Elektronik Fatura: Genel Bir Bakış

“Defterlerin açılması” (opening up the books) elektronik faturanın (e-fatura) tanıtılmasıyla bambaşka bir anlam kazanıyor. Kâğıt faturalama onlarca yıldır düşüşte olsa da, şirketlerin daha fazla veri, daha fazla şeffaflık ve dünya çapındaki devletler ile daha fazla iş birliği sağlama yönündeki artan ivmesi, e-faturanın dolaylı vergi muhasebesi, denetimi ve raporlamasında bir sonraki devrim olarak merkez sahneye çıkmasına yol açmıştır. Sürekli değişen, karmaşık bir dünyada doğru e-fatura çözümünü seçmek, birçok çokuluslu şirket için önümüzdeki aylarda ve yıllarda gündemde olacak gibi görünmekte olup, kapsamlı, entegre, yasal uyum çözümü bulmak kısa ve uzun vadede büyük faydalar sağlayacaktır.

E-fatura kavramı

E-fatura veya elektronik faturalama (e-invoicing, or electronic invoicing), faturaların dijital formatta oluşturulması, gönderilmesi, alınması ve saklanması işlemidir.

E-fatura, dijital faturadan birkaç açıdan farklıdır. Dijital fatura, ‘PDF’ (Portable Document Format-taşınabilir belge biçimi) gibi bir formatta elektronik olarak gönderilebilen faturaları ifade ederken, e-fatura yapılandırılmış veriler içeren dijital faturalamayı ifade eder. E-fatura, doğrudan ve dolaylı vergi verileri de dâhil olmak üzere daha açıklayıcı bilgilerin faturaya kodlandığı bir ‘XML’ (Extensible Markup Language) veri dosyası biçiminde faturalar oluşturur ve bu, finansal raporlama için yerel ve uluslararası ülke standartlarına uyum sağlar. Ayrıca şirketlerin faturaları elektronik olarak gönderip almalarına, faturaları daha hızlı ve daha az hatayla işlemelerine ve daha doğru ve hızlandırılmış bir denetim ve raporlama sürecine olanak tanır.

E-fatura çözümleri genellikle raporlama ve analizde ilave kaynaklara olan ihtiyacı azaltan tek bir veri kaynağı oluşturmak için tedarik ve envanter yönetimi gibi iş sistemleriyle iletişim kuracaktır. E-fatura alışverişi yapan işletmeler, veri girişinde çok daha fazla otomasyon bulacak ve fatura bilgilerini doğrulamak için daha az zamana ihtiyaç duyulacağından ödeme döngüsü kısalacaktır.

Şirketler ayrıca tek e-fatura pazar yerleri ve güvenli veri portallarının oluşturulması yoluyla talep üzerine gerçek zamanlı raporlama için ülke standartlarını karşılayabileceklerdir.

İşletmeden işletmeye ödemelerin evrimi

İşletmeden işletmeye (business to business-B2B) satışlarda, aşağıdakiler de dâhil olmak üzere birkaç yaygın fatura türü vardır:

Satış faturası (sales invoice);
Proforma fatura (proforma invoice);
Ticari fatura (commercial invoice);
Zaman çizelgeli fatura (timesheet invoice),
Mükerrer/Tekrarlayan fatura (recurring invoice).

Bilgisayarlar iş operasyonlarının vazgeçilmezi haline geldiğinde, gelişmiş faturalama olanakları genişlemiştir. Zarflar ve pullar elektronik posta (e-posta) eklerine dönüşmüş ve alacak ve borç hesapları departmanları, muhasebe ve defter tutma yazılımları birden fazla fatura ve ödemeyi daha hızlı üretme ve işleme yeteneğini geliştirdikçe gereken çalışan sayısını azaltmıştır. Dijital imzaların, şifrelemenin ve diğer güvenlik önlemlerinin kullanımı, faturaların gönderilebileceği yolların sayısını iyileştirmiş ve ödeme seçeneklerinin sayısı artmıştır.

