Giriş
Mutabakat zaptı (memorandum of understanding-MOU), çeşitli işler bağlamında önemli bir araç olarak hizmet eder. Bir mutabakat zaptının ‘şartlar başlığı’, ‘anlaşma başlıkları’ veya ‘niyet mektubu’ gibi başka isimleri de vardır.
Bağlayıcı sözleşmelere girmeden önce, bir mutabakat zaptı, birlikte çalışmak isteyen tarafların niyetlerini ana hatlarıyla belirtmelerine ve olası bir sözleşme için zemin hazırlamalarına yardımcı olur.
Bu yazıda bir mutabakat zaptının amacının ne olabileceği, ne zaman kullanılması gerektiği, temel işlevleri ve potansiyel faydaları incelenecektir.
1. Mutabakat Zaptı
Mutabakat zaptı, iki veya daha fazla taraf arasında, niyetlerini ve gelecekteki bir anlaşmanın veya ortaklığın genel şartlarını ana hatlarıyla belirten yazılı bir anlaşmadır.
Hukuki açıdan bakıldığında, bir mutabakat zaptı, tarafların birbirlerine karşı hak ve yükümlülüklerinin bulunduğu tam bağlayıcı bir sözleşmeye dönüşebileceği gibi, yasal bağlayıcılığı olmayan bir tartışma gündemi olarak da kullanılabilir.
2. Mutabakat Zaptının Kullanılma Nedeni
- Mutabakat zaptları, taraflar müzakerelere veya ön görüşmelere girerken, özellikle de resmi bağlayıcı bir sözleşme yapma konusunda anlaşamadıklarında sıklıkla kullanılır.
- Örneğin, bir taraf henüz tüm ayrıntıları bilmediğinde ancak düzenlemeyi kâğıda dökmek istediğinde veya önerilen anlaşmanın yatırımcı bulma gibi diğer faktörlere bağlı olduğu durumlarda mutabakat zaptı yararlı olabilir.
Yaygın senaryolar şunlardır:
İki taraf bir ortaklığı veya projeyi (partnership or project) araştırırken ancak resmi bir anlaşmaya varmadan önce işbirliklerinin kapsamını ana hatlarıyla belirtmeleri gerektiğinde kullanılır. Örneğin, bir girişim ve bir tedarikçi, fon beklerken paylaşılan hedefleri tanımlamak için bir mutabakat zaptı kullanabilir.
Bir mutabakat zaptı, sıklıkla işletme alım satımı bağlamında kullanılır. Potansiyel bir alıcı, hisse senedi satın alma anlaşmasına (share purchase agreement) girmeden önce alıcının işletmeyi satın almaya hazır olduğu çeşitli varsayımları ve koşulları belirlemek için kullanılan bir mutabakat zaptı [genellikle ‘şartlar başlığı’ (heads of terms) olarak da adlandırılır] oluşturabilir.
Mutabakat zaptları müzik veya film prodüksiyonu bağlamında kullanılabilir. Bir film stüdyosu yeni bir film fikri için senaryoyu geliştirmesi için bir senaristle anlaşmak isteyebilir. Örneğin, popüler kitaplar yazan yazarlara bir film stüdyosu tarafından kitaplarını filme dönüştürmeleri için bir ‘seçenek’ (option) sunulabilir. Seçenek kullanılırsa, senaristten kitabı bir senaryoya dönüştürmesi istenecektir. Resmi bir sözleşme öncesinde, bir mutabakat zaptı film stüdyosunun ve senaristin, senaristin senaryoyu geliştireceği şartları (ve maliyeti) araştırmasına olanak sağlamak için kullanılır.
Bir ticari mülk (commercial property) sahibi ve potansiyel bir kiracı bir kiralama için üst düzey şartlarda anlaştığında ancak bakım gibi ayrıntıları netleştirmek için zamana ihtiyaç duyduğunda bir mutabakat zaptı kullanılabilir. Bu durumda mutabakat zaptı genellikle kira ve kira süresi gibi temel anlaşmaları ele alır.
Uluslararası işlemler (international transactions) bağlamında da, bir mutabakat zaptı, resmi bir anlaşma taslağı hazırlanmadan önce tarafların hukuk sistemleri veya iş uygulamaları arasındaki farklılıklar konusunda ortak bir anlayışa varmalarını sağlamak için kullanılabilir.
