Japon Kurumsal Yönetim Sistemi*

“Bilgili bir ahmak, cahil bir ahmaktan daha ahmaktır.”

Jean-Baptiste Poquelin/Molière (Fransız yazar; 1622-1673)

1. Kurumsal yönetimin yasal kaynakları

Japonya’da kurumsal yönetimin ana kaynakları aşağıdaki gibidir:

1.1. Düzenleyici kaynaklar (regulatory sources)

1. 2005 tarihli Şirketler Yasası: Bu yasa, alt düzenlemeleriyle beraber, yönetim kurulu üyeleri, yönetim organları, kamuyu aydınlatma vb. hak ve yükümlükler ile ilgili olarak bir şirketin uyması gereken temel ilkeleri ortaya koymaktadır. Bu yasa uyarınca;

a) Büyük şirketlerde [large companies (sermayesi 500 milyon Japon yeni ve üzeri veya toplam borç tutarı 20 milyar Japon yeni ve üzeri olan şirketler)] yönetim kurulu,

b) Denetim ve Gözetim Kurulu bulunan şirketler (companies with an audit and supervisory committee) ve

c) Üç komiteye sahip şirketler (companies with three committee)

için temel politikalar oluşturulmak zorundadır.

2. 1948 tarihli Finansal Araçlar ve Borsa Yasası (Financial Instruments and Exchange Act): Bu yasa, borsada işlem gören şirketlerin, yıllık menkul kıymet raporları veya üç aylık raporlar düzenleyerek, önemli bilgileri olağanüstü raporlar marifetiyle zamanında kamuya açıklayarak ve iç kontrol raporları sunarak kurumsal yönetime ilişkin hususları açıklamalarını gerektirmektedir.
3. Japon Borsası menkul kıymetler kotasyon yönetmeliği: Bu yönetmelik uyarınca, borsada işlem gören şirketler için temel kurumsal yönetim koşulları şöyledir:

a) Kurumsal yönetim raporlarının sunulması,

b) Ortaklarla çıkar çatışması olmayan, şirket dışı direktör veya şirket dışı yasal denetçi olarak tanımlana en az bir bağımsız üyenin seçilmesi ve kamuya duyurulması.

1.2. Düzenleyici olmayan kaynaklar (non-regulatory sources)

1. Her şirketin esas sözleşmesi (articles of incorporation) ve diğer iç düzenlemeleri (internal regulations): Japon Şirketler Yasası uyarınca tüm anonim şirketlerin, organlar ve yönetici sayıları da dahil olmak üzere kurumsal yönetimlerini düzenleyen esas sözleşme oluşturmaları zorunludur. Ayrıca, borsada işlem gören birçok şirketin yönetim kurulu toplantıları veya diğer önemli toplantılarla ilgili başka iç düzenlemeleri de bulunmaktadır.
2. Japon Kurumsal Yönetim Yasası (Japan’s Corporate Governance Code): Japon Borsası ve Finansal Hizmetler Kurumu FSA tarafından oluşturulan Kurumsal Yönetim Yasasına İlişkin Uzmanlar Konseyince yayımlanan İlkeler de, Japonya’daki borsalarda işlem gören şirketlerin etkin kurumsal yönetimi bakımından temel ilkeleri sunmaktadır.
3. Yatırımcı gruplarınca sağlanan vekaleten oy kullanma ölçütleri (proxy voting criteria): sorumlu Kurumsal Yatırımcılara İlişkin İlkelerin etkisi altındaki Emeklilik Fonları Birliği dahil olmak üzere bazı yatırımcı grupları da, borsada işlem gören şirketlerin kurumsal yönetimini etkileyen vekaleten oy kullanma ölçütlerini sağlamaktadır.

