Giriş
Mevzuata (yasal) uyumu sürdürmek [maintaining compliance] için anlaşılır ve kolay erişilebilir bir uygunsuzluk bildirim sistemi oluşturmak çok önemlidir, ancak aynı zamanda raporların sağlam ve titiz bir şekilde incelendiğinden de emin olunması gerekir. Planlama aşamasından raporun incelenmesine, soruşturmanın yönetilmesine ve takibine kadar, etkili bir yasal uyum soruşturma süreci, uygunsuz davranışların bir kuruluşu ele geçirmesinin engellenmesine, bir uyum kültürü oluşturulmasına ve başkalarının yanlış yapmaktan caydırılmasına yardımcı olur.
Danışmanlık firması Alvarez & Marsal’ın İsviçre şubesinden Penelope Lepeudry, 2023 yılı yasal uyum ortamı sorulduğunda, yüksek enflasyon ve faiz oranlarının finansal suiistimalin (kötüye kullanma ya da bozucu eylem) temellerini attığını belirtmiş ve “şirketlerin kârlılık hedeflerine ulaşması zorlaşacak ve bazıları etik çizgiyi aşmaya meyilli olacaktır. Yüksek baskı, düşük etik ve zayıf iç kontroller, dolandırıcılığın temel unsurlarıdır ve bir ‘şirketin iyiliği için’ şüpheli işlemler yapılır.” şeklinde konuşmuştur.
- Mevzuata Uyum Soruşturması Yürütmenin Temel Adımları
1.1. Soruşturma ekibinin kurulması [establish the investigation team]
Bir kuruluştaki mevzuata uyum sorunlarını kimin araştıracağının belirlenmesi gerekir. Bu hassas bir denge olabilir, ancak geniş bir uzmanlık ve deneyim yelpazesine sahip bir ekip oluşturulmalıdır. Bu ekip, liderler, çalışanlar, sendika yetkilileri, dış kuruluşlar veya diğer paydaşları içerebilir.
Araştırmanın merkezindeki konuları anlamanın yanı sıra, ekip üyelerinin analitik, güvenilir, objektif ve ısrarcı olmaları gerekir. Bir ekibin üyeleri oldukları için işbirliğinde de yetenekli olmalıdırlar.
Birçok şirket her soruşturma için aynı ekibi kullanır. Ancak, bir paydaşın heyetteki pozisyonunun çıkar çatışmasına yol açabileceği ve yerine başka bir üye bulunmasını gerektirebileceği durumlar da olabilir.
1.2. Önde gelen bir liderin atanması [appoint a leading investigator]
Ekibin bir üyesi soruşturmaya liderlik etmelidir. Bu kişi soruşturmayı denetleyecek, odaklanmış ve programa uygun şekilde yürütecektir. Lider araştırmacı, ekip içindeki rolleri belirler ve ardından bulguları bir rapor halinde toplar.
Bir sonraki görevleri, bulguları özetleyip yönetime iletmek ve sonraki adımlar hakkında onları bilgilendirmektir. Bu, sorumluluk ve analitik bir zihin gerektiren bir roldür.
1.3. Soruşturma personelinin eğitilmesi [train investigation personnel]
Soruşturma ekibinin yalnızca yasal uyum ortamını ve ülkede ve sektörde geçerli olan düzenlemelerin özelliklerini anlaması değil, aynı zamanda kuruluşun iç etik ve davranış kuralları hakkında da tam olarak bilgi sahibi olması gerekir.
Bu, ekibin bu unsurları soruşturmalarına dâhil edebilmesi ve suçun yasaya veya iç politikalara aykırı olup olmadığına dair doğru bir resim elde edebilmesi için eğitim oturumları düzenlenmesi anlamına gelir.
1.4. Soruşturma sürecinin belgelendirilmesi [document the investigative process]
Davanın nasıl çözüldüğünün kaydedileceğinden emin olunmalıdır. Uygulanan yaptırımlar ve taraflardan birinin yaptığı itirazlar da kayıtlara eklenmelidir. Bu kayıt, ortaya çıkabilecek benzer soruşturmaları bilgilendirmenin yanı sıra, gelecekteki çalışanların bir uyum ihlali sonrasında yapılan politika değişikliklerinin gerekçesini anlamalarına yardımcı olmak için de bir kayıt görevi görecektir.