3. Bir Mutabakat Zaptının Yapısı
- Bir mutabakat zaptı format olarak değişiklik gösterebilir, ancak genellikle aşağıdaki gibi temel unsurları içerir:
- Giriş (introduction): Bu bölüm, dâhil olan tarafları tanımlar ve kısa bir arka plan sağlar. Genellikle mutabakat zaptının amacını açıklar ve daha fazla tartışma için ortamı hazırlar.
- Amaç ve hedef (objectives and goals): Bu bölüm, mutabakat zaptının temel hedeflerini tanımlar. Örneğin, bir ortaklıkta, taraflar ulaşmak istedikleri belirli hedefleri ve bu hedeflere ulaşmak için nasıl birlikte çalışmayı planladıklarını ana hatlarıyla belirteceklerdir.
- Roller ve sorumluluklar (roles and responsibilities): Her bir tarafın sorumluluklarını açıkça belirtmek çok önemlidir. Bir mutabakat zaptı, her bir tarafın ilişkiye veya projeye ne katkıda bulunacağını, ister kaynak, ister uzmanlık olsun, vb. ele almalıdır.
- Vade ve süre (term and duration): Bir mutabakat zaptı, anlaşmanın ne kadar süreceğini, gelecekteki anlaşmalar için herhangi bir nihai tarihi veya resmi sözleşmenin müzakere süresini ana hatlarıyla belirterek düzenleme için zaman çizelgesini belirleyebilir.
- Gizlilik ve ifşa etmeme (confidentiality and non-disclosure): Bir mutabakat zaptı hassas bilgiler içeriyorsa, bu bilgileri korumak ve nasıl kullanılabileceğini veya ifşa edilebileceğini ana hatlarıyla belirtmek için gizlilik maddeleri içerebilir.
- Anlaşmazlık çözümü (dispute resolution): Bir anlaşmazlık ortaya çıkarsa, bir mutabakat zaptı tarafların bu anlaşmazlığı nasıl çözmeleri gerektiğini veya çözmeyi nasıl planlayabileceklerini yönetebilir.
- Yürürlükteki yasa ve yargı yetkisi (governing law and jurisdiction): Bir mutabakat zaptının herhangi bir kısmı yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme haline gelirse, belgeyi yöneten yargı yetkisini tanımlamak önemlidir.
- İmzalar (signatures): İlgili tarafların, mutabakat zaptında yer alan şartları tanıdıklarını veya kabul ettiklerini teyit etmek için belgeyi imzalamaları yararlıdır.
4. Mutabakat Zaptlarının Hukuken Bağlayıcılığı [legally binding]
Bir mutabakat zaptının hukuken bağlayıcı olup olmadığı karmaşık bir hukuki soru olabilir. Daha önce, tüm tarafları için bağlayıcı olacak geçerli bir yasal sözleşme yapmak için koşulları inceledik. Bir mutabakat zaptının yasal olarak bağlayıcı olup olmadığını belirlemede, temel soru, tarafların yasal ilişkiler yaratmayı amaçlayıp amaçlamadıklarıdır.
Bir taraf yasal ilişki kurma konusunda gerekli niyete sahip değilse, sözleşme kurulmaz. Başlangıç noktası, iki işletme arasında, vaatlerin verildiği ve alındığı (bu vaatlerin bağlayıcı olduğundan emin olmak için) yasal ilişki kurma niyetinin olmasıdır.
Yani, bir mutabakat zaptının amaçları doğrultusunda, her iki taraf da bu başlangıç noktasına karşı gelmeye çalışabilir. Bu nedenle mutabakat zaptının ‘sözleşmeye tabi’, ‘yasal olarak bağlayıcı değil’, ‘yönetim kurulu onayına tabi’ (subject to contract, not-legally binding, subject to board approval) gibi terimler içermesi yaygındır.
Gerçekten de, yakın zamanda görülen “Sundorne Products (Llanidloes) Ltd v Geminor UK Ltd [2024] EWHC 1666 (Ch)” davasında[1], bir belgenin sadece mutabakat zaptı olarak etiketlenmesinin, onun hukuken bağlayıcı olmadığını göstermeye yeterli olmadığı vurgulanmıştır.
Önemlisi, bir mutabakat zaptı yasal olarak bağlayıcı olabilir, ancak bağlayıcı ve bağlayıcı olmayan hükümlerin bir karışımını içerebilir. Örneğin, gizlilik maddeleri genellikle bağlayıcı olmayan mutabakat zaptlarında bile uygulanabilir. Belirsizliği azaltmak için, kesin taslak önemlidir. Belge, hangi şartların bağlayıcı olduğunu ve hangilerinin olmadığını açıkça belirtmelidir. Örneğin, bağlayıcı olmayan şartlar için feragatnameler (disclaimers for non-binding terms) içermelidir.