Dijital çağın başlamasıyla birlikte devletler işletmeden işletmeye faturalama ve ödemelerin gelişimine dikkat etmeye başladılar ve doğrudan ve dolaylı vergilerin daha iyi yakalanması için denetim ve raporlamayı sıkılaştırma fırsatı gördüler.

1960’larda; şirketlerin yapılandırılmış verileri elektronik ortamda değiştirmelerine olanak sağlayan Elektronik Veri Değişimi (Electronic Data Interchange) geliştirilmiştir.
1980’lerde; büyük şirketler iş operasyonlarında Elektronik Veri Değişimini benimsemeye başladılar; ancak maliyet ve karmaşık entegrasyonlar, en büyük çokuluslu şirketler dışında herkes için engelleyiciydi.
1990’larda/2000’lerde; İnternetin ve Genişletilebilir İşaretleme Dili (XML) de dâhil olmak üzere web tabanlı teknolojinin yükselişi, bilgi alışverişi ve standartlaştırılmış veriler için daha fazla esneklik sağlamıştır.
2010’larda; devletler e-fatura uygulamasının faydalarını fark etmeye ve yasal uyum açısından faydaları yakalamak için çerçeveler uygulamaya başlamıştır.
2020’lerde ise; yeni yazılımlar aracılığıyla e-fatura uygulamasının ilerlemesi sayesinde, standart faturalama zorunluluklarının uygulanması ve dolaylı vergilerin düzenlenmesi konusunda küresel iş birliği mümkün hale gelmektedir.

E-faturanın faydaları

Dijital çağın etkilediği çoğu şeyde olduğu gibi, e-faturanın tanıtılmasıyla hız, verimlilik ve doğruluk iyileşmiştir. Kâğıt ve hatta dijital faturalama, hatalarla dolu, emek yoğun bir süreç olmaya devam ederken ve karmaşık süreçlere ve sistemlere ihtiyaç duyarken; e-fatura şirketlerin iş yapma biçiminde devrim yaratmaya hazırlanmaktadır. E-faturaların izlenmesi, depolanması ve denetlenmesi, artan verimlilik ve doğruluk için daha kolaydır. Basitleştirilmiş işleme ve ödemeler, fatura ile ödeme arasındaki süreyi azaltarak daha iyi tedarikçi ilişkilerine yol açar.

Kâğıt faturaların basımı ve postalanmasıyla ilişkili maliyetler ortadan kalkar, ayrıca tek bir gerçek kaynağı sağlayan gelişmiş muhasebe yazılımlarıyla birden fazla araca ihtiyaç duyulmaz. Finansal raporları denetlemek ve hazırlamak için harcanan zaman miktarı azalır ve raporlama daha güvenli ve şeffaf olur.

Devletler ve çokuluslu şirketler için e-faturanın zamanlaması daha iyi olamazdı; çünkü dünya genelindeki ülkeler ve yönetim organları vergi kaçakçılığını engellemeye ve şirketlerin karmaşık sınır ötesi muhasebe yoluyla gelirlerini ve kârlarını gizleme ve saklama yöntemlerini ele almaya çalışmaktadır.

Belki de e-faturanın en büyük faydası, zorunlu gerçek zamanlı veya gerçek zamana yakın fatura raporlaması gerektiren sürekli/mütemadi işlem kontrolleri (continuous transaction controls) gibi küresel olarak gerekli olan artan uyumu ele almasıdır. Sürekli değişen manzara, eyalet, yerel ve uluslararası düzeylerde sürekli güncellemeler ve yeni uyum standartlarıyla uyumu korumak için sayısız zorluk sunmaya devam ederken; yeni geliştirilen araçlarla gerçek zamanlı raporlama sağlama yeteneği, karmaşık dolaylı vergi hesaplamalarını azaltır ve güncelleme hesaplamalarını otomatik olarak tarar ve bunları programın kendisine dâhil eder.

