ABD Hukuku Bağlamında “Esas/Ana Sözleşme” ve İçeriğinde Bulunması Gerekenler

Bir şirket birileri için doğru türde bir iş yapısıysa, muhtemelen “esas/ana sözleşme” (articles of incorporation) terimiyle karşılaşılmıştır. Bunlar şirket kurmanın gerekli bir parçasıdır. İşletmeyi yasal varlığa kavuşturur, yapısını ve amacını genel olarak çizer, sınırlı sorumluluğunu belirler ve hukuk ve iş camiasına şirket hakkında temel bilgileri sağlar. Bu nedenle bunlar büyük önem taşır ve herhangi bir küçük işletme sahibinin yanılmak isteyeceği bir şey değildir.

Bu makalede, [Amerika Birleşik Devletleri (ABD) hukuku bağlamında] küçük işletme sahiplerinin sıklıkla sorduğu diğer bazı genel sorular yanıtlanmadan önce, esas/ana sözleşmenin ne olduğu, neler içerdiği ve bunların neden gerekli olduğu konusunda yol gösterilecektir.

1. Esas/Ana Sözleşme

1.1. Genel olarak

Ana sözleşme, bir şirketin kuruluşunu/oluşumunu belirleyen yasal bir belgedir. Uygun hükümet yetkilisine, genellikle de bulunduğu yerdeki eyalet sekreterliğine başvurarak, resmi olarak bir şirket kurmanın temelini atarlar. Bazı eyaletlerde bunlara kuruluş belgesi, şirket belgesi veya şirket sözleşmesi (certificate of formation, certificate of incorporation, or corporate charter) denir.

Ana sözleşme, şirket kuruluşu (teşekkülü) sürecinin gerekli bir bileşenidir ve eyalete sunulduğunda ana sözleşme kamuya açık kayıt haline gelir. Burada bir şirketin temel ayrıntılarını bilmek isteyen kişilerin kullanımına açık olmaları amaçlanmıştır. Bu kişilerin şirket ile hukuki veya ticari ilişkileri olabilir, dolayısıyla eyalet sizinle düzenli ve kurallara uygun bir işlem süreci sağlamak ister. Bunlar tadil edilebilir veya değiştirilebilir, dolayısıyla sunulan sürüm kesinleşmemiştir.

Esas sözleşmeler (articles of incorporation) yalnızca anonim şirketler (corporations) için geçerliyken, işletme/faaliyet anlaşmaları (operating agreements) limited şirketler (limited liability companies) için geçerlidir. Her ikisi de iş yapısını, mülkiyeti ve diğer temel iş bilgilerini özetlemektedir, ancak bunlar farklı işletme türleri için geçerlidir ve aynı şey değildir. İç tüzükler (bylaws) ayrı ama bir şekilde bağlantılı başka bir belgedir. Ana sözleşme kamuya açık olup yasal bir çerçeve oluştururken, iç tüzükler genellikle şirket içidir ve bir kuruluşun iç işleyişi hakkında daha ayrıntılı bilgilerle ilgilenir.

1.2. Ana sözleşmeye olan ihtiyacın nedeni

Ana sözleşmenin doldurulması çoğu yargı bölgesinde şirket kuruluş sürecinin yasal bir koşuludur. Ayrıca, ana sözleşme iyi iş uygulamalarının da temelidir. Bu belgeler şirket hakkında en önemli bilgileri sağlarlar ve eyalet sekreterliğinde dosyada tutuldukları için hukuk ve iş dünyası üyelerinin, yapacak işleri olduğunda şirket ile iletişime geçmelerine yardımcı olurlar.

İşletme sahiplerinin neden bir şirket olarak kurmayı (ve dolayısıyla ana sözleşmeyi geliştirmeyi üstlenmeyi) değerli bulduğu merak ediliyorsa, bunun nedeni, bunun, önemli miktarda sermaye artırabilecek hisse senedi ihraç etmelerini sağlamasıdır. Aynı zamanda bazı vergi avantajları da sunmakta ve işletme sahiplerini kişisel sorumluluktan korumaktadır. (Hisse senedi ihraç edemeyen limited şirketler de bu avantajları sunmaktadır.)

Şimdi, ana sözleşmenin ne olduğuna dair bu anlayışla, neyin dâhil edilmesinin önemli olduğuna bakalım.

2. Ana Sözleşmede Bulunması Gerekenler

2.1. Genel olarak

Ana sözleşmede şirkete ilişkin önemli bilgiler yer almaktadır. Bunları, işletme hakkında eyalet sekreterliğinde kayıt altında tutulan, en çok bilinmesi gereken kamuya açık bilgiler (bu konuya daha sonra değinilecektir) için bir sıkça sorulan sorular veya rehber olarak düşünelim.

