Herhangi bir şirket için kriz durumu birçok farklı şekilde ortaya çıkabilir. Bunlar arasında büyük davalar, veri ihlali, kamusal soruşturma, cezai iddianame, çevre felaketi, sosyal medya “çöküşü”, ürün geri çağırmaları, CEO’nun (en üst düzey yönetici) ölümü, işletme kampüsüne izinsiz girme, Yabancı Yolsuzluk Uygulamaları Yasası (FCPA) iddiaları sayılabilir.
Şirketin bir krize nasıl yanıt verdiği, krizin neden olduğu hasarı önlemek veya sınırlamak için uzun bir yol kat edecektir. Şirketlerin avukatları, bu riskleri planlama ve yönetmede önemli bir rol oynar. Bu makalede, şirket avukatlarına bir kriz durumunda (hem krizden önce hem de kriz meydana geldiğinde) yardımcı olmak için bazı temel bilgiler ele alınmaktadır.
- Kriz Öncesinde
Kriz planlama alanındaki zorluklardan biri, şirketin kötü şeylerin her zaman “diğer adamların” başına gelmediğini anlamasını sağlamaktır. Şirket danışmanları, CEO, mali işler direktörü (CFO) ve diğerleriyle şirketin bir kriz durumunda ne gibi planları olduğunu ve bu planları tekrarlanabilir ve sistematik bir şekilde nasıl güncelleyeceklerini veya uygulayacaklarını tartışmalıdır. Gerekirse, kötü giden kriz durumlarının çok sayıda kamuya açık örnekleri kolayca bulunabilir ve bunlar bir plana sahip olmanın önemini vurgulamak için kullanılabilir.
Şirketin böyle planları yoksa o zaman öncülük edip bunları oluşturmaya başlamanın zamanı gelmiştir. Her şey planlanamasa da, iş göz önüne alındığında şirket için bir kriz oluşturabilecek en olası beş ila on durum düşünülüp bunlara hazırlıklı olunmalıdır.
İlk adım, risk senaryolarını detaylandırmak için şirketler arası bir ekip (finans, vergi, insan kaynakları, iç denetim, hukuk, sistem güvenliği, iş birimi, yöneticiler vb.) oluşturmaktır. Şirketin geniş bir kesiti, en çok endişe duyulması gereken riskler hakkında fikir verecektir. Bu, ekibin en olası kriz durumlarını önceliklendirmesini ve bunlarla başa çıkmak için doğru planları bir araya getirmesini sağlayacaktır. Şirket danışmanı olarak avukatın görevi, kriz planlama sürecinin başlamasını ve yolda kalmasını sağlamaktır.
Bir sonraki adım yazılı bir plan hazırlamaktır. Farklı kriz durumlarıyla ilgili bölümleri içeren kapsamlı bir plan veya her kriz türü için ayrı planlar olabilir. Bu çabanın bir parçası, kuruluşun farklı bölümlerinde hâlihazırda mevcut olan kriz planlarını toplamak ve bunları liderlik ekibine bir kriz durumunda ne yapmaları gerektiği konusunda adım adım rehberlik etme amacı olan tek bir belgeye getirmek olabilir.
Planda yer alması gereken şeylerin tam olmayan bir listesi şöyledir:
- Rol ve sorumlulukların net bir şekilde tanımlanması.
- Krizi sınıflandırma süreci, yani sorunun ne kadar ciddi ve yaygın olduğu, müşteriler ve diğer taraflar üzerindeki etkileri, dava riski, hangi gerçeklerin bilindiği ve nelerin belirlenmesi gerektiği.
- Nerede buluşulacağı (şirket merkez ofisinde buluşulamaması durumunda kampüs dışı bir yer de dâhil).
- Kriz durumunda insanlara elektronik posta (e-posta), telefon vb. yoluyla nasıl bildirimde bulunulacağı.
- Kriz köprüsü hattı numarası ve talimatları (yurt dışından nasıl bağlanılacağı dâhil).
