Giriş
Oluşturulması, onaylanması, dosyalanması ve arşivlenmesi gereken çok sayıda proje yönetimi evrakı her zaman vardır. Tüm proje belgeleri önemlidir, ancak İş Bildirgesi kesinlikle en önemlilerinden biridir çünkü projenin başlangıcında yapılır ve projede yer alması gereken her şeyin ana hatlarını çizer.
1. İş (Çalışma) Bildirgesi
İş Bildirgesi (statement of work), bir projenin kapsamını, proje hedeflerini, teslimatları, zaman çizelgelerini ve diğer önemli yönlerini tanımlayan, yasal olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. İş Bildirgesi, iki taraf (genellikle müşteri ve bağımsız bir yüklenici, serbest çalışan, ajans veya şirket olabilen bir tedarikçi) arasındaki sözleşmeye dayalı bir anlaşma görevi görür. Projenin yürütülmesine ilişkin hüküm ve koşulları belirler.
Çalışma Bildirgesi, projeye başlangıcından tamamlanmasına kadar rehberlik eden kapsamlı bir yol haritası sağlar. Projenin beklentileri, sorumlulukları ve sonuçları açısından ilgili tüm tarafların aynı hizada olmasını sağlayan bir plan görevi görür. Ayrıca, proje parametrelerinin açıkça tanımlanmasıyla İş Bildirgesi, ilgili taraflar arasında sağlam bir ilişki kurulması için etkili bir yöntemdir. Gelecekteki yanlış anlama ve anlaşmazlıkların olasılığını azaltır. Ancak projenin erken aşamalarında geliştirilmelidir.
İş Bildirgesi ile İş Kapsamının aynı şey olmadığı unutulmamalıdır. İş Kapsamı genellikle gerçekleştirilecek işi tanımlar ve genellikle İş Bildirgesinin yalnızca bir bölümüdür. İş Bildirgesi tüm projenin ve proje hedeflerinin ana hatlarını çizerken, İş Kapsamı iş akışları hakkında ayrıntılı bilgi sağlar. Ayrıca bireylerin veya proje ekiplerinin belirli görev ve rollerini tanımlar, performans gereksinimlerinin ana hatlarını çizer ve önemli kilometre taşları için zaman çerçeveleri belirler.
2. İş Bildirgesine Olan İhtiyacın Nedenleri
- Risk azaltma (risk mitigation): İş Bildirgesinin temel işlevlerinden biri, projenin yürütülmesi ile ilişkili riskleri azaltmaktır. İş Bildirgesi, her şeyden önce, çalışma kapsamını, zaman çizelgelerini ve sorumlulukları önceden tanımlayarak, potansiyel risklerin belirlenmesine yardımcı olur ve proaktif risk yönetimi stratejilerinin uygulanmasına olanak tanır. İş Bildirgesi genellikle bir iş ilişkisinin yasal çerçevesini ve genel hüküm ve koşulları belirleyen bir Ana Hizmet Sözleşmesine (Master Services Agreement) eklenir. Ana Hizmet Sözleşmesi genellikle yasal şartları içerse de, İş Bildirgesi bir projenin ticari şartlarını ve koşullarını içerir. Belirli bir proje için veya Ana Hizmet Sözleşmesi süresi boyunca mal veya hizmet tedarik etmek için İş Bildirgesi kullanılabilir.
- Yasal koruma (legal protection): Anlaşmazlık veya itiraz durumunda, İş Bildirgesi, çatışmaların çözümü ve sözleşmeden doğan yükümlülüklerin uygulanması için açık bir referans noktası sağlar. Her iki tarafın çıkarlarını korur ve hesap verebilirliğin ve sözleşme şartlarına uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur.
- Kaynak tahsisi (resource allocation): Belirli proje gereksinimlerini ve teslimatları ana hatlarıyla belirten İş Bildirgesi, işletmelerin kaynakları etkili bir şekilde tahsis etmesine ve proje sonuçlarını optimize etmesine olanak tanır.
- Müşteri memnuniyeti (client satisfaction): Bir İş Bildirgesi, proje yaşam döngüsü boyunca gerçekçi beklentiler belirleyerek ve şeffaflığı sağlayarak müşteri memnuniyetine katkıda bulunur. Bu nedenle müşterilerin ne beklemeleri gerektiği ve hedeflerine nasıl ulaşılacağı konusunda net bir anlayışa sahip olduklarında projenin sonuçlarından memnun kalma olasılıkları daha yüksektir.
3. İş Bildirgesinin İçeriği
Bir İş Bildirgesinin belirli içerikleri projenin niteliğine ve ilgili tarafların tercihlerine bağlı olarak değişiklik gösterse de, tipik olarak içermesi gereken birkaç temel bileşen vardır:
- Proje hedefleri ve proje kapsamı (project objectives and project scope): Projenin genel hedefleri ile gerçekleştirilen işin özellikli kapsamı açıkça tanımlanmalıdır. İş Bildirgesinin bu bölümü, istenen sonuçları ve projenin yürütüleceği parametreleri özetlemelidir.