Ana sözleşme genellikle şunları içerir:

  • Şirket unvanı (corporation name): Bu, kurulan şirketin tam yasal adıdır. Şirket adının hiç kimse veya başka bir şey tarafından kullanılmadığından emin olunmalıdır. Bunun yapılmaması, ileride hukuki zorluklarla sonuçlanabilir.
  • Asıl adres (principal address): Kayıtlı bir temsilci tarafından yürütülen, işlem hizmetinden daha az önemli olan iletişim için birisinin sizinle iletişime geçebileceği adres kullanılmalıdır. Bazı küçük işletme sahipleri ana adresleri için bir posta kutusu kullanmayı tercih ederler. Bu, bazı yargı bölgelerinde yeterlidir ancak genellikle fiziksel bir açık adres tercih edilir. Fiziksel bir açık adres, işletmeye güvenilirlik katar, olası nakliye sorunlarını önler ve tüm yargı bölgelerinde kabul edilir.
  • Kayıtlı temsilci/mümessil (registered agent): Dava tebliğini almak üzere belirlenen kayıtlı temsilciyi veya isim ve adres de dâhil olmak üzere dava açılma bildirimini içerebilecek önemli ve resmi hükümet yazışmalarını içerir. Bu örnekte “adres” en iyi şekilde fiziksel veya sokak adresi olarak yorumlanır; burada bir posta kutusu yeterli olmayacaktır.
  • Genel işletme amacı (general business purpose): İşletmenin ne yapmak istediğini açıklayan en üst düzey hedefler belirlenmelidir. Bu şirketin amacı olarak düşünülmelidir. Çoğu kâr amacı güden şirket için genel iş amacı, hissedarlar için kâr elde etmektir. Ana sözleşmenin bu kısmı işletmenin ne yaptığına ve nasıl yönetildiğine dair iyi bir anlayış sunmalıdır. Şirket içindeki bölümlerin veya departmanların ne yaptığını detaylandıracak kadar ayrıntılı olması gerekmez.
  • Şirket türü (type of corporation): Şirketin bir S şirketi mi (veya S şirketi), C şirketi mi (C şirketi)[1] yoksa kâr amacı gütmeyen bir şirket mi olduğu belirtilmelidir.
  • Hisse senedi ayrıntıları (stock details): Hisse senedi türü, ihraç edilecek hisse sayısı ve fiyatları eklenmelidir.
  • Yönetim Kurulu (board of directors): Yönetim kurulu üyeleri belirlenmeli ve adresleri paylaşılmalıdır. Çoğu yargı bölgesi ev veya iş adresinin kullanılmasına izin verir.
  • Şirketin süresi (duration of the corporation): Kurumun faaliyet göstermesi beklenen süre yıl cinsinden belirtilir. Kurumsal türün en önemli faydası sonsuza kadar var olabilmesidir. Sahiplerinden ve kurucularından ayrı bir tüzel kişilik olarak, bir mal sahibinin paylarından vazgeçmesi, vefat etmesi vb. durumlarda dahi varlığını sürdürebilir. Ancak şirketin yalnızca belirli bir süre varlığını sürdürmesi amaçlanıyorsa, bundan bahsedilmelidir.

Ana sözleşmenin neleri içermesi gerektiği eyaletten eyalete biraz farklılık gösterir ve dâhil edilmesi gerekenler her zaman neyin dâhil edilmesinin iyi olacağına dair kapsamlı bir liste değildir. Nasıl göründüklerine ilişkin örnek kuruluş maddeleri, birçok eyalet sekreterliğinin web sitesinde bulunabilir ve yasal yazılım sağlayıcıları, sizi sözleşme maddelerini sıfırdan taslak haline getirme ihtiyacından kurtarabilecek eyalete özgü şablonlara sahip olabilir.

2.2. Ana sözleşmenin değiştirilmesi/tadili [amend or change articles of incorporation]

Ana sözleşme değiştirilebilir ve tadil edilebilir. Farklı eyaletler süreci farklı şekilde ele alır ancak genel süreç aşağıdaki gibidir:

  • Belirli değişiklik maddelerinin taslağının hazırlanması (draft specific articles of amendment): ‘Değişiklik içeren maddeler’ veya buna benzer bir belge, orijinal ana sözleşmede nelerin değiştirileceğini açıkça belirtmelidir. Bu belgenin bir şirket yetkilisi veya yöneticisinden resmi bir onay damgası alması gerekir.
  • Gerekli onayların alınması (obtain necessary approvals): Eğer şirkette bir yönetim kurulu bulunuyorsa, değişiklik maddelerinin yönetim kurulu onayına ihtiyacı olabilir. Bazı eyaletlerde hissedar onayı da istenir.
  • Değişiklik maddelerinin dosyalanması (file articles of amendment): Gerekli tüm onaylar alındıktan sonra, değişiklik sözleşmelerinin ana sözleşmeyi alan eyalet kurumuna sunulması gerekir. Bu çoğunlukla eyalet sekreterliğidir. Genellikle bu adımla ilişkili bir dosyalama ücreti vardır.
  • Uygun bildirimin sağlanması (provide appropriate notice): Bazı yargı bölgeleri, şirketlerin ana sözleşmelerindeki değişikliklere ilişkin bildirimleri yayınlamasını zorunlu kılar. Genellikle, hukuki veya ticari bir yayında yer alan sınıflandırılmış türde bir reklam bu amaca uygun olacaktır.