2. Yasal çerçeve esasları

Genel olarak, Japonya’daki şirketler Şirketler Yasası (Companies Act of Japan) tarafından düzenlenmektedir. Borsaya kote şirketler ayrıca Finansal Araçlar ve Borsa Kanunu (FIEL) ve her bir menkul kıymet borsası tarafından çıkarılan Menkul Kıymetler Borsası Kotasyon Yönetmelikleri (Securities Listing Regulations; SLRs) tarafından düzenlenmektedir. Menkul kıymet borsaları bu düzenlemeleri yayınlarken genellikle Japonya’nın en büyük menkul kıymetler borsası olan Tokyo Menkul Kıymetler Borsası (Tokyo Stock Exchange-TSE) tarafından yayınlanan SLR’leri takip ederler.

Bir şirketin Şirketler Yasasını ihlal etmesi durumunda, ihlal edilen özel hükme bağlı olarak, bir şirketin hissedarları veya alacaklıları genellikle şirkete karşı dava açma hakkına sahiptir. Japonya Finansal Hizmetler Kurumu (Financial Services Agency of Japan-FSA) da, FIEL’in uygulanmasından sorumludur ve ihlal edilen özel hükme bağlı olarak, belirli ihlallerle bağlantılı olarak para cezaları, hapis cezaları veya her ikisini birden uygulayabilir. SLR’ler, geçerli düzenlemeyi yayınlayan belirli menkul kıymetler borsası tarafından uygulanır.

3. Genel kurul (sanal hissedarlar toplantısı; virtual shareholders’ meeting)

Yöneticilerin ve hissedarların genellikle şahsen katıldığı geleneksel fiziksel toplantıların aksine, sanal hissedar toplantıları Covid-19 pandemisi sonrasında büyük ilgi görmüştür. Sanal bir genel kurul, hissedarların çevrimiçi sohbet, e-posta, telefon konferansı ve video konferans sistemleri veya diğer elektronik veya sanal yollarla katılımına izin verilen bir genel hissedarlar toplantısıdır. Sanal genel kurul kavramı, hissedarların toplantılara şahsen veya elektronik veya sanal yollarla katılmakta özgür oldukları hibrit hissedar toplantılarını da içermektedir.

3.1. Hibrit genel kurul toplantısı (hybrid shareholders’ meeting)

Japonya’da Covid-19’un başlangıcından bu yana hibrit hissedarlar toplantıları önerilmiştir. Ekonomi, Ticaret ve Sanayi Bakanlığı (Ministry of Economy, Trade and Industry-ODTÜ) tarafından, Şubat 2020’de “Hibrit Hissedarlar Toplantıları Uygulama Rehberi” (Guide to Implementing Hybrid Shareholders Meetings) çıkarılmıştır. Uygulama Rehberi, hibrit genel kurul toplantılarına ilişkin yasal ve pratik konuları dikkate alan “Yeni Dönem Genel Kurul Prosedürleri Çalışma Grubu”nun (Study Group on Shareholders Meetings Procedures in the New Era) tavsiyelerine dayanmaktadır. Ardından, Şubat 2021’de Uygulama Kılavuzu (Implementation Guide) hazırlanmıştır.

Hibrit hissedarlar toplantıları, bulundukları yer nedeniyle toplantılara bizzat katılmayı zor bulabilecek hissedarların katılımını kolaylaştırmaktadır.

Bu kavram altında, hissedarlar toplantılarının iki alt grubu bulunduğuna dikkat edilmelidir:

• Hibrit gözlemci tipi sanal hissedar toplantıları (hybrid observer-type virtual shareholders’ meetings) ve
• Hibrit katılım tipi sanal hissedar toplantıları (hybrid attendance-type virtual shareholders’ meetings).

3.2. Gözlemci tipi toplantılar (observer-type meetings)

Gözlemci tipi toplantı, hissedarların yasal anlamda “katılım” olarak kabul edilmeyeceği, ancak hissedarların toplantı tutanaklarını elektronik veya sanal araçların kullanımına izin veren bir toplantıdır. Gözlemci tipi toplantılara katılan pay sahipleri hukuken “katılımda” (attendance) sayılmayacağından, bu tür toplantılar genellikle usul açısından sorun yaratmaz ve kabul edilmesi kolaydır. Borsada işlem gören şirketler tarafından Haziran 2020’de gerçekleştirilen genel kurul toplantılarının 100’den fazlası gözlemci tipi toplantılardır.