- Proje teslimatları (project deliverables): Projeden beklenen somut çıktılar veya sonuçlar tanımlanmalıdır. Bu, projenin tamamlanmasının ardından müşteriye sağlanacak ürünleri, hizmetleri, raporları veya diğer teslimatları içerebilir. Ayrıca, karşılıklı anlayışın sağlanması için her teslimatın İş Bildirgesinde net bir açıklaması ve tanımı bulunmalıdır.
- Zaman çizelgesi ve nihai tarihler (timeline and deadlines): Başlangıç ve bitiş tarihlerinin yanı sıra önemli nihai teslim tarihleri de dâhil olmak üzere proje zaman çizelgesini belirtmek çok önemlidir. İyi tanımlanmış bir zaman çizelgesi, projenin yolunda gitmesine yardımcı olur ve önemli teslimatın zamanında tamamlanmasını sağlar.
- Görev ve sorumluluklar (roles and responsibilities): Projede yer alan her bir tarafın rolleri ile sorumlulukları açıkça tanımlanmalıdır. Bu, müşteriyi, tedarikçiyi, alt yüklenicileri veya diğer üçüncü tarafları içerebilir. Sonuç olarak bu, karışıklığın önlenmesine yardımcı olur ve herkesin kendilerinden ne beklendiğini bilmesini sağlar.
- Kabul ölçütleri (acceptance criteria): Teslimatın kabul edilmesine ve üzerinde anlaşılan standartlara uyup uymadıklarının belirlenmesine ilişkin ölçütler açıklanmalıdır. İş Bildirgesinin bu bölümü, her bir teslimatın kabul edilebilir olarak değerlendirilmesi için karşılanması gereken kalite standartlarını ve spesifikasyonları özetlemelidir.
- Ödeme şartları (payment terms): Çalışma Bildirgesinde, ödeme planları da dâhil olmak üzere proje ile ilgili ödeme koşulları ayrıntılı olarak belirtilmelidir. Örneğin bu, toplam proje maliyetini, son ödeme tarihlerini ve takip edilecek faturalama veya faturalandırma prosedürlerini içerebilir.
- Yönetim prosedürlerinin değiştirilmesi (change management procedures): Projenin kapsamındaki, zaman çizelgesindeki veya diğer yönlerindeki değişiklikleri yönetme süreci ana hatlarıyla belirtilmelidir. İş Bildirgesi, değişiklik taleplerinin iletilmesine, değişikliklerin etkisinin değerlendirilmesine ve müşteriden onay alınmasına ilişkin prosedürleri içerebilir.
- Yasal yükümlülükler ile uyum yükümlülükleri (legal and compliance requirements): Çalışma Bildirgesi, gizlilik anlaşmaları, fikri mülkiyet hakları veya düzenleyici yükümlülükler gibi proje ile ilgili tüm yasal veya uyum yükümlülüklerini içermelidir. Aslında bu bölüm, ilgili projenin yürütülmesinin yürürlükteki yasa ve düzenlemelere uygun olmasını sağlayacaktır.
4. İş Bildirgesi Türleri
Çeşitli iş bildirgesi türleri vardır. Aşağıda üç ana türü sıralanmıştır:
- Tasarım amaçlı iş bildirgesi (design/detail statement of work): Bu tür, bir ürün veya hizmetin yaratılmasına ve geliştirilmesine odaklanır. Araştırma ve test etme gibi belirli görevlerin ana hatlarını çizer. Bu tür, tedarikçinin hangi tasarım işini teslim etmekle yükümlü olduğunu belirtir. Genellikle tasarım incelemeleri ve onayları için kontrol noktaları içerir.
- Çaba düzeyi belirleme amaçlı iş bildirgesi (level of effort/time and materials/unit rate statement of work): Bu tür, bir projeye ayrılan zaman ve kaynak miktarını ana hatlarıyla belirtir. Genellikle kapsamın tam olarak tanımlanmadığı durumlarda ve benzer şekilde işin nasıl yapılacağı konusunda da esnekliğe ihtiyaç duyulan durumlarda kullanılır.
- Performansa dayalı iş bildirgesi (performance-based statement of work): Bu Çalışma Bildirgesi, işin nasıl gerçekleştirileceğini belirtmek yerine, bir projenin arzu edilen sonuçlarını ve hedeflerini tanımlamaya odaklanır. Vurgu, tedarikçinin elde etmesi beklenen sonuçlar veya performans üzerinedir. Genellikle müşterinin proje hedeflerine ulaşmada yeniliği, verimliliği ve etkinliği teşvik etmek istediği durumlarda kullanılır.