5. Diğer Yasal Hususlar
- Dikkat edilmesi gereken bazı diğer yasal noktalar şunlardır:
- Kesinlik eksikliği (lack of certainty): Bir sözleşmenin veya sözleşmesel koşulun uygulanabilir olması için bir diğer koşul, kesin olmasıdır. Mutabakat zaptları genellikle gelecekte bir şey üzerinde anlaşmaya varmak için bir anlaşmaya varan bir dil içerecektir. Bu yükümlülük, izole bir şekilde etkili bir şekilde anlamsız olduğu için, koşulun veya daha geniş mutabakat zaptının bağlayıcı olmadığı anlamına gelebilir (taraflar yasal ilişkiler yaratmayı amaçlasalar bile).
- Ayrıntı eksikliği (lack of detail): Bir mutabakat zaptının içsel zorluklarından biri, genellikle resmi sözleşmelerde bulunan ayrıntılı hüküm ve koşulların eksikliğiyle sonuçlanan gayri resmi yapısıdır. Kesin bir dil olmadan, tarafların sorumlulukları ve beklentileri belirsiz kalır. Örneğin, ‘taraflar işbirliği yapacak’ veya ‘taraflar fırsatları araştıracak’ (the parties will collaborate or parties will explore opportunities) gibi ifadeler yoruma yer bırakır ve taraflardan birinin bu sorumlulukları ve beklentileri karşılayıp karşılamadığını belirlemeyi zorlaştırır. Bu, özellikle bir taraf diğerinin rolünü amaçlandığı gibi yerine getirmediğini hissettiğinde gereksiz anlaşmazlıklara yol açabilir. Bir mutabakat zaptındaki ayrıntı eksikliği, daha resmi bir anlaşmaya geçişte gecikmelere veya komplikasyonlara da neden olabilir.
- Gizlilik (confidentiality): Mutabakat zaptları genellikle hassas bilgilerin değişimini içerir ve bu da gizlilik maddelerini kritik hale getirir. Yukarıdaki konular bir mutabakat zaptındaki gizlilik maddeleri için geçerlidir. Mutabakat zaptı bağlayıcı değilse, gizlilik hükümleri etkili olmayabilir (her ne kadar bir tarafın gizlilik yasasında başka hakları olsa da). Aynı şekilde, gizlilik maddesi belirsizse, sözleşmesel bir gizlilik yükümlülüğü getirmek için yeterince kesin olmayabilir. Gizlilik maddeleri, gizli bilginin neleri içerdiğini, her bir tarafın kullanımı ve ifşasıyla ilgili yükümlülüklerini ve gizlilik yükümlülüklerinin süresini açıkça tanımlamalıdır.
6. Sıkça Sorulan Sorular
- Mutabakat zaptı imzalanması gerekiyor mu? Tarafların bir mutabakat zaptı imzalamaları, tarafların hükümlerini anladıklarını ve/veya kabul ettiklerini göstermek için delil olarak faydalıdır. Ancak, bir mutabakat zaptının imzalanması, aynı zamanda yasal olarak bağlayıcı olması amaçlandığına dair delil olarak da hizmet edebilir.
- Bir mutabakat zaptı iptal edilebilir mi? Bu, mutabakat zaptının bağlayıcı olup olmadığına bağlıdır. Bir mutabakat zaptı bağlayıcı değilse, taraflar onun şartlarına uymak için yasal olarak yükümlü olmayacaktır (bu nedenle iptal edilmesi gereksizdir). Bağlayıcı olup olmadığı, mutabakat zaptı şartlarının taraflardan herhangi birinin feshe izin verip vermemesine bağlıdır.
- Mutabakat zaptı gizli midir? Zorunlu değildir. Bir mutabakat zaptı, taraflar arasında paylaşılan bilgilerin (veya mutabakat zaptının kendisinin) gizli olduğunu belirten hükümler içerebilir. Yasal olarak bağlayıcıysa, bu hükümler uygulanabilir olabilir. Mutabakat zaptı bağlayıcı olmasa veya gizlilik hükümleri içermese bile, bazı bilgiler genel hukuk gereği gizli kabul edilebilir.