Ana sözleşmeyi değiştirmek zor olabilir, bu nedenle bir avukatın hizmetlerinden yararlanmak kaynakları iyi bir şekilde kullanmak olabilir. Alternatif olarak, örnekler konusunda yardımcı olması ve eyalet başına (örneğin bir Colorado şirketi ve bir Georgia şirketi için) taslak hazırlama ipuçları için çevrimiçi yasal kaynakları kullanılmalıdır.

Ana sözleşmenin ne olduğu, ne işe yaradığı ve nasıl değiştirilebileceği araştırıldıktan sonra, dosyalama süreci gibi daha temel sorulara göz atmanın zamanı gelmiştir.

3. Ana Sözleşmenin Dosyalanması

Kurucular, ana sözleşmeyi ve dosya ücretini dosyalanmak üzere eyalet sekreterliğine teslim eden kişi veya şirkettir. Çoğu durumda kurucu, şirket sahiplerinin kiraladığı bir avukattır.

Ana sözleşmede şirketin ilk yöneticilerinin belirtilmesi halinde, kurucunun görevleri başvuru anında sona erer. Şirketin ilk yöneticilerini belirlemezlerse kurucuların onları seçmesi gerekir; seçildikten sonra kurucunun görevleri sona erer. Çoğu eyalet yalnızca bir kurucuya ihtiyaç duyar, ancak bazı eyaletler üçe kadar kurucuya ihtiyaç duyar.

Ana sözleşmenin şirketin kurulduğu tarihte sunulması gerekir. Bu, yeni (yerli) şirketlerin oluşumu için 50 eyaletin tümü[2] için gereklidir. Düzgün bir şekilde dosyalanmış ana sözleşme olmadan, kurumsal ticari varlığın avantajlarından yararlanılamaz ve gelecekte ABD İç Gelir İdaresi (Internal Revenue Service-IRS) ile sorunlu bir durumda bulunulabilir ki bu hiç kimsenin isteyeceği bir şey değildir. Bununla birlikte, bir şirket kurulduğunda dosyalanan (ilk) kuruluş sözleşmeleri değişmez değildir.

Ana sözleşme, bulundukları eyaletin sekreterliğinde dosyalanır ki; bu konuda eyalet web sitelerinin ve telefon numaralarının bulunduğu rehbere[3] bakılmalıdır. Bu adımı kurucu veya kurucular gerçekleştirir ve bir dosyalama ücreti bulunmaktadır.

Ana sözleşmenin dosyalama ücreti genellikle 50 ila birkaç yüz ABD doları arasındadır. 50 eyaletin tümü dosyalama ücreti gerektirir ve en yaygın olanı 100 ABD dolarıdır. Mayıs 2024 itibarıyla Teksas en yüksek ücret olan 300 doları almaktadır. Michigan ve Colorado da dâhil olmak üzere birçok eyalet, en az 50 dolardan ücret alma konusunda berabere kalmıştır. Şirket oluşumu için popüler yerler olan eyaletlere bazı özel örnekler vermek gerekirse, Kaliforniya 150 ABD doları, Delaware 109 ABD doları ve New York 125 ABD doları ücret almaktadır. Tüm ücretler gibi dosyalama ücretleri de zamanla değişebilir, bu nedenle doğru tutara sahip olunduğundan emin olmak için kontrol edilmesi iyi bir fikirdir.

[1] “C şirketi”, ABD İç Gelir İdaresi (IRS) kurallarına göre standart (veya varsayılan) şirkettir. “S şirketi” ise, IRS’de özel bir vergi statüsü seçmiş ve bu nedenle bazı vergi avantajlarına sahip bir şirkettir. Her iki işletme yapısı da isimlerini İç Gelir Yasası’nın vergilendirildikleri kısımlarından almaktadır. C şirketleri Alt Bölüm C kapsamında vergilendirilirken, S şirketleri Alt Bölüm S kapsamında vergilendirilir. Bir şirket kurarken S şirketi statüsünü seçmek için Form 2553’ün IRS’ye sunulması ve tüm S şirket yönergelerinin karşılanması gerekir. Hem C şirketleri hem de S şirketleri tarafından paylaşılan niteliklerden bazıları şunlardır:

  • Sınırlı sorumluluk koruması (limited liability protection): Şirketler sınırlı sorumluluk koruması sunar, dolayısıyla hissedarlar (sahipler) genellikle ticari borçlardan ve yükümlülüklerden kişisel olarak sorumlu değildir. İster C şirketi olarak ister S şirketi olarak vergilendirilsin, bu doğrudur.
  • Ayrı bir tüzel kişilik (separate legal entities): Şirketler (C corps ve S corps), eyalet başvurusuyla oluşturulan ayrı tüzel kişiliklerdir.