Sonuç
İyi hazırlanmış bir iş bildirgesi, müşteriler veya ortaklarla projelere veya etkileşimlere girişen işletmeler için temel bir araçtır. İş bildirgesi, açıklık, uyum ve yasal koruma sağlayarak, projenin başarılı bir şekilde yürütülmesi için zemin hazırlar. Ayrıca proje yönetimi ile ilişkili risklerin azaltılmasına da yardımcı olur. Kapsamlı bir iş bildirgesini önceden geliştirmek için zaman ve çaba harcamak, sonuçta yanlış anlamaları, anlaşmazlıkları ve proje gecikmelerini önleyerek işletmelerin zamandan, paradan ve baş ağrılarından tasarruf etmesini sağlayabilir. Her ne kadar İş Bildirisi az sayıda yasal terim içerse de, iş açısından kritik önem taşıyorsa, bir hukuk uzmanının en azından onu incelediğinden veya mümkün olduğu kadar etkili hale getirmek için rehberlik ettiğinden emin olunmalıdır.
Yavuz Akbulak
1966 yılında, Gence-Borçalı yöresinden göç etmiş bir ailenin çocuğu olarak Ardahan/Çıldır’da doğdu. 1984 yılında yapılan sınavda Gazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü kazandı. 1985 yılında Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümüne yatay geçiş yaptı ve 1988’de Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü birincilikle, Fakülteyi ise 11’inci olarak bitirdi.
1997 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nin Denver şehrinde yer alan ‘Spring International Language Center’da; 65’inci dönem müdavimi olarak 2008-2009 döneminde Milli Güvenlik Akademisi’nde (MGA) eğitim gördü ve MGA’dan dereceyle mezun oldu. MGA eğitimi esnasında ‘Sınır Aşan Sular Meselesi’, ‘Petrol Sorunu’ gibi önemli başlıklarda bilimsel çalışmalar yaptı.
• Türkiye’de Yatırımların ve İstihdamın Durumu ve Mevcut Ortamın İyileştirilmesine İlişkin Öneriler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü);
• Türk Sosyal Güvenlik Sisteminde Yaşanan Sorunlar ve Alınması Gereken Önlemler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü, Sevinç Akbulak ile birlikte);
• Kayıp Yıllar: Türkiye’de 1980’li Yıllardan Bu Yana Kamu Borçlanma Politikaları ve Bankacılık Sektörüne Etkileri (Bankalar Yeminli Murakıpları Vakfı Eser Yarışması, Övgüye Değer Ödülü, Emre Kavaklı ve Ayça Tokmak ile birlikte),
• Türkiye’de Sermaye Piyasası Araçları ve Halka Açık Anonim Şirketler (Sevinç Akbulak ile birlikte) ve
• Türkiye’de Reel ve Mali Sektör: Genel Durum, Sorunlar ve Öneriler (Sevinç Akbulak ile birlikte)
başlıklı kitapları yayımlanmıştır.
• Anonim Şirketlerde Kâr Dağıtımı Esasları ve Yedek Akçeler (Bilgi Toplumunda Hukuk, Ünal TEKİNALP’e Armağan, Cilt I; 2003),
• Anonim Şirketlerin Halka Açılması (Muğla Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Tartışma Tebliğleri Serisi II; 2004)
ile
• Prof. Dr. Saim ÜSTÜNDAĞ’a Vefa Andacı (2020), Cilt II;
• Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler (2021);
• Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler II (2021);
• Sosyal Bilimlerde Güncel Gelişmeler (2021);
• Ticari İşletme Hukuku Fasikülü (2022);
• Ticari Mevzuat Notları (2022);
• Bilimsel Araştırmalar (2022);
• Hukuki İncelemeler (2023);
• Prof. Dr. Saim Üstündağ Adına Seçme Yazılar (2024);
• Hukuka Giriş (2024);
• İşletme, Pazarlama ve Hukuk Yazıları (2024),
• İnterdisipliner Çalışmalar (e-Kitap, 2025)
başlıklı kitapların bazı bölümlerinin de yazarıdır.
1992 yılından beri Türkiye’de yayımlanan otuza yakın Dergi, Gazete ve Blog’da 3 bini aşkın Telif Makale ve Telif Yazı ile tamamı İngilizceden olmak üzere Türkçe Derleme ve Türkçe Çevirisi yayımlanmıştır.
1988 yılında intisap ettiği Sermaye Piyasası Kurulu’nda (SPK) uzman yardımcısı, uzman (yeterlik sınavı üçüncüsü), başuzman, daire başkanı ve başkanlık danışmanı; Özelleştirme İdaresi Başkanlığı GSM 1800 Lisansları Değerleme Komisyonunda üye olarak görev yapmış, ayrıca Vergi Konseyi’nin bazı alt çalışma gruplarında (Menkul Sermaye İratları ve Değer Artış Kazançları; Kayıt Dışı Ekonomi; Özkaynakların Güçlendirilmesi) yer almış olup; halen başuzman unvanıyla SPK’da çalışmaktadır.
Hayatı dosdoğru yaşamak ve çalışkanlık vazgeçilmez ilkeleridir. Ülkesi ‘Türkiye Cumhuriyeti’ her şeyin üstündedir.