- Kimin katılması gerektiği (birisi müsait olmadığında birincil yedekler dâhil). Kriz ekibi büyük ihtimalle CEO, CFO, Genel Müşavir, Baş İşletme Görevlisi (Chief Operating Officer), Baş Uyum Görevlisi, İnsan Kaynakları, Kurumsal İletişim, Pazarlama, Yatırımcı İlişkileri ve İç Denetimden oluşacaktır. Aynı şekilde, çeşitli iş birimlerinin başkanları da ekibin bir parçası olmalıdır.
- Belirli bir kriz türünden kim sorumludur, konuya bağlı olarak genel danışman, insan kaynakları, CFO vb. olabilir. CEO’nun kriz ekibinden sorumlu olması iyi bir fikir değildir. CEO ekibin bir parçası olacak ve iletişimde önemli bir rol üstlenebilecek olsa da, kriz ekibini günlük olarak işletmenin ince ayrıntıları başkasına bırakılmalıdır.
- Şirketin e-posta sunucusunun çökmesi durumunda kullanılabilecek alternatif telefon numaraları ve alternatif e-posta adresleri de dâhil olmak üzere dâhili çalışanlar için iletişim bilgileri.
- Yönetim kurulu ve harici danışman, medya ilişkileri, güvenlik, polis/FBI vb. gibi ihtiyaç duyulabilecek dış kaynaklar dâhil olmak üzere işletme harici kişiler için iletişim bilgileri. Şirket danışmanı avukat olarak, belirli bir kriz durumunda kimin aranacağını düşünmek istenecektir. Bir veri ihlali için farklı bir avukat veya bir dava krizi için farklı bir avukat olabilir. Onlar için birden fazla iletişim numarası olduğundan ve iletişime geçilebileceği bir yedek kişi olduğundan emin olunmalıdır. Harici danışmana, bir kriz durumunda yardım edebilecek biri olarak avukat tarafından belirlendiği bildirilmelidir.
- Harici medya, sosyal medya, çalışanlar, yatırımcı ilişkileri, yönetim kurulu ve düzenleyici otoritelerle başa çıkmak için iletişim planı ve ayrıca mesajlaşmayı geliştirmekten ve her grupla iletişim kurmaktan kimin sorumlu olduğu. Krizden önce tam olarak mesajlaşma dili geliştirilemese de zamandan tasarruf sağlayacak standart şablonlar (format, dil vb.) geliştirilebilir.
- İletişimleri, ekibe yapılan güncellemeleri ve diğer belgeleri geliştirmek ve dağıtmak için net bir süreç ve zaman çizelgesi. Dışarıdan gelen iletişimlerle ilgili olarak, bir şeyin dışarı çıkmadan önce kimin “onaylaması” gerektiği net değilse değerli zaman kaybedilebileceğinden, iletişimlerin nasıl onaylandığını ayrıntılı olarak belirtmek çok önemli olacaktır.
- Planın nerede saklandığı ve nasıl erişildiği ve planın “koruyucusunun” kim olduğu.
- Planı düzenli olarak güncelleme süreci. Kriz planında en az yılda bir kez ve ideal olarak yılda iki kez bir sağlık kontrolü yapılmalıdır. Şirketin karşı karşıya olduğu riskler hakkında geniş bir bakış açısı edindiğinden emin olunmalıdır (özellikle de şirkete yeni yöneticiler katılıyorsa veya iş yeni alanlara doğru genişlediyse).
Plan hazırlandıktan sonra, yıl boyunca farklı senaryoları pratik etmek için “masa üstü” tatbikatlar oluşturulmalıdır. Bir krizle birlikte gelen belirsizlik ve karışıklığın çoğu, insanların ne yapacaklarını ve ne bekleyeceklerini bilmeleri için bir eğitim tatbikatı yapılarak ortadan kaldırılabilir. Bu, üçüncü bir tarafın tatbikatları geliştirilmesine ve yürütülmesine yardımcı olması için para yatırmak istenebilecek bir alandır.