3.3. Katılım tipi toplantı (attendance-type meeting)

Katılım tipi toplantı ise, pay sahiplerinin fiziki katılımının yanı sıra elektronik veya sanal ortamda pay sahiplerinin yasal anlamda katılımına da izin veren bir toplantıdır. Bu tür toplantılarda sanal katılım da yasal katılım olarak kabul edildiğinden, iletişim veya sistem arızaları nedeniyle katılımın kesintiye uğradığı durumlar, sanal olarak katılan pay sahiplerinin nasıl hareket etmesi gerektiği, toplantıda oy hakları ve pay sahiplerinin soru ve önerilerine nasıl yanıt verileceği gibi belirli konuların nasıl ele alınması gerektiğinin dikkate alınması gerekmektedir. Katılım tipi toplantılar uygulama açısından daha fazla sorun içerdiğinden, halka açık şirketlerin Haziran 2020’de gerçekleştirdiği genel kurul toplantılarının ondan daha azı bu formatta gerçekleştirilmiştir.

3.4. Yalnızca sanal hissedarlar toplantısı (virtual-only shareholders’ meeting)

Sanal türdeki pay sahipleri toplantıları, yönetim kurulu üyelerinin ve pay sahiplerinin hukuki anlamda sadece elektronik veya sanal olarak katıldıkları genel kurullardır. Şu anda Japonya’da, Şirketler Yasası genel olarak hissedar toplantıları için fiziksel bir yer gerektirdiği anlaşılmakta ve bu nedenle yalnızca sanal hissedar toplantılarına izin verilmemektedir.

4. Yönetim kurulu yapısı

Japon şirketleri genellikle tek katmanlı bir yönetim kurulu yapısı kullanmaktadır. Şirketler Yasası uyarınca, bir şirket bir yönetim kuruluna sahip olmamayı seçebilse de, tipik yönetim yapısı biçimi, yönetim kurulunun karar verme yetkisine sahip olduğu yönetim kuruluna sahip şirketlerdir.

Yönetim kurulu olan bir şirketin üç veya daha fazla yöneticisi olması gerekmektedir. Komiteleri olan bir şirketin ve denetim komitesi olan bir şirketin de bir yönetim kurulu olması ve bu nedenle üç veya daha fazla yöneticiye sahip olması gerekir. Hiçbir yöneticinin şirket çalışanlarının temsilcisi olması gerekmemektedir.

Komiteleri olan bir şirket ve denetim komitesi olan bir şirket dışında, yönetim kurulu olan bir şirketin genellikle bir kurumsal denetçiye sahip olması gerekir. Komiteleri olan bir şirkette, yönetim kurulu şirketin yönetimi üzerinde karar verme yetkisine sahip olabilirken, genellikle bu yetkinin önemli bir kısmını üst düzey yöneticilere devreder ve üst düzey yöneticiler şirket yönetim kararlarını yürütmekten sorumludur.

Denetim komitesi olan bir şirkette, yönetim kurulunun temel rolü, temel yönetim politikasını belirlemek, iç kontrol sistemini geliştirmek ve temsilci direktörler ve diğer icra direktörleri dahil olmak üzere diğer direktörler tarafından işlerin yürütülmesini denetlemektir. Önemli varlıkların elden çıkarılması veya devralınması gibi önemli iş kararlarının yönetim kurulu tarafından alınması gerekmesine rağmen, hissedarları şirket sözleşmeleri aracılığıyla yönetim kurulunun bu kararları temsilci direktörler veya temsilci direktörler gibi bireysel direktörlere devretmesini sağlayabilir. Ayrıca, yönetim kurulu çoğunluğunun dış direktörlere ait olması durumunda, yönetim kurulu bu kararları temsilci direktörler veya diğer icra direktörleri gibi bireysel direktörlere devredebilir.