Amerika Birleşik Devletleri’nde (ABD) yerleşik Business Payments Coalition,  ABD şirketlerinin e-faturalamayı yüzde 25 oranında benimsediğini bildirmiştir. E-fatura verilerini paylaşmak için tek bir platformun tanıtımı olan  PEPPOL[1], e-faturanın büyümesini, işbirliğini ve şeffaflığı desteklemek için hâlihazırda yürürlüktedir.

Avrupa Birliği’nde (AB) Avrupa Standardizasyon Komitesi, Avrupa e-fatura standardını yayınlarken;  Avrupa Komisyonu da Katma Değer Vergisi (KDV) raporlamasına  ilişkin yeni Avrupa Komisyonu tasarısında destekleyici bir işlev olarak her ülkenin gereksinimlerine ilişkin bilgi sayfaları yayınlamıştır.

Standartları uygulayan diğer ülkeler arasında Brezilya, Meksika, Şili, Avustralya, Singapur ve Hindistan yer almaktadır.

E-faturanın zorlukları

E-faturanın benimsenmesi, uygulama ve dağıtım için sağlam bir plan gerektirir. Herhangi bir yeni platformun tanıtımında olduğu gibi, yapılar ve yasal uyum çerçeveleri tanıtıldıkça ve şirketler farklı oranlarda e-faturayı benimsedikçe uyum yakın gelecekte birincil zorluk olacaktır.

Otomasyon e-faturalama için devralırken, makine tarafından okunamayan faturalar için verilerin manuel olarak girilmesine ihtiyaç duyulacaktır. Sonuç olarak, müşteriler ve tedarikçilerle hem dâhili hem de harici olarak iş akışı değişikliklerine ve süreçlere karşı direnç olabilir. Faturalar iyileştirilmiş veri güvenliği ve şifreleme sunsa da, e-posta yoluyla gönderilen faturalar e-posta servis sağlayıcılarının ve şirket güvenlik duvarlarının spam[2] filtrelerine tabi olabilir.

Devletler için çok fazla vergi geliri ve uyumsuzluk cezaları ve yaptırımları olasılığı ile e-faturanın geleceği güçlüdür. Önümüzdeki birkaç yıl içinde beklentiler şunlardır:

Daha fazla ülke zorunlu raporlama sistemleri ve standartları uygulamaya koydukça e-faturanın daha geniş çapta benimsenmesi söz konusu olacaktır.
Çokuluslu şirketlerin e-fatura uygulamalarını benimseyerek gerçek zamanlı, doğru ve şeffaf raporlama konusunda gelişmeleri gerekecektir.
Mevcut verilerin düzeyi ve ayrıntısının artması, karar vericilere daha geniş bir ölçekte ve kapsamda bilgi sunacaktır.
Avrupa Birliği, e-fatura için tek bir pazar oluşturulmasında öncülük etmekte ve bu sayede farklı ülkelerdeki işletmelerin işlem yapmasını kolaylaştırmaktadır.
Çevre, sosyal ve kurumsal yönetişim (ESG) girişimleri kapsamında e-fatura daha cazip hale gelecektir.
Küresel e-fatura pazarı büyümeye devam edecek ve bu da onu cazip bir yatırım fırsatı haline getirecektir.
Yapay zekâ aynı zamanda kullanıcı deneyimini iyileştirebilir ve geleneksel olarak emek yoğun, manuel süreçlerin otomasyonunu sağlayabilir.

[1] PEPPOL: Pan-European Public Procurement On-Line (Pan-Avrupa Çevrimiçi Kamu Alımları/Tedariki). PEPPOL konusunda ayrıntılı bilgi için bkz. <https://peppol.com/blog/what-is-peppol/>.

[2] Çevirenin Notu: Spam ya da istenmeyen mesaj, e-posta, telefon, faks gibi elektronik ortamlarda çok sayıda alıcıya aynı anda gönderilen gereksiz veya uygunsuz iletidir.