[2] <https://www.findlaw.com/smallbusiness/incorporation-and-legal-structures/state-guide-articles-of-incorporation.html>

[3] <https://www.liveabout.com/secretary-of-state-websites-1201005>

1966 yılında, Gence-Borçalı yöresinden göç etmiş bir ailenin çocuğu olarak Ardahan/Çıldır’da doğdu [merhume Anası (1947-10 Temmuz 2023) Erzurum/Aşkale; merhum Babası ise Ardahan/Çıldır yöresindendir]. 1984 yılında yapılan sınavda Gazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü kazandı. 1985 yılında Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümüne yatay geçiş yaptı ve 1988’de Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü birincilikle, Fakülteyi ise 11’inci olarak bitirdi.
1997 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nin Denver şehrinde yer alan Spring International Language Center’da; 65’inci dönem müdavimi olarak 2008-2009 döneminde Milli Güvenlik Akademisi’nde (MGA) eğitim gördü ve MGA’dan dereceyle mezun oldu. MGA eğitimi esnasında ‘Sınır Aşan Sular Meselesi’, ‘Petrol Sorunu’ gibi önemli başlıklarda bilimsel çalışmalar yaptı.
Türkiye’de Yatırımların ve İstihdamın Durumu ve Mevcut Ortamın İyileştirilmesine İlişkin Öneriler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü);
Türk Sosyal Güvenlik Sisteminde Yaşanan Sorunlar ve Alınması Gereken Önlemler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü, Sevinç Akbulak ile birlikte);
Kayıp Yıllar: Türkiye’de 1980’li Yıllardan Bu Yana Kamu Borçlanma Politikaları ve Bankacılık Sektörüne Etkileri (Bankalar Yeminli Murakıpları Vakfı Eser Yarışması, Övgüye Değer Ödülü, Emre Kavaklı ve Ayça Tokmak ile birlikte);
Türkiye’de Sermaye Piyasası Araçları ve Halka Açık Anonim Şirketler (Sevinç Akbulak ile birlikte) ve Türkiye’de Reel ve Mali Sektör: Genel Durum, Sorunlar ve Öneriler (Sevinç Akbulak ile birlikte) başlıklı kitapları yayımlanmıştır.
Anonim Şirketlerde Kâr Dağıtımı Esasları ve Yedek Akçeler (Bilgi Toplumunda Hukuk, Ünal TEKİNALP’e Armağan, Cilt I; 2003), Anonim Şirketlerin Halka Açılması (Muğla Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Tartışma Tebliğleri Serisi II; 2004) ile Prof. Dr. Saim ÜSTÜNDAĞ’a Vefa Andacı (2020), Cilt II, Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler (2021), Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler II (2021), Sosyal Bilimlerde Güncel Gelişmeler (2021), Ticari İşletme Hukuku Fasikülü (2022), Ticari Mevzuat Notları (2022), Bilimsel Araştırmalar (2022), Hukuki İncelemeler (2023), Prof. Dr. Saim Üstündağ Adına Seçme Yazılar (2024) başlıklı kitapların bazı bölümlerinin de yazarıdır.
1992 yılından beri Türkiye’de yayımlanan otuza yakın Dergi, Gazete ve Blog’da 2 bini aşkın Telif Makale ve Yazı ile Türkçe Derleme ve Türkçe Çevirisi yayımlanmıştır.
1988 yılında intisap ettiği Sermaye Piyasası Kurulu’nda (SPK) uzman yardımcısı, uzman (yeterlik sınavı üçüncüsü), başuzman, daire başkanı ve başkanlık danışmanı; Özelleştirme İdaresi Başkanlığı GSM 1800 Lisansları Değerleme Komisyonunda üye olarak görev yapmış, ayrıca Vergi Konseyi’nin bazı alt çalışma gruplarında (Menkul Sermaye İratları ve Değer Artış Kazançları; Kayıt Dışı Ekonomi; Özkaynakların Güçlendirilmesi) yer almış olup; halen başuzman unvanıyla SPK’da çalışmaktadır.
Hayatı dosdoğru yaşamak vazgeçilmez ilkesidir. Ülkesi ‘Türkiye Cumhuriyeti’ her şeyin üstündedir.