Neal Watson and Beliz McKenzie, Shareholders’ Rights in Private and Public Companies in the UK (England and Wales): Overview, 1 Jul 2022, < https://uk.practicallaw.thomsonreuters.com/5-613-3685?transitionType=Default&contextData=(sc.Default)&firstPage=true > erişim tarihi 01 Ağustos 2022
• Listed Companies: Holding Shareholder Meetings in 2021, 12 April 2021, < https://www.wfw.com/articles/listed-companies-holding-shareholder-meetings-in-2021/ > erişim tarihi 01 Ağustos 2022
• General meetings, < https://www.companylawclub.co.uk/law-on-company-general-meetings > erişim tarihi 01 Ağustos 2022
• Companies Act 2006 in UK, < https://www.legislation.gov.uk/ukpga/2006/46/contents > erişim tarihi 01 Ağustos 2022

Yavuz Akbulak

1966 yılında, Gence-Borçalı yöresinden göç etmiş bir ailenin çocuğu olarak Ardahan/Çıldır’da doğdu [merhume Anası (1947-10 Temmuz 2023) Erzurum/Aşkale; merhum Babası ise Ardahan/Çıldır yöresindendir]. 1984 yılında yapılan sınavda Gazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü kazandı. 1985 yılında Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümüne yatay geçiş yaptı ve 1988’de Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü birincilikle, Fakülteyi ise 11’inci olarak bitirdi.
1997 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nin Denver şehrinde yer alan ‘Spring International Language Center’da; 65’inci dönem müdavimi olarak 2008-2009 döneminde Milli Güvenlik Akademisi’nde (MGA) eğitim gördü ve MGA’dan dereceyle mezun oldu. MGA eğitimi esnasında ‘Sınır Aşan Sular Meselesi’, ‘Petrol Sorunu’ gibi önemli başlıklarda bilimsel çalışmalar yaptı.
Türkiye’de Yatırımların ve İstihdamın Durumu ve Mevcut Ortamın İyileştirilmesine İlişkin Öneriler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü);
Türk Sosyal Güvenlik Sisteminde Yaşanan Sorunlar ve Alınması Gereken Önlemler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü, Sevinç Akbulak ile birlikte);
Kayıp Yıllar: Türkiye’de 1980’li Yıllardan Bu Yana Kamu Borçlanma Politikaları ve Bankacılık Sektörüne Etkileri (Bankalar Yeminli Murakıpları Vakfı Eser Yarışması, Övgüye Değer Ödülü, Emre Kavaklı ve Ayça Tokmak ile birlikte);
Türkiye’de Sermaye Piyasası Araçları ve Halka Açık Anonim Şirketler (Sevinç Akbulak ile birlikte) ve Türkiye’de Reel ve Mali Sektör: Genel Durum, Sorunlar ve Öneriler (Sevinç Akbulak ile birlikte) başlıklı kitapları yayımlanmıştır.
Anonim Şirketlerde Kâr Dağıtımı Esasları ve Yedek Akçeler (Bilgi Toplumunda Hukuk, Ünal TEKİNALP’e Armağan, Cilt I; 2003), Anonim Şirketlerin Halka Açılması (Muğla Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Tartışma Tebliğleri Serisi II; 2004) ile Prof. Dr. Saim ÜSTÜNDAĞ’a Vefa Andacı (2020), Cilt II, Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler (2021), Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler II (2021), Sosyal Bilimlerde Güncel Gelişmeler (2021), Ticari İşletme Hukuku Fasikülü (2022), Ticari Mevzuat Notları (2022), Bilimsel Araştırmalar (2022), Hukuki İncelemeler (2023), Prof. Dr. Saim Üstündağ Adına Seçme Yazılar (2024), Hukuka Giriş (2024) başlıklı kitapların bazı bölümlerinin de yazarıdır.
1992 yılından beri Türkiye’de yayımlanan otuza yakın Dergi, Gazete ve Blog’da 2 bin 500’ü aşan Telif Makale ve Telif Yazı ile tamamı İngilizceden olmak üzere Türkçe Derleme ve Türkçe Çevirisi yayımlanmıştır.
1988 yılında intisap ettiği Sermaye Piyasası Kurulu’nda (SPK) uzman yardımcısı, uzman (yeterlik sınavı üçüncüsü), başuzman, daire başkanı ve başkanlık danışmanı; Özelleştirme İdaresi Başkanlığı GSM 1800 Lisansları Değerleme Komisyonunda üye olarak görev yapmış, ayrıca Vergi Konseyi’nin bazı alt çalışma gruplarında (Menkul Sermaye İratları ve Değer Artış Kazançları; Kayıt Dışı Ekonomi; Özkaynakların Güçlendirilmesi) yer almış olup; halen başuzman unvanıyla SPK’da çalışmaktadır.
Hayatı dosdoğru yaşamak ve çalışkanlık vazgeçilmez ilkeleridir. Ülkesi ‘Türkiye Cumhuriyeti’ her şeyin üstündedir.