Yavuz Akbulak

1966 yılında, Gence-Borçalı yöresinden göç etmiş bir ailenin çocuğu olarak Ardahan/Çıldır’da doğdu [merhume Anası (1947-10 Temmuz 2023) Erzurum/Aşkale; merhum Babası ise Ardahan/Çıldır yöresindendir]. 1984 yılında yapılan sınavda Gazi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü kazandı. 1985 yılında Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümüne yatay geçiş yaptı ve 1988’de Marmara Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye bölümünü birincilikle, Fakülteyi ise 11’inci olarak bitirdi.
1997 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nin Denver şehrinde yer alan ‘Spring International Language Center’da; 65’inci dönem müdavimi olarak 2008-2009 döneminde Milli Güvenlik Akademisi’nde (MGA) eğitim gördü ve MGA’dan dereceyle mezun oldu. MGA eğitimi esnasında ‘Sınır Aşan Sular Meselesi’, ‘Petrol Sorunu’ gibi önemli başlıklarda bilimsel çalışmalar yaptı.
Türkiye’de Yatırımların ve İstihdamın Durumu ve Mevcut Ortamın İyileştirilmesine İlişkin Öneriler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü);
Türk Sosyal Güvenlik Sisteminde Yaşanan Sorunlar ve Alınması Gereken Önlemler (Maliye Hesap Uzmanları Vakfı Araştırma Yarışması İkincilik Ödülü, Sevinç Akbulak ile birlikte);
Kayıp Yıllar: Türkiye’de 1980’li Yıllardan Bu Yana Kamu Borçlanma Politikaları ve Bankacılık Sektörüne Etkileri (Bankalar Yeminli Murakıpları Vakfı Eser Yarışması, Övgüye Değer Ödülü, Emre Kavaklı ve Ayça Tokmak ile birlikte);
Türkiye’de Sermaye Piyasası Araçları ve Halka Açık Anonim Şirketler (Sevinç Akbulak ile birlikte) ve Türkiye’de Reel ve Mali Sektör: Genel Durum, Sorunlar ve Öneriler (Sevinç Akbulak ile birlikte) başlıklı kitapları yayımlanmıştır.
Anonim Şirketlerde Kâr Dağıtımı Esasları ve Yedek Akçeler (Bilgi Toplumunda Hukuk, Ünal TEKİNALP’e Armağan, Cilt I; 2003), Anonim Şirketlerin Halka Açılması (Muğla Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Tartışma Tebliğleri Serisi II; 2004) ile Prof. Dr. Saim ÜSTÜNDAĞ’a Vefa Andacı (2020), Cilt II, Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler (2021), Prof. Dr. Saim Üstündağ’a İthafen İlmi Makaleler II (2021), Sosyal Bilimlerde Güncel Gelişmeler (2021), Ticari İşletme Hukuku Fasikülü (2022), Ticari Mevzuat Notları (2022), Bilimsel Araştırmalar (2022), Hukuki İncelemeler (2023), Prof. Dr. Saim Üstündağ Adına Seçme Yazılar (2024), Hukuka Giriş (2024) başlıklı kitapların bazı bölümlerinin de yazarıdır.
1992 yılından beri Türkiye’de yayımlanan otuza yakın Dergi, Gazete ve Blog’da 2 bin 500’ü aşan Telif Makale ve Telif Yazı ile tamamı İngilizceden olmak üzere Türkçe Derleme ve Türkçe Çevirisi yayımlanmıştır.
1988 yılında intisap ettiği Sermaye Piyasası Kurulu’nda (SPK) uzman yardımcısı, uzman (yeterlik sınavı üçüncüsü), başuzman, daire başkanı ve başkanlık danışmanı; Özelleştirme İdaresi Başkanlığı GSM 1800 Lisansları Değerleme Komisyonunda üye olarak görev yapmış, ayrıca Vergi Konseyi’nin bazı alt çalışma gruplarında (Menkul Sermaye İratları ve Değer Artış Kazançları; Kayıt Dışı Ekonomi; Özkaynakların Güçlendirilmesi) yer almış olup; halen başuzman unvanıyla SPK’da çalışmaktadır.
Hayatı dosdoğru yaşamak ve çalışkanlık vazgeçilmez ilkeleridir. Ülkesi ‘Türkiye Cumhuriyeti’ her şeyin üstündedir.