Sonuç
Mutabakat zaptı, olası bir anlaşma veya işbirliğinin genel şartlarını resmileştirmeden önce ana hatlarıyla belirtmek isteyen taraflar için değerli bir araçtır. Ancak her türlü hukuki belgede olduğu gibi, kullanılan dilin ve olası hukuki sonuçların dikkatli bir şekilde göz önünde bulundurulması gerekir.
[1] <https://www.bailii.org/ew/cases/EWHC/Ch/2024/1666.html>.
1966 yılında, Gence-Borçalı yöresinden göç etmiş bir ailenin çocuğu olarak Ardahan/Çıldır’da doğdu [merhume Anası (1947-10 Temmuz 2023) Erzurum/Aşkale; merhum Babası ise Ardahan/Çıldır yöresindendir]. 1984 yılında yapılan sınavda Gazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü kazandı. 1985 yılında Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümüne yatay geçiş yaptı ve 1988’de Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü birincilikle, Fakülteyi ise 11’inci olarak bitirdi.
1997 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nin Denver şehrinde yer alan ‘Spring International Language Center’da; 65’inci dönem müdavimi olarak 2008-2009 döneminde Milli Güvenlik Akademisi’nde (MGA) eğitim gördü ve MGA’dan dereceyle mezun oldu. MGA eğitimi esnasında ‘Sınır Aşan Sular Meselesi’, ‘Petrol Sorunu’ gibi önemli başlıklarda bilimsel çalışmalar yaptı.
Türkiye’de Yatırımların ve İstihdamın Durumu ve Mevcut Ortamın İyileştirilmesine İlişkin Öneriler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü);
Türk Sosyal Güvenlik Sisteminde Yaşanan Sorunlar ve Alınması Gereken Önlemler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü, Sevinç Akbulak ile birlikte);
Kayıp Yıllar: Türkiye’de 1980’li Yıllardan Bu Yana Kamu Borçlanma Politikaları ve Bankacılık Sektörüne Etkileri (Bankalar Yeminli Murakıpları Vakfı Eser Yarışması, Övgüye Değer Ödülü, Emre Kavaklı ve Ayça Tokmak ile birlikte);
Türkiye’de Sermaye Piyasası Araçları ve Halka Açık Anonim Şirketler (Sevinç Akbulak ile birlikte) ve Türkiye’de Reel ve Mali Sektör: Genel Durum, Sorunlar ve Öneriler (Sevinç Akbulak ile birlikte) başlıklı kitapları yayımlanmıştır.
Anonim Şirketlerde Kâr Dağıtımı Esasları ve Yedek Akçeler (Bilgi Toplumunda Hukuk, Ünal TEKİNALP’e Armağan, Cilt I; 2003), Anonim Şirketlerin Halka Açılması (Muğla Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Tartışma Tebliğleri Serisi II; 2004) ile Prof. Dr. Saim ÜSTÜNDAĞ’a Vefa Andacı (2020), Cilt II, Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler (2021), Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler II (2021), Sosyal Bilimlerde Güncel Gelişmeler (2021), Ticari İşletme Hukuku Fasikülü (2022), Ticari Mevzuat Notları (2022), Bilimsel Araştırmalar (2022), Hukuki İncelemeler (2023), Prof. Dr. Saim Üstündağ Adına Seçme Yazılar (2024), Hukuka Giriş (2024) başlıklı kitapların bazı bölümlerinin de yazarıdır.
1992 yılından beri Türkiye’de yayımlanan otuza yakın Dergi, Gazete ve Blog’da 2 bin 500’ü aşan Telif Makale ve Telif Yazı ile tamamı İngilizceden olmak üzere Türkçe Derleme ve Türkçe Çevirisi yayımlanmıştır.
1988 yılında intisap ettiği Sermaye Piyasası Kurulu’nda (SPK) uzman yardımcısı, uzman (yeterlik sınavı üçüncüsü), başuzman, daire başkanı ve başkanlık danışmanı; Özelleştirme İdaresi Başkanlığı GSM 1800 Lisansları Değerleme Komisyonunda üye olarak görev yapmış, ayrıca Vergi Konseyi’nin bazı alt çalışma gruplarında (Menkul Sermaye İratları ve Değer Artış Kazançları; Kayıt Dışı Ekonomi; Özkaynakların Güçlendirilmesi) yer almış olup; halen başuzman unvanıyla SPK’da çalışmaktadır.
Hayatı dosdoğru yaşamak ve çalışkanlık vazgeçilmez ilkeleridir. Ülkesi ‘Türkiye Cumhuriyeti’ her şeyin üstündedir.