Kurumsal denetçisi ve yönetim kurulu (Japon şirketlerinde tipiktir) bulunan bir şirkette, yönetim kurulu genellikle günlük operasyonlarla ilgili belirli konulardaki kararları temsilci direktörler veya diğer icra direktörleri gibi bireysel direktörlere devreder. Ancak, yönetim kurulu, aşağıdakiler dahil olmak üzere, belirli önemli şirket konularını bireysel direktörlere devredemez:

• Önemli varlıkların elden çıkarılması veya elde edilmesi;
• Önemli borç üstlenilmesi;
• Yöneticiler de dahil olmak üzere önemli çalışanların seçilmesi veya görevden alınması;
• Adil bir fiyattan hisse ihraç edilmesi ve
• Denetlenmiş mali tabloların onaylanması.

Yöneticiler, hissedarlar toplantısında alınan bir kararla seçilir. Bir kurumsal denetçi ve bir yönetim kurulu bulunan halka açık bir şirkette, yönetim kurulu genellikle yöneticileri en fazla iki yıllık görev süreleri için aday gösterir. Genel olarak yöneticiler, görevlerini tüm kanun ve yönetmeliklere, genel kurul kararlarına, esas sözleşmeye sadık kalarak, basiretli bir yöneticinin özeni göreviyle yerine getirirler.

Yukarıdakilere ek olarak, Japonya’daki ticari yargı kuralına göre, gerçeklerin tanınmasında önemli ve dikkatsizce yapılan hatalar veya yöneticinin karar verme sürecinin ve içeriğinin bir yönetim uzmanı tarafından belirlendiği üzere özellikle mantıksız veya uygunsuz olması yüzünden bir yönetici şirkete zarar veren belirli bir karar vermiş olsa bile, müdür, ilke olarak, ihtiyatlı bir yöneticinin sorumluluğunu yerine getirmiş sayılır.

5. Denetim/Denetçiler

Kurumsal denetçisi olan bir şirkette, kurumsal denetçi, mali tabloların hazırlanması da dahil olmak üzere, yöneticilerin görevlerinin yerine getirilmesini denetler. Bir şirketin kurumsal denetim kurulu varsa, şirketin üç veya daha fazla kurumsal denetçiye sahip olması ve bunların yarısından veya daha fazlasının kurumsal denetçiler dışında olması gerekir. Kurumsal denetçilerin bağımsızlığını sağlamak için, görev süreleri, seçimlerinden sonraki dört yıl içinde sona eren en son mali yıla ait yıllık hissedarlar toplantısının sonuçlanmasına kadar devam etmelidir.

Komiteleri olan bir şirketin kurumsal denetçisi yoktur. Bunun yerine, görev süreleri (en fazla) bir yıl olan yöneticilerden oluşan denetim komitesi, mali tabloların hazırlanması da dahil olmak üzere, yöneticilerin görevlerinin yerine getirilmesini denetler. Benzer şekilde, denetim komitesi olan bir şirketin kurumsal denetçisi yoktur. Görev süreleri (en fazla) iki yıl olan yöneticilerden oluşan bir denetim komitesi bulunan bir şirkette, denetim komitesi, mali tabloların hazırlanması da dahil olmak üzere, yöneticilerin görevlerinin yerine getirilmesini denetlemekten sorumludur.

Ayrıca, büyük bir şirket ve komiteleri olan bir şirketin, ya yeminli mali müşavir ya da denetim firması olması gereken bir muhasebe denetçisine sahip olması gerekir. Bir muhasebe denetçisinin görev süresi, seçilmesinden sonraki bir yıl içinde sona eren en son mali yıla ait yıllık hissedarlar toplantısının sonuçlanmasına kadar devam etmelidir.