- Mevzuata Uyum Raporunun İncelenmesi
2.1. Potansiyel olarak kimler dâhil olabilir?
Bir veya birden fazla kişinin davranışları hakkında bir rapor varsa, raporu incelerken kimlerin suçlandığını anlamak çok önemlidir. Bu kişilerin kimlikleri ve konumları açıkça tanımlanmalıdır. Bu, programın düzenlenmesine ve soruşturma başladığında daha iyi hedefleme yapılmasına olanak tanır.
Avrupa Birliği İhbar Direktifi[1] [EU Whistleblowing Directive] kapsamındaki bildirimler için, soruşturma süreci boyunca hakkında suç duyurusunda bulunulan herkesin isminin gizli tutulması yükümlülüğü bulunmaktadır. Direktifin kapsamına girmeyen soruşturmalar sırasında da aynısının yapılması tavsiye edilmektedir.
2.2. Raporun niteliği [nature of the report]
Raporun niteliğini anlamak, soruşturmaya kapsamlı bir şekilde hazırlanılmasına yardımcı olur. Sizi doğru mevzuata veya davranış kurallarının ilgili bölümüne yönlendirir, böylece çalışanlar için uygunsuzluğun niteliğine ilişkin yükümlülükler konusunda hafızanız tazelenebilir.
Örneğin, raporda bir yatırım firmasının çalışanının çıkar çatışması yaratan kişisel işlemler yaptığı iddia ediliyorsa, soruşturma sırasında Finansal Araç Piyasaları Direktifi-II’ne [Markets in Financials Instruments Directive-II (MiFID)] başvurulması gerekebilir.
Raporun niteliğini bilmek, aynı zamanda daha iyi sonuçlar elde edilmesine yardımcı olacak o alandaki uzmanlarla ekibin güçlendirilmesi fırsatı da verir.
2.3. Suça ilişkin zaman çizelgesi [timeline of the offence]
Suçun zaman çizelgesi, soruşturmayı birçok yönden etkiler. Birincisi, o dönemde düzenlemeler farklı olabilir, onu da hesaba katmak gerekir. İkincisi, soruşturmalarda size yardımcı olması için kime başvurulacağını etkileyebilir. O dönemde aynı departmanda çalışmış ve soruşturmaya yardımcı olabilecek bir olaya tanık olmuş eski çalışanlarla iletişime geçilmesi gerekebilir. Ayrıca olayların doğru bir zaman çizelgesi, uygunsuz davranışın gerçekleştiği döneme karşılık gelen ilgili verilerin ve kanıtların toplanmasına yardımcı olur.
- Soruşturmanın Yürütülmesi
3.1. Gerçekler ve sorulardan müteşekkil bir liste oluşturulması [create a list of facts and questions]
Rapordaki tüm gerçekleri not edip zaman çizelgesine göre düzenleyerek, olayın ne zaman gerçekleştiğine dair bir tablo oluşturulmasıyla işe başlanabilir. Bu, sanığa olan bitene dair açıklamasını alabilmek için hangi soruların sorulması gerektiğinin anlaşılmasına yardımcı olur.
Ayrıca tanıklara ve ihbarcıya sorulacak sorulara yönlendirerek, herhangi bir tutarsızlığın veya eksik bilginin giderilmesini de sağlar.
Soruşturma hakkında bilinen her şey yazılmalı ve ardından resmi tamamlamak için hangi bilgilere ihtiyaç olduğu düşünülmelidir. Bu, mülakat sorularının yanıtlanmasına ve tanık olarak kiminle iletişime geçilmesi gerektiğinin anlaşılmasına yardımcı olacaktır.
3.2. İlgili belgelerin edinilmesi [obtain relevant documents]
Bu noktada, soruşturmanın nereye gittiğine dair bir fikir elde edilecektir. Değerli bilgilere sahip olabilecek taraflarla görüşmenin yanı sıra, konuya ışık tutabilecek belgeler de aranabilir.
İhbarda bulunan kişinin iddialarını destekleyecek veya çürütecek kanıtlar bulmak için kayıtlar incelenmelidir. Bunlar, yaşananlar ile bunların uygunsuz bir davranış olup olmadığı konusunda daha iyi bir fikir edinilmesine yardımcı olacaktır.