Hem iç hem de dış iletişim, bir kriz müdahale planının temel bir unsurudur. Şirket avukatı ve yönetici ekibin, bir gazete, ticaret dergisi, televizyon veya başka bir medya aracılığıyla kamuoyuna konuşması istenebilir. Birçok şirket yöneticilerine temel medya eğitimi sağlar. Şirket bunu yapmıyorsa, en azından dikkate alarak konuyu gündeme getirilmelidir.
- Bir Kriz Sırasında
Kriz vurduğunda, şirket hukuk müşaviri olarak yapılabilecek en önemli şey sakin kalmaktır. İş dünyasındaki birçok kişi ipuçlarını avukattan alacaktır. Mideniz endişeyle çalkalanıyor olsa bile, bir kaya gibi olunması ve duruma bir perspektif getirilmesi gerekecektir. Doğru türde planlama yapıldıysa, ne yapılacağı, kimin aranacağı ve ne söyleneceği zaten biliniyordur. Tonun ayarlanması ve insanların ellerindeki işe odaklanmasının sağlanması gerekir.
İkinci olarak, uygulamaya koyulan plana güvenilmeli ve o takip edilmelidir. Bir krizle ilgili ilk toplantılar ve yanıtlar, hâlihazırda yazılı olarak yazılanları izlemelidir. Bu özellikle medya ve diğer bağlantılar söz konusu olduğunda geçerlidir. Tek bir sesle konuşulması ve mesaja sadık kalınması gerekir. Şirket, krizle ilgili sorularla (hem şirket içinden hem de şirket dışından) bombalanacaktır. Olabilecek en kötü şey, birinin serbest çalışan bir yanıt vermesi veya gerçekler hakkında bilgi sahibi olmadan spekülasyon yapmasıdır. Yönetim kurulunun düzgün bir şekilde güncellendiğinden emin olunmalıdır. Şirket halka açıksa, gerekli 8K bildirimlerinin üstünde olunması gerekecektir.
Ciddi bir kriz durumunda dışarıdan yardıma ihtiyaç olacaktır. Bu, deneyimli bir harici danışman, bir halkla ilişkiler ekibi veya diğer uzmanlar şeklinde olabilir. Bu kaynaklar önceden belirlenmeli ve telefon numaraları hızlı aramada bulundurulmalıdır. Ayrıca, soruşturmanın bazı bölümlerinin ayrıcalıklı iletişimler olarak uygun şekilde korunmasını sağlamak önemli olacaktır.
Yine, hukuk departmanının olası davalara yönelik olarak tüm önemli iletişimleri gözden geçirmesi için bir sürece de ihtiyaç vardır. Hukuk departmanı bu alanda kurumsal iletişimlerle el ele çalışmalıdır. Bir avukat olarak içgüdü mümkün olduğunca az şey söylemek olacaktır. Ancak birçok durumda bu mümkün değildir. İletişim konusunda esnek olunması ve “iş ihtiyaçları” (basit, sindirilebilir mesajlaşma) ile “yasal ihtiyaçlar” (dava sürecinin tüm karmaşıklığı ve nüansları) arasında elden gelenin en iyisini yapmaya çalışılması gerekecektir. Birlikte çalışarak -her iki tarafta da biraz esneklikle- bu ihtiyaçlar dengelenebilir. İletişim meslektaşlarıyla daha iyi bir ilişki kurmanın bir yolu, bir kriz çıkmadan önce onlara genel olarak yasal konular ve kötü hazırlanmış belgelerin tuzakları hakkında eğitim vermektir.
Son olarak, kriz sona erdiğinde neyin işe yaradığını, neyin yaramadığını ve bundan sonraki planların, davranışların ve diğer eylemlerin nasıl en iyi şekilde revize edileceğinin gözden geçirilmesi için zaman ayrılmalıdır.