6. Kamuyu aydınlatma

6.1. Mali raporlama ve hesap verebilirlik

Bir temsilci direktör veya temsilci icra memuru, her mali yılın sonundan itibaren üç ay içinde mali tabloları hazırlamak zorundadır. FIEL kapsamında bir menkul kıymet raporu hazırlaması gereken büyük bir şirket (örneğin, borsada işlem gören şirket), Şirketler Yasası uyarınca konsolide mali tablolar hazırlar. Ancak, FIEL, borsaya kote tüm şirketlerin, konsolide mali tabloları (FIEL altında konsolide edilecek herhangi bir bağlı kuruluşu yoksa) ve ayrıca üç aylık bir raporu içeren bir menkul kıymetler raporu hazırlamasını şart koşmaktadır.

Yönetim kurulu olan bir şirket, yıllık genel kurul toplantısının çağrı bildirimine mali tabloları ve iş raporlarını da ekler. FIEL uyarınca, borsada işlem gören bir şirketin, mali yılının bitiminden itibaren üç ay içinde menkul kıymetler raporunu sunması gerekmektedir.

6.2. Hissedarlarla iletişim/Yatırımcı ilişkileri

Şirketler Yasası uyarınca, bir hissedar tarafından hissedarlar toplantısında bir soruşturma yapılırsa, yöneticiler, kurumsal denetçiler ve üst düzey yöneticiler, hissedarlar toplantısının gündemine ilişkin belirli konuları yeterince açıklamak zorundadır. Yatırımcı ilişkilerini geliştirmek için hissedar toplantıları sırasında soru-cevap oturumları artık Japonya’da aktif olarak teşvik edilmektedir. Ayrıca, borsada işlem gören Japon şirketleri, yatırımcılarla finansal tablolar ve ilgili konular hakkında genellikle gayri resmi toplantılar yapmaktadır.

7. Hissedar hak ve yetkileri

7.1. Oy hakları (voting rights)

Genel olarak bir şirket, sahip olunan hisselerin türüne ve sayısına bağlı olarak hissedarlarına eşit davranmak durumundadır; dolayısıyla her bir pay aynı tutarda oy hakkına sahiptir. Bununla birlikte, Şirketler Yasası aşağıdaki istisnalara izin vermektedir:

• Genel kurul toplantısı için gündem maddesi önerme,
• Muhasebe defterlerini inceleme,
• Şirketin feshi için mahkemeye başvurma,
• Farklı muamele gibi belirli azınlık hissedarlarının hakları,
• Kapanan şirketlerdeki her bir hissedar için, temettü hakları veya kalan varlıkların ortaklara dağıtımı veya esas sözleşme hükmü uyarınca genel kurulda oy kullanma hakkı.

Şirketler Yasası uyarınca, aşağıdakiler de dahil olmak üzere belirli konular için genel kurul onayı gerekir:

• Esas sözleşme maddelerinin değiştirilmesi;
• Birleşme, kurumsal bölünme, kanuni hisse değişimi, kanuni hisse devri, iş devri ve müseccel sermayenin azaltılması;
• Yöneticilerin ve kurumsal denetçilerin seçilmesi veya görevden alınması ve
• Temettü kararları (şirketin bir muhasebe denetçisi ve bir kurumsal denetim kurulu veya komitesi varsa ve müdürlerinin görev süresi bir yıldan fazla değilse, kar dağıtımı yetkisi, esas sözleşmeyle yönetim kuruluna devredilebilir).

7.2. Muhalif hissedar hakları (rights of dissenting shareholders)

Şirketler Yasası’nda özel olarak sıralanan gündem önerisine, bazı maddelerde yapılacak değişiklikler, bazı birleşme ve devralmalar gibi itirazda bulunan hissedarlar, şirketin paylarını adil bir fiyattan satın almasını talep edebilirler. Bu bedel, taraflar (yani şirket ve muhalif hissedarlar) arasında yapılacak müzakere yoluyla veya mahkeme kararı ile belirlenir. Yürürlük tarihinden itibaren 30 gün içinde talepte bulunulur ve taraflar pay bedeli konusunda anlaşmaya varamazlarsa, muhalif hissedarlar veya şirket, süre içinde adil bir fiyatın belirlenmesi için mahkemeye başvurabilir; bu, ilk 30 günlük sürenin bitiminden itibaren 30 gündür.