3.3. Arka plan araştırması yapılması [conduct background research]
Kesin bir kanıt olmasa da, personel dosyaları incelenerek konuya karışan çalışanlar hakkında çok şey öğrenilebilir. Eğer sanığın geçmişte benzer suçlar işlediği tespit edilmişse, o döneme ait tutanaklar, mülakatlara gerçeğe ulaşılmasına yardımcı olacak şekilde yaklaşılmasına yardımcı olabilir.
3.4. Konuyla ilgili bilgilere sahip kişilerle görüşme [interview knowledgeable persons]
Soruşturmada hem ihbar eden kişiyle hem de sanıkla görüşülmelidir, ancak konuşulabilecek başka kişilerin de aranması iyi bir fikirdir. Bu kişiler, önemli bir şeye tanık olmuş, ancak farkında olmamış meslektaşlar olabilir.
Özellikle uzmanlık gerektiren soruşturmalarda uzmanlara danışmak da sıklıkla faydalıdır. İddia edilen suçun karmaşıklığını anlayan birini dâhil etmek, soruşturmayı yürütmek için en iyi uygulamalara dair fikir verebilir.
3.5. Soruşturma sürecinin belgelendirilmesi [document the investigative process]
Soruşturmanın her adımının hem fiziksel hem de dijital ortamda belgelendiğinden ve saklandığından emin olmak gerekir. Rapor hakkında bir karar verme aşamasında, hayal kırıklığına uğrayan taraftan tepki alınabilir ve karara giden yol net bir şekilde gösterilebilir.
Taraflardan biri dava açarsa, kendinizi güçlü bir şekilde savunabilmeniz gerekir. Ayrıca, düzenleyici otoritelere uyum ihlallerinin nasıl kontrol altına alındığını ve durdurulduğunu göstermek ve bunların tekrarlanmasını önlemek için tedbirler almak gerekebilir.
- Soruşturma Sonrası
4.1. İnceleme ve analiz [review and analyse]
Soruşturmanın sonunda, incelenip analiz edilecek çok sayıda içerik olacaktır. Bu aşamada, farklı deliller arasındaki noktalar daha iyi bir şekilde birleştirebilir ve meselenin özüne inilebilir.
Soruşturma gerektiği gibi yürütüldüyse, toplanan materyalin incelenmesi ve analizi sizi güvenebileceğiniz bir sonuca götürmelidir.
4.2. Bulguların özetlenmesi [summarise findings]
Bu bilgiler ışığında, bulgular ve kanıtlar, okuyucuların kararınızı, arkasındaki nedenleri ve bundan sonra ne yapılması gerektiğini anlamalarına yardımcı olacak açık ve güvenilir bir belgeye yazılmalıdır. Ayrıca, uyum stratejisini güçlendirmek için nasıl çalışılacağı ve bunun çalışanlara nasıl iletileceği konusunda da bilgi verilmesi önemlidir.
4.3. Bulguların raporlanması [report findings]
Bulgular ve öneriler hakkında sanık, ihbar eden kişi, olaydan etkilenen birim ve soruşturmayı denetlemekten sorumlu yönetici bilgilendirilmelidir.
AB İhbar Yönergesini uygulayan ulusal mevzuatın yetki alanına giren raporlarda, bildirimde bulunan kişiye, bildirimini yapmasından itibaren üç ay içinde geri bildirimde bulunulması gerekir.
4.4. Belgelerin çözülmesi [document resolution]
Soruşturmanın nasıl çözüldüğünün kaydedildiğinden emin olmak gerekir. Kayıtlara uygulanan yaptırımlar ve taraflardan birinin yaptığı itirazlar da eklenmelidir. Bu kayıt, ortaya çıkabilecek benzer soruşturmaları bilgilendirmenin yanı sıra, gelecekteki çalışanların bir uyum ihlali sonrasında yapılan politika değişikliklerinin gerekçesini anlamalarına yardımcı olmak için de bir kayıt görevi görecektir.
- Başarılı Yasal Uyum Soruşturmaları Yürütülmesinin İpuçları
Sonuç
Etkili bir uyum soruşturma süreci, şirket içinde bir uyumsuzluk bildirimi veya şüphesi olduğu anda başlar. Doğru ekibi kurmayı, duruma objektif yaklaşmayı, kanıtları titizlikle incelemeyi ve süreci titizlikle belgelemeyi içerir. Ardından bulgular raporlanabilir ve kuruluş için sonraki adımlar üzerinde çalışılabilir.