1966 yılında, Gence-Borçalı yöresinden göç etmiş bir ailenin çocuğu olarak Ardahan/Çıldır’da doğdu [merhume Anası (1947-10 Temmuz 2023) Erzurum/Aşkale; merhum Babası ise Ardahan/Çıldır yöresindendir]. 1984 yılında yapılan sınavda Gazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü kazandı. 1985 yılında Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümüne yatay geçiş yaptı ve 1988’de Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü birincilikle, Fakülteyi ise 11’inci olarak bitirdi.
1997 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nin Denver şehrinde yer alan ‘Spring International Language Center’da; 65’inci dönem müdavimi olarak 2008-2009 döneminde Milli Güvenlik Akademisi’nde (MGA) eğitim gördü ve MGA’dan dereceyle mezun oldu. MGA eğitimi esnasında ‘Sınır Aşan Sular Meselesi’, ‘Petrol Sorunu’ gibi önemli başlıklarda bilimsel çalışmalar yaptı.
Türkiye’de Yatırımların ve İstihdamın Durumu ve Mevcut Ortamın İyileştirilmesine İlişkin Öneriler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü);
Türk Sosyal Güvenlik Sisteminde Yaşanan Sorunlar ve Alınması Gereken Önlemler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü, Sevinç Akbulak ile birlikte);
Kayıp Yıllar: Türkiye’de 1980’li Yıllardan Bu Yana Kamu Borçlanma Politikaları ve Bankacılık Sektörüne Etkileri (Bankalar Yeminli Murakıpları Vakfı Eser Yarışması, Övgüye Değer Ödülü, Emre Kavaklı ve Ayça Tokmak ile birlikte);
Türkiye’de Sermaye Piyasası Araçları ve Halka Açık Anonim Şirketler (Sevinç Akbulak ile birlikte) ve Türkiye’de Reel ve Mali Sektör: Genel Durum, Sorunlar ve Öneriler (Sevinç Akbulak ile birlikte) başlıklı kitapları yayımlanmıştır.
Anonim Şirketlerde Kâr Dağıtımı Esasları ve Yedek Akçeler (Bilgi Toplumunda Hukuk, Ünal TEKİNALP’e Armağan, Cilt I; 2003), Anonim Şirketlerin Halka Açılması (Muğla Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Tartışma Tebliğleri Serisi II; 2004) ile Prof. Dr. Saim ÜSTÜNDAĞ’a Vefa Andacı (2020), Cilt II, Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler (2021), Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler II (2021), Sosyal Bilimlerde Güncel Gelişmeler (2021), Ticari İşletme Hukuku Fasikülü (2022), Ticari Mevzuat Notları (2022), Bilimsel Araştırmalar (2022), Hukuki İncelemeler (2023), Prof. Dr. Saim Üstündağ Adına Seçme Yazılar (2024), Hukuka Giriş (2024) başlıklı kitapların bazı bölümlerinin de yazarıdır.
1992 yılından beri Türkiye’de yayımlanan otuza yakın Dergi, Gazete ve Blog’da 2 bin 500’ü aşan Telif Makale ve Telif Yazı ile tamamı İngilizceden olmak üzere Türkçe Derleme ve Türkçe Çevirisi yayımlanmıştır.
1988 yılında intisap ettiği Sermaye Piyasası Kurulu’nda (SPK) uzman yardımcısı, uzman (yeterlik sınavı üçüncüsü), başuzman, daire başkanı ve başkanlık danışmanı; Özelleştirme İdaresi Başkanlığı GSM 1800 Lisansları Değerleme Komisyonunda üye olarak görev yapmış, ayrıca Vergi Konseyi’nin bazı alt çalışma gruplarında (Menkul Sermaye İratları ve Değer Artış Kazançları; Kayıt Dışı Ekonomi; Özkaynakların Güçlendirilmesi) yer almış olup; halen başuzman unvanıyla SPK’da çalışmaktadır.
Hayatı dosdoğru yaşamak ve çalışkanlık vazgeçilmez ilkeleridir. Ülkesi ‘Türkiye Cumhuriyeti’ her şeyin üstündedir.