Bir davada, Yüksek Mahkeme, ortak bir hisse devrinin (Şirketler Yasası uyarınca iki veya daha fazla şirketin yeni bir holding şirketi oluşturduğu) görevdeşlik/sinerji yaratması halinde, değerleme işlemleri kapsamında adil bir fiyat belirlemek için bir çerçeve sunmuştur. Bu kararda Mahkeme şu tespitlerde bulunmuştur:

a) Adil bir fiyat, genel olarak, hisse devrinde belirlenen hisse devir oranının, hissedarın hissenin geri alınması için şirkete talepte bulunduğu tarihte hissenin sahip olması gereken adil değer olmalıdır ve

b) Bir hisse devrinin genel olarak adil kabul edilen izlekler/prosedürler yoluyla yürürlüğe girmesi durumunda, hissedarların genel kurulda makul kararlar almalarını engelleyen özel durumlar olmadıkça hisse devir oranı adil olarak görülmelidir.

Şirketler Yasası uyarınca, bir hissedar, şirketin hisselerini art arda altı ay veya daha fazla süreyle elinde bulunduruyorsa, şirketten diğerlerinin yanı sıra, şirkete olan yükümlülüklerinden dolayı yöneticiler veya kurumsal denetçiler için dava açmasını talep edebilir. Şirket, ilgili pay sahibinden talebin kendisine ulaşmasından itibaren 60 gün içinde dava açmazsa pay sahibi şirket adına dava açabilir.

Şirketler Yasası uyarınca, bir hissedar tarafından genel kurul toplantısında bir soruşturma yapılırsa, yöneticiler, kurumsal denetçiler ve üst düzey yöneticiler, genel kurul toplantısının gündemine ilişkin konuları yeterince açıklamak zorundadır. Yatırımcı ilişkilerini geliştirmek için genel kurul toplantıları sırasında soru-cevap oturumları artık Japonya’da aktif olarak teşvik edilmekte; ayrıca, borsada işlem gören Japon şirketleri, yatırımcılarla finansal tablolar ve ilgili konular hakkında genellikle gayri resmi toplantılar yapmaktadırlar.

* Bu yazıda yer alan görüşler yazarına ait olup çalıştığı kurumu bağlamaz, yazarın çalıştığı kurum veya göreviyle ilişki kurulmak suretiyle kullanılamaz. Yazıdaki tüm hatalar, kusurlar, noksanlıklar ve eksiklikler yazarına aittir.

Yazı başlığı kapsamında yararlanılan kaynaklar şunlardır:

• Mitsuhiro Harada, Tatsuya Nakayama and Yohei Omata, The Corporate Governance Review: Japan, 17 March 2022, < https://thelawreviews.co.uk/title/the-corporate-governance-review/japan > erişim tarihi 17 Haziran 2022
• Yoshitaka Sakamoto, Tsunemichi Nakano, Michi Yamagami and Hideo Tsukamoto, Corporate Governance 2021, June 22, 2021, < https://practiceguides.chambers.com/practice-guides/corporate-governance-2021/japan/trends-and-developments > erişim tarihi 17 Haziran 2022
• Nobuya Matsunami and Kaoru Tatsumi, Corporate Governance Laws and Regulations Japan: 2021-2022, 26/08/2021, < https://iclg.com/practice-areas/corporate-governance-laws-and-regulations/japan > erişim tarihi 17 Haziran 2022
• Japan’s Corporate Governance Code, Tokyo Stock Exchange, June 11, 2021, < https://www.jpx.co.jp/english/news/1020/b5b4pj0000046kxj-att/b5b4pj0000046l0c.pdf > erişim tarihi 17 Haziran 2022
• Key Points Concerning the Revision to Japan’s Corporate Governance Code, Dec 10, 2021, < https://www.winston.com/en/thought-leadership/key-points-concerning-the-revision-to-japans-corporate-governance-code.html > erişim tarihi 17 Haziran 2022