[1] < https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2019/1937/oj/eng > [metne, çeviren tarafından iliştirilmiştir].
Yavuz Akbulak
1966 yılında, Gence-Borçalı yöresinden göç etmiş bir ailenin çocuğu olarak Ardahan/Çıldır’da doğdu. 1984 yılında yapılan sınavda Gazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü kazandı. 1985 yılında Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümüne yatay geçiş yaptı ve 1988’de Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü birincilikle, Fakülteyi ise 11’inci olarak bitirdi.
1997 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nin Denver şehrinde yer alan ‘Spring International Language Center’da; 65’inci dönem müdavimi olarak 2008-2009 döneminde Milli Güvenlik Akademisi’nde (MGA) eğitim gördü ve MGA’dan dereceyle mezun oldu. MGA eğitimi esnasında ‘Sınır Aşan Sular Meselesi’, ‘Petrol Sorunu’ gibi önemli başlıklarda bilimsel çalışmalar yaptı.
• Türkiye’de Yatırımların ve İstihdamın Durumu ve Mevcut Ortamın İyileştirilmesine İlişkin Öneriler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü);
• Türk Sosyal Güvenlik Sisteminde Yaşanan Sorunlar ve Alınması Gereken Önlemler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü, Sevinç Akbulak ile birlikte);
• Kayıp Yıllar: Türkiye’de 1980’li Yıllardan Bu Yana Kamu Borçlanma Politikaları ve Bankacılık Sektörüne Etkileri (Bankalar Yeminli Murakıpları Vakfı Eser Yarışması, Övgüye Değer Ödülü, Emre Kavaklı ve Ayça Tokmak ile birlikte),
• Türkiye’de Sermaye Piyasası Araçları ve Halka Açık Anonim Şirketler (Sevinç Akbulak ile birlikte) ve
• Türkiye’de Reel ve Mali Sektör: Genel Durum, Sorunlar ve Öneriler (Sevinç Akbulak ile birlikte)
başlıklı kitapları yayımlanmıştır.
• Anonim Şirketlerde Kâr Dağıtımı Esasları ve Yedek Akçeler (Bilgi Toplumunda Hukuk, Ünal TEKİNALP’e Armağan, Cilt I; 2003),
• Anonim Şirketlerin Halka Açılması (Muğla Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Tartışma Tebliğleri Serisi II; 2004)
ile
• Prof. Dr. Saim ÜSTÜNDAĞ’a Vefa Andacı (2020), Cilt II;
• Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler (2021);
• Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler II (2021);
• Sosyal Bilimlerde Güncel Gelişmeler (2021);
• Ticari İşletme Hukuku Fasikülü (2022);
• Ticari Mevzuat Notları (2022);
• Bilimsel Araştırmalar (2022);
• Hukuki İncelemeler (2023);
• Prof. Dr. Saim Üstündağ Adına Seçme Yazılar (2024);
• Hukuka Giriş (2024);
• İşletme, Pazarlama ve Hukuk Yazıları (2024),
• İnterdisipliner Çalışmalar (e-Kitap, 2025)
başlıklı kitapların bazı bölümlerinin de yazarıdır.
1992 yılından beri Türkiye’de yayımlanan otuza yakın Dergi, Gazete ve Blog’da 3 bini aşkın Telif Makale ve Telif Yazı ile tamamı İngilizceden olmak üzere Türkçe Derleme ve Türkçe Çevirisi yayımlanmıştır.
1988 yılında intisap ettiği Sermaye Piyasası Kurulu’nda (SPK) uzman yardımcısı, uzman (yeterlik sınavı üçüncüsü), başuzman, daire başkanı ve başkanlık danışmanı; Özelleştirme İdaresi Başkanlığı GSM 1800 Lisansları Değerleme Komisyonunda üye olarak görev yapmış, ayrıca Vergi Konseyi’nin bazı alt çalışma gruplarında (Menkul Sermaye İratları ve Değer Artış Kazançları; Kayıt Dışı Ekonomi; Özkaynakların Güçlendirilmesi) yer almış olup; halen başuzman unvanıyla SPK’da çalışmaktadır.
Hayatı dosdoğru yaşamak ve çalışkanlık vazgeçilmez ilkeleridir. Ülkesi ‘Türkiye Cumhuriyeti’ her şeyin üstündedir.